नॉनप्रॉफ़िट के लिए इवेंट रजिस्ट्रेशन सॉफ़्टवेयर

आपके सालाना गाला के लिए 340 टिकट रिक्वेस्ट तीन वॉलंटियर इनबॉक्स, दो स्प्रेडशीट और डाक से आए चेकों के ढेर में बिखरी हैं। स्पॉन्सरशिप स्तर व्हाइटबोर्ड पर लिखे हैं। टेबल का आवंटन किसी के निजी नोट्स ऐप में है।

रजिस्ट्रेशन हाथ से होता रहे तो फ़ंडरेज़िंग इवेंट चुपचाप बिगड़ते हैं। नॉनप्रॉफ़िट के लिए इवेंट रजिस्ट्रेशन सॉफ़्टवेयर टिकट बिक्री, डोनेशन स्तर, वॉलंटियर शिफ़्ट और प्रतिभागियों से संवाद को एक व्यवस्थित फ़्लो में संभालने के लिए बना है। यह छोटी टीमों को वही ढांचागत सहारा देता है जो बड़ी चैरिटी इस्तेमाल करती हैं, बिना पूरे इवेंट विभाग के। नीचे देखिए कि नॉनप्रॉफ़िट रजिस्ट्रेशन सॉफ़्टवेयर को क्या करना चाहिए और उसे कैसे परखें।

नॉनप्रॉफ़िट के लिए इवेंट रजिस्ट्रेशन सॉफ़्टवेयर क्या है?

नॉनप्रॉफ़िट के लिए इवेंट रजिस्ट्रेशन सॉफ़्टवेयर वह रजिस्ट्रेशन टेक्नोलॉजी है जिसे फ़ंडरेज़िंग इवेंट, सामुदायिक कार्यक्रम और मिशन से जुड़े आयोजनों के लिए ढाला गया है। यह साइनअप लेता है, टिकट या डोनेशन का भुगतान प्रोसेस करता है और ट्रैक करता है कि कौन आया, ताकि फ़ॉलो-अप और रिपोर्टिंग सही रहें।

नॉनप्रॉफ़िट इवेंट में अक्सर टिकट बिक्री के साथ वैकल्पिक डोनेशन, स्पॉन्सर पैकेज और वॉलंटियर समय-स्लॉट मिले होते हैं। आम रजिस्ट्रेशन फ़ॉर्म इन मेलों को संभालने में अटकते हैं। नॉनप्रॉफ़िट पर केंद्रित सॉफ़्टवेयर स्तरीय कीमतें, टैक्स रसीद का संदेश और एक साथ चल रहे कई तरह के इवेंट में क्षमता का साथ देता है।

मकसद जटिलता के लिए जटिलता नहीं है। मकसद है कि वॉलंटियर कोऑर्डिनेटर के पास इवेंट की रात से पहले एक ही भरोसेमंद स्रोत हो, दरवाज़े खुलने से कुछ घंटे पहले सूचियां मिलाने की नौबत न आए।

नॉनप्रॉफ़िट को खास रजिस्ट्रेशन सॉफ़्टवेयर क्यों चाहिए

दानदाता का भरोसा आसान साइनअप और साफ़ कन्फ़र्मेशन पर टिका है। जिस दानदाता ने भुगतान किया पर रसीद का ईमेल नहीं मिला, वह दोबारा देने में हिचक सकता है। रजिस्ट्रेशन सॉफ़्टवेयर इवेंट के ब्योरे और आपकी फ़ाइनेंस टीम की तय की हुई डोनेशन आभार की भाषा के साथ तुरंत कन्फ़र्मेशन भेजता है।

वॉलंटियर का समय सीमित होता है। कागज़ के फ़ॉर्म या फ़ॉरवर्ड किए ईमेल से हाथ से डेटा भरने में वे घंटे जाते हैं जो लोगों तक पहुंचने में लग सकते थे। ऑटोमेटेड रजिस्ट्रेशन स्टाफ़ को स्प्रेडशीट की सफ़ाई की जगह रिश्तों के लिए खाली करता है।

रिपोर्टिंग ग्रांट और बोर्ड अपडेट में मदद करती है। रजिस्ट्रेशन सॉफ़्टवेयर उपस्थिति की गिनती, टिकट के प्रकार के हिसाब से रेवेन्यू और इवेंट के बाद धन्यवाद कैंपेन के लिए दानदाता संपर्क सूची एक्सपोर्ट करता है।

बैठकर होने वाले डिनर, वर्कशॉप रूम और सामुदायिक जगहों की सुरक्षा सीमा के लिए क्षमता नियंत्रण मायने रखता है। फ़ंडरेज़र की ओवरसेलिंग से शर्मिंदगी और रिफ़ंड का काम होता है, जो नेकनीयती को खत्म करता है।

नॉनप्रॉफ़िट को किन फ़ीचर को प्राथमिकता देनी चाहिए

लचीले टिकट प्रकार जनरल एडमिशन, VIP टेबल, सदस्य डिस्काउंट और बोर्ड सदस्यों या प्रेस के लिए कॉम्प टिकट को कवर करते हैं। हर प्रकार को साफ़ क्षमता नियम से जोड़ा जाना चाहिए।

चेकआउट पर डोनेशन ऐड-ऑन समर्थकों को अलग फ़ॉर्म के बिना टिकट की कीमत से ज़्यादा देने देते हैं। लोगों को दो चेकआउट पेज पर भेजने की तुलना में यह एक स्टेप वाला फ़्लो औसत दान बढ़ाता है।

वॉलंटियर शिफ़्ट रजिस्ट्रेशन समय-स्लॉट को सीट की तरह मानता है। कोऑर्डिनेटर अलग शेड्यूलिंग टूल के बिना देखते हैं कि सेटअप, रजिस्ट्रेशन डेस्क और समेटने के लिए किसने साइनअप किया।

ग्रुप और टेबल बुकिंग उन गालाओं में मदद करती है जहां प्रतिभागी अलग-अलग सीट की जगह पूरी टेबल खरीदते हैं। यह पैटर्न इस मॉड्यूल में आगे बताई गई ग्रुप बुकिंग की अवधारणाओं से स्वाभाविक रूप से जुड़ता है।

कम्युनिकेशन टूल रिमाइंडर, आखिरी समय में जगह के बदलाव और इवेंट के बाद के धन्यवाद संदेश उसी प्रतिभागी सूची से भेजते हैं जो चेक-इन में इस्तेमाल होती है।

कई नॉनप्रॉफ़िट बुनियादी इवेंट रजिस्ट्रेशन सॉफ़्टवेयर से शुरू करते हैं और जब वर्कशॉप साल भर चलती हैं, तो क्लास रजिस्ट्रेशन के ज़रिए लगातार चलने वाले शिक्षा इवेंट के लिए क्लास या प्रोग्राम साइनअप जोड़ते हैं।

अक्सर पूछे जाने वाले सवाल