ग्रुप बुकिंग क्या है?

बारह कमरों की एक बुकिंग यात्रा दल की कीमत, पुष्टि और चेक-इन का पूरा तरीका बदल देती है। अलग-अलग रिज़र्वेशन में हर मेहमान एक अलग लेन-देन होता है। ग्रुप बुकिंग में पूरा दल साझा शर्तों वाला एक तालमेल वाला ब्लॉक होता है।

ग्रुप बुकिंग यानी एक आयोजक अकाउंट या कॉन्ट्रैक्ट के तहत कई लोगों, कमरों या सीटों की क्षमता रिज़र्व करना। यह होटल के ब्लॉक बुकिंग, कॉन्फ़्रेंस की टेबल बिक्री, टूर पैकेज, कॉर्पोरेट टीम के क्लास बंडल और परिवार के टिकट ख़रीद में दिखती है। नीचे देखिए कि ग्रुप बुकिंग कैसे काम करती है और आपके रजिस्ट्रेशन या रिज़र्वेशन सिस्टम को क्या संभालना चाहिए।

ग्रुप बुकिंग क्या है?

ग्रुप बुकिंग एक रिज़र्वेशन मॉडल है, जिसमें एक लेन-देन या कॉन्ट्रैक्ट एक साथ कई यूनिट की क्षमता रोकता है। आयोजक कोई कंपनी हो सकती है जो कर्मचारियों की ट्रेनिंग सीटों का भुगतान करती है, कोई परिवार जो साथ वाले होटल कमरे बुक करता है, या कोई स्पॉन्सर जो फ़ंडरेज़र की पूरी टेबल ख़रीदता है।

ग्रुप लीडर आमतौर पर पूरे ब्लॉक का भुगतान, नाम जमा करना और बदलाव संभालता है। हर मेहमान को अपनी कन्फ़र्मेशन जानकारी अब भी मिल सकती है, पर पॉलिसी और बिलिंग अक्सर आयोजक के पास रहती है।

ग्रुप बुकिंग उससे अलग है जिसमें एक ग्राहक दोस्तों के लिए कई टिकट ख़रीदता है। फ़र्क़ पैमाने और ढांचे से तय होता है। चार कॉन्सर्ट टिकट लेना मात्रा की ख़रीद है। अलग-अलग पहुंच की तारीख़ों के साथ कॉर्पोरेट रेट कोड पर चालीस होटल कमरे बुक करना ग्रुप बुकिंग है।

ग्रुप बुकिंग के आम प्रकार

ग्रुप होटल बुकिंग शादियों, कॉन्फ़्रेंस, खेल टीमों और टूर ग्रुप के लिए कमरे ब्लॉक करती है। होटल तय रेट पर कमरों की एक निश्चित संख्या रोकते हैं, और ब्लॉक के भीतर अलग-अलग मेहमानों की पुष्टि की एक आख़िरी तारीख़ होती है।

इवेंट टेबल बुकिंग गाला और डिनर के लिए आठ या दस सीट एक इन्वेंटरी यूनिट की तरह बेचती है। नॉनप्रॉफ़िट और वेन्यू आम इवेंट रजिस्ट्रेशन सॉफ़्टवेयर के साथ इस मॉडल का खूब इस्तेमाल करते हैं।

कॉर्पोरेट और एजुकेशन ग्रुप क्लास पास या प्राइवेट सेशन के ब्लॉक ख़रीदते हैं। कोई कंपनी बीस कर्मचारियों को ट्रेनिंग सीरीज़ में एक इनवॉइस पर रजिस्टर करती है, बीस अलग चेकआउट की जगह।

टूर और एक्टिविटी ऑपरेटर तब प्राइवेट ग्रुप रवानगी बेचते हैं जब एक दल पूरी नाव, बस या गाइड का स्लॉट भर देता है। क्षमता सीट दर सीट नहीं, एक यूनिट के रूप में रिज़र्व होती है।

ग्रुप बुकिंग सिस्टम को क्या संभालना चाहिए

ग्रुप के पैमाने पर इन्वेंटरी का मतलब है कि बुक होने पर उपलब्ध क्षमता पूरे ब्लॉक के आकार जितनी घटे, एक-एक सीट नहीं। सिस्टम ने लोगों की गिनती गलत की और एक टेबल ज़्यादा बिक गई, तो इवेंट की रात बिगड़ जाती है।

स्प्लिट पेमेंट के विकल्पों में आयोजक डिपॉज़िट देता है और हर मेहमान अपना हिस्सा बाद में चुकाता है, या एक व्यक्ति पूरा ब्लॉक पहले ही चुका देता है। आपका चेकआउट वैसा होना चाहिए जैसे आपकी इंडस्ट्री में असल में बिल बनता है।

अटेंडी रोस्टर में ब्लॉक बिकने के बाद नाम, खाने की ज़रूरतें या कमरे की पसंद जमा की जाती हैं। आयोजक रिज़र्वेशन खोए बिना कुछ दिनों में जानकारी पूरी कर सकता है।

बदलाव के नियम तय करते हैं कि ब्लॉक में सीट कौन जोड़ या घटा सकता है और किस तारीख़ तक। ग्रुप कॉन्ट्रैक्ट में अक्सर एट्रिशन क्लॉज़ होते हैं, जिन्हें होटल तब लागू करते हैं जब बहुत कम कमरे भरें।

संचार आयोजक और हर मेहमान दोनों तक जाना चाहिए। कन्फ़र्मेशन, रिमाइंडर और बदलाव की सूचना उस व्यक्ति तक पहुंचे जो असल में आ रहा है, सिर्फ़ उस तक नहीं जिसने भुगतान किया।

ग्रुप पैटर्न गाला के लिए नॉनप्रॉफ़िट इवेंट रजिस्ट्रेशन से और तब सामान्य रिज़र्वेशन से मिलते हैं जब कोई रेस्टोरेंट बड़ा प्राइवेट डाइनिंग रूम रोकता है।

अक्सर पूछे जाने वाले सवाल