रिव्यू साइट पर सबसे अच्छा रेस्टोरेंट रिज़र्वेशन सिस्टम आपके चार टेबल वाले छोटे कैफ़े के लिए गलत हो सकता है। सबसे चर्चित सैलून शेड्यूलर में शायद वे इंटेक फ़ॉर्म न हों जो आपके क्लिनिक को चाहिए। फ़ीचर की सूचियां चौड़ाई को इनाम देती हैं। आपका काम सही मेल को इनाम देता है।
बिना पछतावे के शेड्यूलिंग सॉफ़्टवेयर कैसे चुनें, इसकी शुरुआत सर्विस के प्रकार, टीम के आकार, बुकिंग के चैनल और बजट के ईमानदार जवाबों से होती है। आपको सबसे अच्छा रेस्टोरेंट रिज़र्वेशन सिस्टम चाहिए या एक सरल अकेले का कैलेंडर, परखने का ढांचा लगभग वही रहता है। ज़रूरतें तय करें, असली काम के तरीके टेस्ट करें और देखें कि हर विकल्प अपवाद कैसे संभालता है। शॉर्टलिस्ट से फ़ैसले तक का व्यावहारिक रास्ता नीचे है।
अपने बुकिंग मॉडल से शुरू करें
लिखें कि आप रिज़र्वेशन चलाते हैं, अपॉइंटमेंट या दोनों। औसत समूह का आकार, विज़िट की लंबाई और ग्राहक कितने समय पहले बुक करते हैं, यह नोट करें।
रेस्टोरेंट को टेबल के घूमने का समय और टेबल के जोड़ों की परवाह होती है। क्लिनिक को प्रोवाइडर की योग्यता और फ़ॉर्म चाहिए। वेन्यू को क्षमता की सीमा और टिकट के स्तर चाहिए। एक मॉडल के लिए बना सॉफ़्टवेयर दूसरे में आपसे लड़ सकता है।
हर चैनल को लिखें: फ़ोन, वॉक-इन, वेबसाइट, सोशल लिंक और पार्टनर लिस्टिंग। सिस्टम को इन्हें एक करना चाहिए वरना टकराव लौट आते हैं।
जिन फ़ीचर को स्कोर देना चाहिए
उपलब्धता की सटीकता सबसे ऊपर है। कैलेंडर झूठ बोले तो बाकी कुछ मायने नहीं रखता।
कन्फ़र्मेशन, रिमाइंडर और रीशेड्यूल सहित ग्राहक का खुद से करने वाला काम मज़दूरी का खर्च तेज़ी से घटाता है।
स्टाफ़ टूल वैसे हों जैसे मैनेजर असल में काम करते हैं: डाइनिंग के लिए फ़्लोर प्लान, सैलून के लिए कई प्रोवाइडर वाले व्यू, ठहरने के लिए हाउसकीपिंग स्टेटस।
पेमेंट और डिपॉज़िट वैकल्पिक हैं, पर नो-शो काबू करने के लिए असरदार हैं।
उपयोग, कैंसलेशन और व्यस्त घंटों की रिपोर्टिंग स्टाफ़िंग और प्रमोशन की राह दिखाती है।
ब्रांडिंग और एम्बेड के विकल्प बुकिंग को आपकी साइट पर रखते हैं, जो ग्राहक से रिश्ता अपने पास रखने से जुड़ा है।
सपोर्ट की क्वालिटी भी आपके स्कोरकार्ड पर होनी चाहिए। शनिवार रात बुकिंग फ़्लो टूट जाए तो आपकी सर्विस के घंटों में लाइव चैट सिर्फ़ ईमेल वाली मदद से बेहतर है।
परखने की प्रक्रिया जो काम करती है
ऐसे पांच परिदृश्य लिखें जिन्हें आप हर हफ़्ते जीते हैं: बड़े समूह का फ़ोन अनुरोध, आखिरी मिनट का कैंसलेशन, दोहरी बुकिंग का डर, नए ग्राहक की ऑनलाइन बुकिंग और त्योहार की भीड़।
ट्रायल में हर वेंडर को इन परिदृश्यों से गुज़ारें। सिर्फ़ मालिक का उत्साह नहीं, फ़्रंट डेस्क की प्रतिक्रिया देखें।
पुरानी बुकिंग माइग्रेट करने से पहले सपोर्ट के घंटे, डेटा एक्सपोर्ट और कॉन्ट्रैक्ट की शर्तें जांचें।
एक शंकालु टीम सदस्य को शामिल करें। समर्थक अपनाने में मदद करते हैं, पर आलोचक रुकावट जल्दी पकड़ लेते हैं।
ऑनबोर्डिंग और माइग्रेशन सपोर्ट के बारे में पूछें। स्प्रेडशीट या पुराने टूल से चल रही बुकिंग हटाने की लिखित योजना होनी चाहिए। लाइव जाने के हफ़्ते में असली रिज़र्वेशन खो जाएं तो सुंदर डेमो का कोई मतलब नहीं।
ट्रेनिंग को असली शिफ़्ट से जुड़े छोटे सेशन में रखें। सर्विस से पहले का एक घंटा उस मैनुअल से बेहतर है जिसे कोई नहीं पढ़ता। आपके असली सेटअप के स्क्रीनशॉट वेंडर की आम स्लाइड से बेहतर हैं।
हर वेंडर को इस पर स्कोर दें कि वह आपके सबसे बुरे परिदृश्य को कितनी अच्छी तरह संभालता है। शांत मंगलवार को चुना गया टूल आपके सबसे व्यस्त शनिवार को भी चलना चाहिए।
बचने वाली आम गलतियां
सिर्फ़ कीमत देखकर खरीदना नो-शो के खर्च और बचे हुए स्टाफ़ के घंटों को अनदेखा करता है।
इंटीग्रेशन को अनदेखा करने से बुकिंग, बिलिंग और मार्केटिंग टूल के बीच दोहरी एंट्री बनती है।
कॉन्ट्रैक्ट छोड़ने की शर्तों की बारीकी से जांच करें। कुछ वेंडर पहले साल के बाद छोड़ने पर ऊंची एक्सपोर्ट फ़ीस लेते हैं या डेटा ले जाना सीमित कर देते हैं।
मोबाइल टेस्ट छोड़ने से वे ग्राहक खो जाते हैं जो आने-जाने के समय फ़ोन से बुकिंग करते हैं।
मिलते-जुलते बिज़नेस से रेफ़रेंस जांच सपोर्ट की क्वालिटी फ़ीचर वीडियो से बेहतर दिखाती है। साथियों से पूछें कि किसी वेंडर के साथ उनके पहले व्यस्त मौसम में क्या टूटा।
चुनने के बाद इस मॉड्यूल की अवधारणाओं को जोड़ें: ऑनलाइन बुकिंग सिस्टम, बुकिंग विजेट और डायरेक्ट बुकिंग रणनीति। बुकिंग सिस्टम कैसे काम करता है समझना आपको जो खरीदा है उसे कॉन्फ़िगर करने में मदद करता है।
नब्बे दिन बाद अपना चुनाव दोबारा देखें। जो उपयोग के पैटर्न पहले हफ़्ते में अंदाज़े से बाहर थे, वे अक्सर छूटे हुए फ़ीचर या बिना इस्तेमाल के एक्स्ट्रा दिखाते हैं जिन्हें खर्च बचाने के लिए हटाया जा सकता है।
लिख लें कि आपने विजेता क्यों चुना। भविष्य के आप, या कोई नया मैनेजर, ट्रायल के विवरण भूल जाएंगे। एक पन्ने का फ़ैसले का लॉग अगले साल वही बहस दोबारा होने से रोकता है।
खरीद से पहले आखिरी शॉर्टलिस्ट फ़्रंट-लाइन स्टाफ़ से साझा करें। उनकी सहमति पहले ही दिन अपनाने को तेज़ करती है।
अक्सर पूछे जाने वाले सवाल
छोटे डाइनिंग रूम के लिए सबसे अच्छा रेस्टोरेंट रिज़र्वेशन सिस्टम क्या बनाता है?
छोटे डाइनिंग रूम को सटीक टेबल मैनेजमेंट, सरल ऑनलाइन रोक और बिना एंटरप्राइज़ जटिलता के साफ़ फ़्लोर व्यू चाहिए। मार्केटिंग ऑटोमेशन से ज़्यादा टेबल के घूमने के समय की सेटिंग और समूह के आकार के नियम मायने रखते हैं। तय करने से पहले किसी व्यस्त सप्ताहांत की सर्विस में ट्रायल करें।
फ़ैसला करने से पहले शेड्यूलिंग सॉफ़्टवेयर का ट्रायल कितना चलाना चाहिए?
कम से कम दो हफ़्ते चलाएं, जिनमें सामान्य और व्यस्त दोनों पैटर्न आएं। एक शांत हफ़्ता वे शेड्यूलिंग की कमियां छिपा देता है जो संख्या बढ़ने पर दिखती हैं। अंतिम स्कोर में फ़्रंट-लाइन स्टाफ़ की राय शामिल करें।
क्या मुझे वेबसाइट और बुकिंग के लिए अलग टूल चुनने चाहिए?
इंटीग्रेशन मज़बूत हों तो अलग टूल भी चलते हैं। जुड़ा हुआ तरीका सिंक की गलतियां घटाता है और ब्रांडिंग एक जैसी रखता है। WEMASY से पब्लिश करते हैं तो वेबसाइट बिल्डर के पेज पर बुकिंग रिक्वेस्ट के लिए फ़ॉर्म जोड़ें, ताकि जोड़-तोड़ वाले एम्बेड स्टाइल से बाहर न जाएं।
मैं कीमत के मॉडल की निष्पक्ष तुलना कैसे करूं?
मासिक लागत को प्रोसेस हुई बुकिंग, जगहों और स्टाफ़ सीट के हिसाब से बराबर करें। SMS रिमाइंडर या पेमेंट प्रोसेसिंग की छुपी फ़ीस जुड़ती जाती है। बारह महीने का कुल हिसाब असली संख्या से लगाएं, लॉन्च के हफ़्ते के अंदाज़े से नहीं।
पहले दिन से मुझे कौन से इंटीग्रेशन ज़रूरी रखने चाहिए?
कम से कम यह तय करें कि बुकिंग कैलेंडर, ईमेल या SMS भेजने और आपके भरोसे के किसी भी बिलिंग सिस्टम से कैसे बात करती है। मुख्य शेड्यूलिंग स्थिर हो तो मार्केटिंग इंटीग्रेशन रुक सकते हैं। लिख लें कि डेटा में टकराव हो तो कौन सा इंटीग्रेशन आधिकारिक है।
इस मॉड्यूल का आखिरी चैप्टर कौन सा है?
रेवेन्यू और रिश्ते अपनी साइट पर रखने के लिए डायरेक्ट बुकिंग क्या है से खत्म करें। अगर आप अंदर बदलाव का प्रस्ताव रख रहे हैं और बिज़नेस का पक्ष चाहिए, तो हर बिज़नेस को ऑनलाइन बुकिंग क्यों चाहिए दोबारा देखें।