कैलेंडर देखने से पहले ही सत्रह फ़ील्ड। नाम, पता, बीमा के तीन सवाल, इमरजेंसी संपर्क, रेफ़रल सोर्स और स्वास्थ्य इतिहास का लंबा ब्लॉक। बुकिंग शुरू करने वाले आधे लोगों ने समय चुनने से पहले टैब बंद कर दिया।
क्लाइंट इनटेक फ़ॉर्म मायने रखते हैं, पर जगह और लंबाई तय करती है कि वे मदद करेंगे या नुकसान। लक्ष्य है जो चाहिए वह जमा करना, बुकिंग मारे बिना। आपके वर्कफ़्लो और आपके ग्राहक के धैर्य का सम्मान करने वाला बुकिंग के लिए क्लाइंट इनटेक फ़ॉर्म कैसे बनाएं, यह नीचे है।
क्लाइंट इनटेक फ़ॉर्म क्या जमा करता है
इनटेक फ़ॉर्म वह जानकारी जमा करते हैं जो आपको अपॉइंटमेंट के लिए तैयार करती है। संपर्क जानकारी, विज़िट की वजह, ज़रूरी इतिहास, पसंद और सहमति की स्वीकृति आम श्रेणियां हैं।
ज़रूरी फ़ील्ड को अच्छा हो तो फ़ील्ड से अलग करें। ज़रूरी वे हैं जिनके बिना आप ग्राहक को सर्विस नहीं दे सकते। अच्छा हो तो वाले स्लॉट कन्फ़र्म होने के बाद या पहुंचने के दिन चेक-इन तक रुक सकते हैं।
नियमों वाली इंडस्ट्री में कुछ फ़ील्ड पॉलिसी या कानून से ज़रूरी होते हैं। उन्हें साफ़ चिह्नित करें और बताएं कि आप क्यों पूछ रहे हैं। जब ग्राहक मकसद समझते हैं, तब वे ज़्यादा सहयोग करते हैं।
बुकिंग फ़्लो में इनटेक कहां रखें
तीन जगहें अच्छी चलती हैं। पहला विकल्प: बुकिंग पर कम से कम फ़ील्ड, पूरा इनटेक कन्फ़र्मेशन ईमेल से लिंक। दूसरा विकल्प: समय चुनने के बाद पर पेमेंट से पहले छोटा इनटेक। तीसरा विकल्प: पूरा इनटेक सिर्फ़ पहली बार आने वालों के लिए, जबकि लौटने वाले उसे छोड़ दें।
ज़्यादातर बिज़नेस के लिए पहला विकल्प सबसे अच्छा कन्वर्ट करता है। पहले समय पक्का करें, फिर गहराई से जानकारी लें। बुक कर चुका ग्राहक उस विज़िटर से ज़्यादा फ़ॉलो-अप फ़ॉर्म भरता है जो अभी तय कर रहा है।
कई कदम वाले फ़ॉर्म मेहनत कम लगवाते हैं। 15 सवालों को पांच-पांच की तीन स्क्रीन में बांटें तो पूरा करने की दर बढ़ती है। फ़ील्ड को कई कदमों में कब बांटें, इसके लिए सिंगल स्टेप बनाम मल्टी स्टेप फ़ॉर्म पढ़ें।
इनटेक के जवाब अपने सिस्टम में बुकिंग रिकॉर्ड से जोड़ें। स्टाफ को जमा किया इनटेक डेटा अपॉइंटमेंट की डिटेल स्क्रीन पर दिखना चाहिए, किसी अलग इनबॉक्स में नहीं जिसे वे चूक सकते हैं।
बुकिंग के लिए क्लाइंट इनटेक फ़ॉर्म कैसे बनाएं
पहला कदम: अपने मौजूदा कागज़ी या PDF इनटेक का ऑडिट करें। हर फ़ील्ड लिखें और उसे ज़रूरी या वैकल्पिक चिह्नित करें। जो पिछले छह महीने के अपॉइंटमेंट में इस्तेमाल नहीं हुआ, उसे हटा दें।
दूसरा कदम: जुड़े हुए फ़ील्ड को ग्रुप करें। संपर्क जानकारी एक सेक्शन में, विज़िट की वजह दूसरे में, सहमति अंत में। फ़ील्ड की गिनती वही रहे तब भी तर्कसंगत ग्रुप तेज़ लगते हैं।
तीसरा कदम: सरल भाषा में लेबल लिखें। “Presenting complaint” से बेहतर “मुख्य परेशानी” है। ग्राहक आपकी अंदरूनी शब्दावली से परिचित नहीं होते।
चौथा कदम: जहां मदद मिले वहां शर्त वाला लॉजिक लगाएं। एलर्जी की जानकारी तभी दिखाएं जब कोई एलर्जी के लिए “हां” चुने। शर्त वाले फ़ील्ड ज़्यादातर लोगों के लिए फ़ॉर्म छोटे रखते हैं। कंडीशनल लॉजिक फ़ॉर्म चैप्टर बताता है कि ब्रांचिंग कैसे काम करती है।
पांचवां कदम: फ़ॉर्म को साफ़ समय सीमा के साथ अपने कन्फ़र्मेशन ईमेल से लिंक करें। “विज़िट से पहले इनटेक पूरा करें” सज़ा जैसा लगे बिना उम्मीद तय करता है।
फ़ॉर्म डिज़ाइन के आम सिद्धांत यहां भी लागू होते हैं। बुकिंग और अपॉइंटमेंट फ़ॉर्म की गाइड शेड्यूलिंग के लिए खास फ़ील्ड के चुनाव बताती है।
जब इनटेक एक-एक करके होने वाले अपॉइंटमेंट के लिए चलने लगे, तो वही सोच ग्रुप साइनअप तक बढ़ाएं। अगला चैप्टर इवेंट रजिस्ट्रेशन फ़ॉर्म कैसे बनाएं कई प्रतिभागियों वाले फ़्लो संभालता है।
अक्सर पूछे जाने वाले सवाल
बुकिंग इनटेक फ़ॉर्म में कितने फ़ील्ड होने चाहिए?
बुकिंग वाले कदम पर जहां तक हो सके छह से कम फ़ील्ड रखें। विस्तृत इनटेक बुकिंग के बाद वाले फ़ॉर्म में ले जाएं। अगर ग्राहक स्लॉट पक्का होने के बाद भरते हैं, तो कुल इनटेक लंबा हो सकता है।
क्या इनटेक फ़ॉर्म में हस्ताक्षर ज़रूरी करें?
ज़्यादातर पॉलिसी के लिए डिजिटल सहमति चेकबॉक्स काम करते हैं। टाइप किए हस्ताक्षर या ई-साइन टूल रुकावट बढ़ाते हैं पर खास कानूनी दस्तावेज़ों के लिए ज़रूरी हो सकते हैं। तरीका अपनी कंप्लायंस ज़रूरत से मिलाएं।
क्या इनटेक फ़ॉर्म को मेरे बुकिंग फ़्लो से जोड़ा जा सकता है?
जब फ़ॉर्म बुकिंग पेज और कन्फ़र्मेशन के फ़ॉलो-अप से जुड़े हों और जमा किए जवाब अपॉइंटमेंट रिकॉर्ड से जुड़ें, तो आपकी टीम ग्राहक के आने से पहले जवाब देख लेती है। अपनी वेबसाइट बनाने के लिए वेबसाइट बिल्डर देख सकते हैं।
लौटने वाले ग्राहकों के लिए इनटेक कैसे संभालूं?
पिछली विज़िट से जाने-पहचाने फ़ील्ड पहले से भर दें और सिर्फ़ वही पूछें जो बदला है। जो लौटने वाले ग्राहक हर विज़िट पर पूरा इतिहास फिर टाइप करते हैं, वे जल्दी खीज जाते हैं। डेटा सुरक्षित रखें और थोड़ा-थोड़ा अपडेट करें।
संवेदनशील इनटेक डेटा कहां रखा जाना चाहिए?
संवेदनशील जवाबों के लिए साधारण ईमेल नोटिफ़िकेशन की जगह अपने बुकिंग या फ़ॉर्म सिस्टम के अंदर एन्क्रिप्टेड स्टोरेज इस्तेमाल करें। डेटा तक पहुंच उन भूमिकाओं तक सीमित रखें जिन्हें अपॉइंटमेंट के लिए वह चाहिए।
अगर कोई ग्राहक इनटेक फ़ॉर्म छोड़ दे तो क्या होता है?
विज़िट से 48 और 24 घंटे पहले इनटेक लिंक के साथ रिमाइंडर ईमेल भेजें। अधूरा इनटेक स्टाफ शेड्यूल पर चिह्नित करें, ताकि आपकी टीम चेक-इन पर फ़ॉलो-अप कर सके। कुछ प्रैक्टिस इनटेक पूरा होने तक कुछ सर्विस रोक देती हैं।