कर्मचारी शेड्यूलिंग टेम्पलेट कैसे बनाएं?

सबसे अच्छा शेड्यूलिंग टेम्पलेट सबसे सजा हुआ नहीं होता। वह वही होता है जिसे आपका शिफ़्ट लीड दस मिनट में भर सके और जिसे आपकी टीम सोमवार से पहले सच में पढ़े।

ज़्यादातर बिज़नेस हर हफ़्ते वही ग्रिड शुरू से बनाते हैं, क्योंकि उन्होंने ढांचा कभी सेव नहीं किया। कर्मचारी शेड्यूलिंग टेम्पलेट पहले से बना रोस्टर लेआउट है, जिसमें कर्मचारियों की तय पंक्तियां, दिनों या शिफ़्ट के कॉलम और भूमिका, घंटों और नोट के लिए जगह होती है। आप हर हफ़्ते शीट नए सिरे से डिज़ाइन करने की जगह नाम और समय बदलते हैं। ऐसा टेम्पलेट कैसे बनाएं जो टिके, यह नीचे है।

कर्मचारी शेड्यूलिंग टेम्पलेट क्या है?

कर्मचारी शेड्यूलिंग टेम्पलेट यह प्लान करने का दोबारा इस्तेमाल होने वाला दस्तावेज़ है कि कौन कब काम करेगा। इसमें आमतौर पर स्टाफ के नाम बगल में और दिन या टाइम ब्लॉक ऊपर होते हैं। खानों में शिफ़्ट की शुरुआत, अंत, भूमिका और लोकेशन होते हैं।

टेम्पलेट सॉफ़्टवेयर के बिना वर्कफ़ोर्स शेड्यूलिंग में मदद करते हैं। वे छोटी टीमों के लिए अच्छे हैं और रिटेल स्टाफ शेड्यूलिंग सॉफ़्टवेयर अपनाने से पहले ट्रेनिंग का कदम भी हैं।

अपना कर्मचारी शेड्यूलिंग टेम्पलेट कैसे बनाएं

1. ग्रिड का लेआउट चुनें

ऐसा व्यू चुनें जो आपके कवरेज सोचने के तरीके से मेल खाए। हर कर्मचारी की पंक्ति वाला दिन-दर-दिन का ग्रिड ज़्यादातर सर्विस टीमों के लिए ठीक है। जब एक ही दिन में कवरेज बदलती हो, तब घंटे के ब्लॉक काम आते हैं।

2. कैपेसिटी रेफ़रेंस पंक्ति जोड़ें

अपने वर्कफ़ोर्स कैपेसिटी प्लान से ज़रूरी स्टाफ की संख्या लें और उसे हर दिन के कॉलम के ऊपर रखें। रेफ़रेंस पंक्ति दिखाती है कि प्रकाशित करने से पहले आपका रोस्टर टारगेट पूरा करता है या नहीं।

3. भूमिका और स्किल के कॉलम रखें

हर शिफ़्ट पर भूमिका टैग करें: फ़्रंट डेस्क, सर्विस प्रोवाइडर, फ़्लोर सपोर्ट। स्किल टैग जूनियर स्टाफ को उन बुकिंग पर लगने से रोकते हैं जिन्हें सीनियर सर्टिफ़िकेशन चाहिए।

4. घंटे और ब्रेक की जगह ट्रैक करें

हर कर्मचारी के लिए हफ़्ते के घंटों का कुल जोड़ जोड़ें और ज़रूरी ब्रेक चिह्नित करें। चलता हुआ जोड़ ओवरटाइम को होने से पहले पकड़ लेता है।

5. नोट और अदला-बदली के लिए जगह छोड़ें

छुट्टी की रिक्वेस्ट, अदला-बदली की मंज़ूरी और ऑन-कॉल बैकअप के लिए एक कॉलम रखें। दिखती हुई बैकअप सूची सोमवार सुबह की गैरहाज़िरी तेज़ी से संभालती है।

हर हफ़्ते टेम्पलेट कैसे इस्तेमाल करें

शेड्यूल हर हफ़्ते एक ही समय बनाएं, कैपेसिटी समीक्षा के बाद और नई बुकिंग कन्फ़र्म करने से पहले। पहले ज़रूरी शिफ़्ट भरें, फिर बचे घंटे निष्पक्ष तरीके से बांटें।

तैयार टेम्पलेट वहां प्रकाशित करें जहां हर कर्मचारी उसे देखे। साझा डिजिटल फ़ाइल ग्रुप चैट की फ़ोटो से बेहतर है, क्योंकि अपडेट एक ही वर्ज़न में रहते हैं।

हफ़्ता खत्म होने पर प्लान की गई कवरेज की तुलना असली मांग से करें। अगर पूरा रोस्टर होने के बावजूद मंगलवार को ओवरबुकिंग हुई, तो सिर्फ़ टेम्पलेट नहीं, आपकी कैपेसिटी की मान्यताएं बदलनी चाहिए।

टेम्पलेट से आगे कब बढ़ें

टेम्पलेट तब मुश्किल में पड़ते हैं जब कई मैनेजर एक साथ एडिट करें, स्टाफ को मोबाइल एक्सेस चाहिए हो या बुकिंग की संख्या रोज़ बदलती हो। तब खास शेड्यूलिंग टूल रिज़र्वेशन मैनेजमेंट से सिंक होते हैं और रियल टाइम में अपडेट होते हैं। टेम्पलेट ने फिर भी आपकी टीम को सिखाया कि अच्छी कवरेज कैसी दिखती है।

अक्सर पूछे जाने वाले सवाल