कैपेसिटी प्लानिंग टेम्पलेट कैसे इस्तेमाल करें?

जब अगले हफ़्ते में पहले से बासठ बुकिंग हों और आपको पक्का न पता हो कि चार स्टाफ सदस्य उन्हें संभाल पाएंगे या नहीं, तो शुरुआत कहां से करें? ज़्यादातर मालिक खाली पन्ने से शुरू करते हैं, वही टेबल दोबारा बनाते हैं और उम्मीद करते हैं कि गणित ठीक बैठेगा।

कैपेसिटी प्लानिंग टेम्पलेट यह ढांचा एक बार देता है, ताकि आप इसे हर हफ़्ते दोबारा इस्तेमाल कर सकें। कैपेसिटी प्लानिंग टेम्पलेट पहले से बना लेआउट है, आमतौर पर स्प्रेडशीट, जिसमें समय की विंडो, अपेक्षित मांग, स्टाफ के उपलब्ध घंटे और संसाधनों की सीमा साथ-साथ लिखी होती हैं। आप फ़ॉर्मेट दोबारा बनाने की जगह बस नए आंकड़े भरते हैं। ऐसा टेम्पलेट कैसे बनाएं और चलाएं जो सच में समय बचाए, यह नीचे है।

कैपेसिटी प्लानिंग टेम्पलेट क्या है?

कैपेसिटी प्लानिंग टेम्पलेट एक दोबारा इस्तेमाल होने वाला दस्तावेज़ है, जिसमें मांग और सप्लाई के लिए तय पंक्तियां और कॉलम होते हैं। पंक्तियां अक्सर दिन या घंटों के ब्लॉक होती हैं। कॉलम बुक किए अपॉइंटमेंट, उपलब्ध स्टाफ, कमरों की संख्या और दोनों के बीच का अंतर दिखाते हैं।

टेम्पलेट कैपेसिटी प्लानिंग सॉफ़्टवेयर की तरह अपडेट अपने आप नहीं करते। वे अनुशासन सिखाते हैं और आपकी टीम को एक ही फ़ॉर्मेट पर रखते हैं। कई बिज़नेस सॉफ़्टवेयर पर जाने से पहले महीनों तक टेम्पलेट चलाते हैं।

अपना कैपेसिटी प्लानिंग टेम्पलेट कैसे सेट करें

1. अपने टाइम ब्लॉक तय करें

हफ़्ते को उन विंडो में बांटें जो आपके बिज़नेस के लिए मायने रखती हैं। सैलून घंटे के ब्लॉक इस्तेमाल कर सकता है। रेस्टोरेंट लंच और डिनर सर्विस। ग्रिड को वैसा रखें जैसे ग्राहक असल में बुकिंग करते हैं।

2. मांग का कॉलम जोड़ें

अपने रिज़र्वेशन रिकॉर्ड से अपेक्षित बुकिंग निकालें। सर्विस की अवधि भी शामिल करें, ताकि एक ही घंटे के ब्लॉक में दो एक-घंटे के अपॉइंटमेंट मांग की दो इकाई गिने जाएं, एक नहीं।

3. सप्लाई का कॉलम जोड़ें

स्टाफ के घंटे भरें, ब्रेक और बिना सर्विस वाले कामों को घटाकर। अगर स्टाफ की संख्या से पहले जगह की सीमा काम रोकती है, तो कमरे या टेबल की सीमा भी जोड़ें।

4. अंतर निकालें

हर ब्लॉक में मांग में से सप्लाई घटाएं। पॉज़िटिव अंतर का मतलब है कि ज़्यादा स्टाफ चाहिए या बुकिंग लेना रोकना चाहिए। नेगेटिव अंतर का मतलब है बिना इस्तेमाल की क्षमता, जिसे आप प्रमोशन से भर सकते हैं या घंटे घटा सकते हैं।

5. एक्शन का कॉलम जोड़ें

हर चिह्नित ब्लॉक के लिए लिखें कि आप क्या करेंगे: शिफ़्ट जोड़ना, क्रॉस-ट्रेनिंग, ऑनलाइन स्लॉट ब्लॉक करना या ओवरटाइम मानना। एक्शन कॉलम टेम्पलेट को रिपोर्ट से प्लान बना देता है।

हर हफ़्ते टेम्पलेट कैसे इस्तेमाल करें

टेम्पलेट की समीक्षा हर हफ़्ते एक ही समय पर करें, बेहतर होगा शेड्यूल प्रकाशित होने से पहले। ताज़ा बुकिंग डेटा एक्सपोर्ट करें, उसे पेस्ट करें और सबसे पहले लाल ब्लॉक देखें।

तैयार व्यू शिफ़्ट लीड के साथ साझा करें, ताकि वे समझें कि शनिवार को एक और व्यक्ति क्यों चाहिए। बदलावों को रिज़र्वेशन मैनेजमेंट से जोड़ें, ताकि ब्लॉक किए स्लॉट और जोड़ी गई शिफ़्ट वहां दिखें जहां ग्राहक बुकिंग करते हैं।

हफ़्ता खत्म होने पर प्लान के मुकाबले असली आगमन की एक पंक्ति जोड़ें। इस फ़ीडबैक से आपके फ़ोरकास्ट सुधरते हैं और पता चलता है कि टेम्पलेट की मान्यताएं अब भी हकीकत से मेल खाती हैं या नहीं।

टेम्पलेट से आगे कब बढ़ें

टेम्पलेट तब नाकाम होने लगते हैं जब कई लोगों को लाइव एक्सेस चाहिए, बुकिंग की संख्या हर घंटे बदलती है या आप एक से ज़्यादा लोकेशन संभालते हैं। तब अपने आप सिंक होने वाले खास कैपेसिटी प्लानिंग टूल देखें। टेम्पलेट ने अपना काम किया: उसने आपकी टीम को सिखाया कि क्या मापना है।

अक्सर पूछे जाने वाले सवाल