वर्कशॉप के इन्विटेशन पर पचास लोगों ने "इच्छुक" पर क्लिक किया। असल में रजिस्टर बारह ने किया। इवेंट की सुबह आपने तीस लोगों का लंच तैयार करवाया, क्योंकि "शायद" वालों से आपको कभी जवाब नहीं मिला।
दिलचस्पी और पक्की उपस्थिति के बीच के इसी फ़ासले को RSVP रिमाइंडर मैसेज भरता है। यह उन लोगों को भेजा जाने वाला फ़ॉलो-अप है जिन्होंने जवाब नहीं दिया या अधूरा जवाब दिया, और उनसे कहा जाता है कि कैटरिंग, बैठने की व्यवस्था या सामग्री तय करने से पहले हां या ना बता दें। ऐसे संदेश अच्छी तरह लिखने से पैसे बचते हैं और खाली कुर्सियों वाले असहज पल कम होते हैं। यहां जानिए जवाब दिलाने वाला RSVP रिमाइंडर मैसेज कैसे लिखें।
RSVP रिमाइंडर मैसेज क्या है
RSVP रिमाइंडर मैसेज इवेंट की डेडलाइन से पहले भेजा जाने वाला फ़ॉलो-अप संदेश है। यह उन मेहमानों के लिए है जिन्होंने उपस्थिति कन्फर्म नहीं की, जिन्होंने "शायद" चुना, या जिन्होंने रजिस्टर किया पर पेमेंट या खाने की पसंद की जानकारी पूरी नहीं की।
अपॉइंटमेंट रिमाइंडर मानकर चलते हैं कि स्लॉट बुक हो चुका है, जबकि RSVP रिमाइंडर अक्सर पहला जवाब मांगते हैं। लक्ष्य गिनती की सटीकता है, सिर्फ़ तय कैलेंडर एंट्री पर पहुंच जाना नहीं।
चैनल हैं ईमेल, SMS और ऐप के नोटिफ़िकेशन। विस्तार वाले औपचारिक इवेंट के लिए ईमेल सबसे अच्छा है। कम समय वाली डेडलाइन और अनौपचारिक मिलन के लिए SMS ठीक है।
RSVP रिमाइंडर मैसेज कैसे लिखें
पहली पंक्ति में इवेंट का नाम और तारीख लिखें। मेहमान कई इवेंट में जाते हैं। आपका इवेंट लंबे थ्रेड को खोले बिना पहचाना जाना चाहिए।
साफ़ डेडलाइन दें। "कृपया गुरुवार तक जवाब दें ताकि हम बैठने की व्यवस्था तय कर सकें" बिना कड़वाहट के जल्दी का एहसास देता है।
जवाब देना आसान बनाएं। हां के लिए एक बटन, ना के लिए एक बटन। तीन क्लिक अंदर दबे लंबे फ़ॉर्म लोग छोड़ देते हैं। जवाब जितना आसान होगा, आपकी गिनती उतनी सटीक होगी।
समझाएं कि जवाब क्यों मायने रखता है। "हम खाने की गिनती तय कर रहे हैं" या "कुछ ही सीटें बची हैं" से मेहमानों को शिष्टाचार से आगे जवाब देने की वजह मिलती है।
डेडलाइन से एक हफ़्ता पहले पहला रिमाइंडर और 48 घंटे पहले आखिरी रिमाइंडर भेजें। दो बार की याद ज़्यादातर पीछे रह गए लोगों को पकड़ लेती है और स्पैम जैसी भी नहीं लगती।
RSVP रिमाइंडर मैसेज के उदाहरण
ईमेल की शुरुआत: "हाय Jordan, हम 10 अप्रैल को स्प्रिंग नेटवर्किंग डिनर की तैयारी कर रहे हैं और आपका RSVP अभी तक नहीं मिला है। कृपया बताइए कि आप आएंगे या नहीं, ताकि हम आपकी सीट रिज़र्व कर सकें।"
SMS वर्शन: "रिमाइंडर: 10 अप्रैल के डिनर का RSVP गुरुवार तक करें। आने के लिए Y, मना करने के लिए N भेजें। जानकारी: [छोटा लिंक]"
"शायद" वालों के लिए फ़ॉलो-अप: "आपने 3 मई की वर्कशॉप के लिए 'शायद' चुना था। क्या आप सोमवार तक हां या ना कन्फर्म कर सकते हैं? सामग्री अंतिम गिनती के आधार पर मंगवाई जा रही है।"
सामाजिक आयोजनों के लिए लहजा गर्मजोशी भरा रखें और पेड रजिस्ट्रेशन के लिए सीधा, जहां जवाब न मिलने का मतलब रेवेन्यू का नुकसान है।
इवेंट रजिस्ट्रेशन का सेटअप मॉड्यूल दो में इवेंट रजिस्ट्रेशन फ़ॉर्म कैसे बनाएं में है। समूह इवेंट की जगह अलग-अलग अपॉइंटमेंट के फ़ॉलो-अप के लिए पिछले चैप्टर के अपॉइंटमेंट रिमाइंडर टेक्स्ट मैसेज देखें।
अक्सर पूछे जाने वाले सवाल
पहला RSVP रिमाइंडर कब भेजना चाहिए?
जवाब की डेडलाइन से एक हफ़्ता पहले अच्छी शुरुआत है। डेडलाइन से 48 घंटे पहले छोटा आखिरी रिमाइंडर भेजें, ताकि वे लोग पकड़े जाएं जो जवाब देना चाहते थे पर भूल गए।
क्या RSVP रिमाइंडर उन लोगों को भी जाने चाहिए जो पहले ही कन्फर्म कर चुके हैं?
कन्फर्म कर चुके मेहमानों को रिमाइंडर की बौछार से बाहर रखें। अपनी लिस्ट को सेगमेंट करें ताकि सिर्फ़ जवाब न देने वालों और "शायद" वालों को फ़ॉलो-अप जाए। जिन कन्फर्म मेहमानों को बार-बार संदेश मिलते हैं, वे चिढ़कर कैंसल कर सकते हैं।
क्या मैं अपनी वेबसाइट से RSVP जमा कर सकता हूं?
आपकी साइट पर इवेंट रजिस्ट्रेशन फ़ॉर्म सारे जवाब एक जगह इकट्ठा करता है। WEMASY में आप वेबसाइट बिल्डर से रजिस्ट्रेशन पेज बना सकते हैं। अधूरे रजिस्ट्रेशन वालों के लिए रिमाइंडर इस चैप्टर के सुझावों से लिखें।
RSVP रिमाइंडर और इवेंट कन्फर्मेशन में क्या फ़र्क़ है?
कन्फर्मेशन उन लोगों को जाता है जो पहले ही रजिस्टर कर चुके हैं, और इवेंट की जानकारी दोहराता है। RSVP रिमाइंडर उन लोगों के पीछे जाते हैं जिन्होंने अभी जवाब नहीं दिया। कन्फर्मेशन टेम्पलेट मॉड्यूल दो में कन्फर्मेशन ईमेल टेम्पलेट कैसे बनाएं में हैं।
बिना पेमेंट वाले RSVP रिमाइंडर के लिए कौन सा लहजा ठीक है?
विनम्र और तथ्यों पर टिके रहें। डेडलाइन बताएं, समझाएं कि गिनती क्यों ज़रूरी है और मना करने का आसान तरीका दें। जो मेहमान नहीं आ सकते, वे अक्सर अपराध-बोध वाले संदेश अनदेखा कर देते हैं।
[wemasy-accordion type="primary" wemasy-accordion title="क्या RSVP रिमाइंडर में "शायद" का विकल्प देना चाहिए?"]<p>"शायद" जवाब अनिश्चितता बढ़ाते हैं। जिन इवेंट में गिनती से खर्च तय होता है, वहां रिमाइंडर की कॉपी में हां या ना पर ज़ोर दें। अगर आप "शायद" की छूट देते हैं, तो योजना पक्की करने से पहले उसी सेगमेंट को दूसरा फ़ॉलो-अप भेजें।</p>
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