रिज़र्वेशन और अपॉइंटमेंट में फ़र्क

शनिवार के डिनर के लिए चालीस लोग बुक हैं। शाम 7 बजे फ़्लोर प्लान पर वही टेबल दो बार दिखती है, क्योंकि दो होस्ट ने अलग-अलग सूची अपडेट की थी। नाराज़ मेहमान। दरवाज़े पर माफ़ी। जिन ग्राहकों को आपने लौटा दिया, उनसे गया रेवेन्यू।

यह दोहरी बुकिंग का सबसे सीधा रूप है। दोहरी बुकिंग का मतलब सरल है। एक ही समय पर एक ही संसाधन के लिए दो वादे कर दिए गए। रिज़र्वेशन और अपॉइंटमेंट दोनों इस नतीजे को रोकना चाहते हैं, पर वे अलग तरह की रोक बताते हैं। बुकिंग बनाम रिज़र्वेशन की भाषा समझने से आपको सॉफ़्टवेयर चुनने, स्टाफ़ को सिखाने और ग्राहकों की अपेक्षाएं तय करने में मदद मिलती है। ये शब्द कैसे अलग हैं और कहाँ मिलते हैं, यह नीचे है।

रिज़र्वेशन क्या है?

रिज़र्वेशन आमतौर पर किसी खास प्रोवाइडर को तय किए बिना क्षमता रोकता है। रेस्टोरेंट की टेबल, होटल का कमरा या इवेंट की सीट इसी पैटर्न में आती है। बिज़नेस तय समय पर जगह का वादा करता है। कौन सा वेटर या कमरा नंबर होगा, यह पहुंचने तक लचीला रह सकता है।

रिज़र्वेशन बनाम अपॉइंटमेंट की बहस अक्सर यहीं से शुरू होती है। रिज़र्वेशन संसाधन पर ज़ोर देते हैं। अपॉइंटमेंट सर्विस देने वाले व्यक्ति पर ज़ोर देते हैं। दोनों कैलेंडर पर दिखते हैं। रोकी जाने वाली इकाई बदल जाती है।

अपॉइंटमेंट क्या है?

अपॉइंटमेंट एक ग्राहक को एक प्रोवाइडर और एक टाइम स्लॉट से जोड़ता है। दंत चिकित्सक, काउंसलर या कंसल्टेंट एक घंटे में एक कुर्सी पर एक मरीज़ की उम्मीद करता है। कैलेंडर की पंक्ति में दोनों पक्षों के नाम होते हैं।

बुकिंग बनाम रिज़र्वेशन शब्द आम बोलचाल में घुल-मिल जाते हैं। ग्राहक कभी कहते हैं अपॉइंटमेंट बुक की, कभी रिज़र्वेशन किया। अंदर से आपके सिस्टम को पता होना चाहिए कि आप टेबल लॉक कर रहे हैं या किसी पेशेवर का घंटा।

वॉक-इन की नीति दोनों मॉडल के साथ चलती है। कुछ बिज़नेस सिर्फ़ अपॉइंटमेंट स्लॉट रखते हैं, पर क्षमता का कुछ हिस्सा वॉक-इन के लिए छोड़ देते हैं। इस मिले-जुले तरीके के लिए कैलेंडर पर साफ़ नियम चाहिए, ताकि ऑनलाइन बुक करने वालों को चुपचाप हटाया न जाए।

एक नज़र में मुख्य फ़र्क

अवधि के नियम अलग हैं। रिज़र्वेशन बिना सटीक अंतिम समय के खाने की एक विंडो कवर कर सकते हैं। अपॉइंटमेंट की लंबाई आमतौर पर तय होती है, सफ़ाई या सफ़र के लिए बफ़र के साथ।

रिज़र्वेशन में लोगों की संख्या ज़्यादा मायने रखती है। रेस्टोरेंट और वेन्यू गिनती ट्रैक करते हैं। अपॉइंटमेंट वाले बिज़नेस आमतौर पर मानते हैं कि एक ही ग्राहक है, जब तक ग्रुप सेशन न दिए जाएं।

अपॉइंटमेंट में प्रोवाइडर तय करना मुख्य बात है। ग्राहक कोई स्टाइलिस्ट चुन सकते हैं या अगला खाली पेशेवर मान सकते हैं। सिर्फ़ रिज़र्वेशन वाले फ़्लो में यह विकल्प शायद ही दिखता है।

नो-शो का असर अलग होता है। रिज़र्वेशन की विंडो में खाली टेबल का नुकसान उस छूटे मेडिकल स्लॉट से अलग होता है जिसने क्लिनिक का समय रोक रखा था। नीति और रिमाइंडर का समय मॉडल के हिसाब से हों।

भाषा की ट्रेनिंग फ़्रंट डेस्क टीम की मदद करती है। जब स्टाफ़ अंदर एक जैसे शब्द इस्तेमाल करता है, तो ग्राहक के सामने वाले पेज और फ़ोन स्क्रिप्ट एक जैसे लगते हैं। यह तालमेल उस आम गड़बड़ी को रोकता है जहाँ साइट कहती है "बुक करें" पर स्टाफ़ कहता है "उपलब्धता के लिए कॉल करें।"

हर मॉडल के लिए दोहरी बुकिंग का मतलब

दोहरी बुकिंग का मतलब वही रहता है। दो वैध कन्फ़र्मेशन एक ही संसाधन पर टकराते हैं। रिज़र्वेशन में संसाधन टेबल या कमरा हो सकता है। अपॉइंटमेंट में वह प्रोवाइडर या एग्ज़ामिनेशन रूम हो सकता है।

मिले-जुले बिज़नेस को मिले-जुले जोखिम होते हैं। सैलून कुर्सी रिज़र्व करके स्टाइलिस्ट तय कर सकता है। एक ही सिस्टम न हो तो ऑनलाइन बुकिंग किसी स्टाइलिस्ट को ले सकती है, जबकि फ़्रंट डेस्क उसी घंटे को वॉक-इन को दे चुका हो।

रोकथाम के लिए साझा उपलब्धता चाहिए। जानें कि अपॉइंटमेंट शेड्यूलिंग टूल प्रोवाइडर के कैलेंडर कैसे संभालते हैं, और जब क्षमता की रोक आपकी मुख्य चिंता हो तो रिज़र्वेशन क्या है फिर पढ़ें। आगे के चैप्टर बताते हैं कि चैनल एक-दूसरे से मिले रहें इसके लिए बुकिंग सिस्टम कैसे काम करता है।

लिख लें कि हर सर्विस कौन सा मॉडल इस्तेमाल करती है। बिना लेबल का मिला-जुला बिज़नेस स्टाफ़ और सॉफ़्टवेयर दोनों को उलझाता है। शुरू में साफ़ परिभाषाएं रखने से बाद में कैलेंडर सेट करते समय दोबारा काम नहीं करना पड़ता।

ट्रेनिंग स्क्रिप्ट फ़ोन स्टाफ़ को वही शब्द इस्तेमाल करने में मदद करती हैं जो आपकी वेबसाइट पर हैं। जब कॉल करने वाला "बुकिंग करना है" कहे, तो कैलेंडर छूने से पहले स्टाफ़ को पता होना चाहिए कि यह टेबल की रोक है या प्रोवाइडर की अपॉइंटमेंट।

सॉफ़्टवेयर की कॉन्फ़िगरेशन इन परिभाषाओं से मेल खानी चाहिए। गलत लेबल वाली सर्विस ऐसी रिपोर्ट बनाती हैं जो ठीक दिखती हैं, जबकि गलत संसाधन ओवरबुक होते रहते हैं।

अक्सर पूछे जाने वाले सवाल