एक ग्राहक कन्फर्मेशन ईमेल सेव करता है और अपॉइंटमेंट अपने कैलेंडर में जोड़ लेता है। दूसरा ब्राउज़र टैब बंद करता है, तारीख भूल जाता है और गलत दिन पहुंच जाता है। बुकिंग सिस्टम वही है। नतीजे बिल्कुल अलग।
बुकिंग कन्फर्मेशन रिज़र्व पर क्लिक करने और सच में पहुंचने के बीच का पुल है। यह कोई भी संदेश या स्क्रीन है जो ग्राहक को बताता है कि उसका स्लॉट रोक लिया गया है और मुख्य जानकारी दोहराता है। यह ईमेल हो सकता है, टेक्स्ट मैसेज, स्क्रीन पर थैंक-यू पेज, या तीनों। बुकिंग कन्फर्मेशन क्या है, यह समझने से आप ऐसे टचपॉइंट बना पाते हैं जो नो-शो और सपोर्ट कॉल घटाएं। यहां देखिए यह कैसे काम करता है।
बुकिंग कन्फर्मेशन क्या है
बुकिंग कन्फर्मेशन एक ट्रांज़ैक्शनल संदेश है, जो रिज़र्वेशन के कन्फर्म स्टेटस पर पहुंचने के बाद भेजा जाता है। यह तीन सवालों का जवाब देता है: क्या मेरी बुकिंग हो गई, यह कब है, और आने से पहले मुझे क्या जानना चाहिए।
यह मार्केटिंग ईमेल नहीं है। ग्राहक पहले ही एक्शन ले चुका है। कन्फर्मेशन उस एक्शन की पुष्टि करता है और आगे क्या होगा, यह बताता है।
ज़्यादातर कन्फर्मेशन में तारीख, समय, सर्विस या कमरे का प्रकार, जगह, बुकिंग रेफ़रेंस नंबर और रीशेड्यूल या कैंसल करने के लिंक होते हैं। वैकल्पिक सेक्शन में तैयारी के नोट, पेमेंट का सारांश और कैलेंडर में जोड़ने के लिंक आते हैं।
ग्राहकों को बुकिंग कन्फर्मेशन कैसे मिलता है
ईमेल सबसे आम चैनल है। इससे ग्राहक को खोजने लायक रिकॉर्ड मिलता है, जिसे वे फ़ॉरवर्ड कर सकते हैं या हफ़्तों बाद निकाल सकते हैं। अच्छी कॉपी के बारे में बुकिंग कन्फर्मेशन ईमेल कैसे लिखें में बताया गया है।
स्क्रीन पर कन्फर्मेशन चेकआउट के तुरंत बाद दिखता है। थैंक-यू पेज ईमेल जैसा ही होना चाहिए, ताकि ग्राहक आपकी साइट छोड़ने से पहले एक जैसी जानकारी देखें।
SMS कन्फर्मेशन उन बिज़नेस के लिए ठीक हैं जहां ग्राहक मोबाइल पर ही रहते हैं और तारीख, समय व पते वाला छोटा टेक्स्ट चाहते हैं। जटिल बुकिंग में ये ईमेल की जगह नहीं लेते, उसके साथ चलते हैं।
कुछ सिस्टम स्टाफ़ को भी नोटिफ़िकेशन भेजते हैं। इंटरनल अलर्ट से टीम तैयारी कर पाती है और निजी नोट ग्राहक के सामने नहीं आते।
ग्राहक अनुभव के लिए बुकिंग कन्फर्मेशन क्यों मायने रखते हैं
कन्फर्मेशन चिंता घटाते हैं। ऑनलाइन बुकिंग तब तक अधूरी सी लगती है जब तक कोई संदेश साबित न कर दे कि रिज़र्वेशन असली है। चेकआउट के बाद की चुप्पी भरोसा खोने का सबसे तेज़ रास्ता है।
ये सपोर्ट का बोझ घटाते हैं। जब तारीख, समय और जगह साफ़ दोहराई जाती है, तो कम ग्राहक वह जानकारी दोबारा पूछने के लिए फ़ोन करते हैं जो उन्होंने खुद भरी थी।
ये नो-शो की दर घटाते हैं। कन्फर्म बुकिंग से शुरू होने वाले कैलेंडर लिंक और रिमाइंडर अपॉइंटमेंट को ग्राहक की रोज़ की ज़िंदगी में दिखते रखते हैं।
ये विज़िट का माहौल तय करते हैं। कन्फर्मेशन में गर्मजोशी और साफ़ भाषा से पता चलता है कि बिज़नेस व्यवस्थित है। लापरवाह या देर से आए संदेश ग्राहक के दरवाज़े तक पहुंचने से पहले ही उल्टा असर डालते हैं।
मॉड्यूल दो में शुरू से कन्फर्मेशन बनाने का तरीका बुकिंग कन्फर्मेशन ईमेल कैसे बनाएं और कन्फर्मेशन ईमेल टेम्पलेट कैसे बनाएं में बताया गया है। इस मॉड्यूल में आगे टेक्स्ट मैसेज रिमाइंडर कैसे लिखें पढ़ें, जो विज़िट के दिन ग्राहकों को वापस लाने वाले फ़ॉलो-अप संदेशों के बारे में है।
अक्सर पूछे जाने वाले सवाल
क्या बुकिंग कन्फर्मेशन और रसीद एक ही चीज़ है?
कन्फर्मेशन साबित करता है कि रिज़र्वेशन रुका हुआ है। रसीद साबित करती है कि पेमेंट लिया गया। चेकआउट में पेमेंट शामिल हो तो कई बिज़नेस दोनों को एक ही ईमेल में जोड़ देते हैं। जिन ऑर्डर में शेड्यूल की हुई विज़िट नहीं होती, उनके लिए इसी मॉड्यूल में आगे ऑर्डर कन्फर्मेशन ईमेल टेम्पलेट देखें।
क्या पेंडिंग बुकिंग को कन्फर्मेशन मिलना चाहिए?
पेंडिंग रिक्वेस्ट के लिए अलग तरह का संदेश चाहिए, जैसे "बुकिंग कन्फर्म हुई" की जगह "रिक्वेस्ट मिल गई"। एक ही टेम्पलेट में अलग-अलग स्टेटस मिलाने से ग्राहक उलझ जाते हैं कि उनका स्लॉट सच में रुका है या नहीं।
बुकिंग कन्फर्मेशन कितनी जल्दी पहुंचना चाहिए?
कन्फर्म स्टेटस के कुछ सेकंड के अंदर, यही ग्राहकों की उम्मीद का मानक है। कुछ मिनट से ज़्यादा देरी से डुप्लीकेट बुकिंग बनती हैं और लोग फ़ोन करके पूछते हैं कि पहली कोशिश काम की या नहीं।
क्या मेरी वेबसाइट अलग टूल के बिना कन्फर्मेशन भेज सकती है?
आपकी साइट से जुड़ा बुकिंग पेज कन्फर्मेशन अपने आप ट्रिगर कर सकता है। WEMASY के वेबसाइट बिल्डर से आप अपनी साइट और बुकिंग पेज बना सकते हैं। वेब बुकिंग को भी फ़ोन रिज़र्वेशन जैसा ही बर्ताव देने के लिए कन्फर्मेशन की कॉपी इस चैप्टर के सुझावों से लिखें।
बुकिंग कन्फर्मेशन और रिमाइंडर में क्या फ़र्क़ है?
कन्फर्मेशन बुकिंग के तुरंत बाद जाता है और साबित करता है कि रिज़र्वेशन मौजूद है। रिमाइंडर अपॉइंटमेंट की तारीख के क़रीब जाते हैं, ताकि लोग भूलें नहीं। रिमाइंडर की रणनीति मॉड्यूल तीन में अपॉइंटमेंट रिमाइंडर नो-शो कैसे घटाते हैं में है।
क्या कन्फर्मेशन के साथ कैलेंडर अटैचमेंट ज़रूरी है?
कैलेंडर में जोड़ने का लिंक या अटैचमेंट ग्राहकों को अपॉइंटमेंट दूसरे कामों के साथ सेव करने में मदद करता है। एक क्लिक में कैलेंडर में जोड़ना, कन्फर्मेशन में रखे जा सकने वाले सबसे आसान नो-शो घटाने वाले उपायों में से है।