कॉन्फ़्रेंस रूम रिज़र्वेशन ऐप क्या है?

क्लाइंट डिनर आपके ऑफ़िस में आ गया। आपको चालीस मिनट में बोर्डरूम चाहिए। जब एजेंडा बारह इनबॉक्स में जा चुका हो, तब फ़ैसिलिटी को फ़ोन करके कॉलबैक का इंतज़ार करना विकल्प नहीं है।

कॉन्फ़्रेंस रूम रिज़र्वेशन ऐप ऐसे ही दबाव के लिए बना है। यह मोबाइल या ब्राउज़र का टूल है, जो कॉन्फ़्रेंस रूम की लाइव उपलब्धता दिखाता है, तुरंत बुकिंग लेता है, कन्फ़र्मेशन भेजता है और अक्सर दरवाज़े के पास की स्क्रीन पर कमरे की स्थिति दिखाता है। यह कॉन्फ़्रेंस रूम बुकिंग को आपकी जेब में ला देता है, तीन क्लिक गहरे डेस्कटॉप कैलेंडर में नहीं। यहां पढ़ें कि ये ऐप कैसे काम करते हैं और रूम बुकिंग के बड़े ढांचे में कैसे बैठते हैं।

कॉन्फ़्रेंस रूम रिज़र्वेशन ऐप क्या है?

कॉन्फ़्रेंस रूम रिज़र्वेशन ऐप बड़े मीटिंग स्पेस रिज़र्व करने का आगे का अनुभव है। यूज़र ऐप खोलते हैं, तारीख चुनते हैं, क्षमता या उपकरण से फ़िल्टर करते हैं और बुक करने के लिए टैप करते हैं। ऐप उसी शेड्यूलिंग डेटाबेस से बात करता है जो डेस्कटॉप टूल और दीवार के डिस्प्ले चलाता है।

ज़्यादातर ऐप कई मंज़िल वाले ऑफ़िस के लिए आसपास खोजने की सुविधा देते हैं, अक्सर इस्तेमाल होने वाले कमरों के लिए पसंदीदा, और मीटिंग जल्दी खत्म हो या लंबी चले तो समय बढ़ाने या कमरा छोड़ने की कार्रवाई।

कुछ ऐप QR कोड से चेक-इन, विज़िटर बैज या एक्सेस कंट्रोल से इंटीग्रेशन जोड़ते हैं। चेक-इन का डेटा ऑटो-रिलीज़ के नियमों को चलाता है, जो कोई न आए तो कमरे खाली कर देते हैं।

कॉन्फ़्रेंस रूम के लिए मोबाइल एक्सेस क्यों मायने रखता है

कॉन्फ़्रेंस रूम की ज़रूरतें तेज़ी से बदलती हैं। क्लाइंट विज़िट रास्ते में जुड़ जाती हैं। ऑल-हैंड्स सेशन छोटे होकर सुबह के बीच में जगह छोड़ देते हैं। सिर्फ़ डेस्कटॉप वाले बुकिंग टूल ये मौके चूक जाते हैं, क्योंकि जिसे कमरा चाहिए वह अपनी डेस्क पर नहीं होता।

मोबाइल ऐप कोवर्किंग और सर्विस्ड ऑफ़िस में घूमते कर्मचारियों की भी मदद करते हैं। आप कॉफ़ी बार छोड़ने से पहले बोर्डरूम बुक कर लेते हैं। सहकर्मी पास से गुज़रते हुए फ़्लोर के डिस्प्ले पर वह होल्ड देखते हैं।

रिसेप्शन और फ़ैसिलिटी को भी फ़ायदा होता है। "शाम 3 बजे का डेमो किस कमरे में है?" का जवाब देने के लिए स्टाफ़ पूरा एडमिन पैनल खोले बिना ऐप पर नज़र डालता है।

अच्छे रिज़र्वेशन ऐप में क्या सुविधाएं मिलनी चाहिए

1. फ़ोटो या फ़्लोर मैप के साथ लाइव उपलब्धता

तय करने से पहले क्षमता, लेआउट और उपकरण देखें। विज़ुअल जानकारी से क्लाइंट के सामने वाले सेशन में बेमेल बुकिंग घटती है।

2. तुरंत कन्फ़र्मेशन और कैलेंडर सिंक

बुकिंग आपके कैलेंडर में कमरे के नाम, मंज़िल और डायल-इन की जानकारी के साथ दिखती है। जगह की जानकारी दोबारा टाइप किए बिना इनवाइट भेजें।

3. पुश नोटिफ़िकेशन

शुरू होने से पहले रिमाइंडर और जल्दी छोड़ने के सुझाव उन भूतिया रिज़र्वेशन को घटाते हैं जो सहकर्मियों को रोकती हैं।

4. एडमिन ओवरराइड और अप्रूवल

मैनेजर उसी ऐप से प्रीमियम कमरे मंज़ूर करते हैं। फ़ैसिलिटी अलग सिस्टम में लॉग इन किए बिना रखरखाव के लिए कमरे ब्लॉक कर सकती है।

5. डेस्क और रिसोर्स बुकिंग से इंटीग्रेशन

एकीकृत वर्कप्लेस ऐप में आप एक ही सेशन में डेस्क, कॉन्फ़्रेंस रूम और उपकरण बुक कर सकते हैं। जब आपका ऑफ़िस सिर्फ़ कमरों से ज़्यादा संभालता है, तब यह वर्कफ़्लो रिसोर्स शेड्यूलिंग से जुड़ता है।

ऐप के पीछे मीटिंग रूम बुकिंग सिस्टम होता है, जो सूची और नियम रखता है। ऐप सुविधाजनक सतह है। सिस्टम सच का स्रोत है।

अक्सर पूछे जाने वाले सवाल