रिसोर्स शेड्यूलिंग क्या है?

आपकी टीम ने गुरुवार दोपहर 2 बजे के लिए ट्रेनिंग रूम, प्रोजेक्टर और फ़ैसिलिटेटर बुक किए। 1:45 पर पता चलता है कि प्रोजेक्टर क्लाइंट डेमो पर जा चुका है और फ़ैसिलिटेटर कैंपस के दूसरे छोर पर डबल बुक है। तीन कन्फ़र्मेशन। एक भी काम का सेशन नहीं।

रिसोर्स शेड्यूलिंग इन निर्भरताओं का तालमेल बैठाने के लिए है। यह किसी भी साझा चीज़ को टाइम विंडो देने का तरीका है, यह जांचते हुए कि जुड़े हुए रिसोर्स भी खाली रहें। कमरे एक तरह का रिसोर्स हैं। उपकरण, गाड़ियां, पार्किंग की जगहें और लोग, सब एक ही शेड्यूल में आ सकते हैं। यहां पढ़ें कि रिसोर्स शेड्यूलिंग कैसे काम करती है और कब यह सिर्फ़ रूम बुकिंग की जगह ले लेती है।

रिसोर्स शेड्यूलिंग क्या है?

रिसोर्स शेड्यूलिंग सीमित चीज़ों की बुकिंग की छतरी जैसी प्रक्रिया है। हर रिसोर्स की खूबियां, उपलब्धता के नियम और दूसरे रिसोर्स से वैकल्पिक जुड़ाव होते हैं। वीडियो किट के लिए तकनीकी स्टाफ़ का एक सदस्य चाहिए हो सकता है। फ़्लीट की गाड़ी के लिए पूल से लाइसेंस वाला ड्राइवर चाहिए हो सकता है।

शेड्यूलर कन्फ़र्म करने से पहले सारी शर्तें जांचता है। सिर्फ़ कमरा काफ़ी नहीं है अगर जुड़ा उपकरण पहले से लिया हुआ है। रिसोर्स शेड्यूलिंग पूरे बंडल को एक तार्किक रिज़र्वेशन मानती है या आइटमों में जुड़े होल्ड लागू करती है।

संगठन रिसोर्स शेड्यूलिंग ऑफ़िस, मैन्युफ़ैक्चरिंग, हेल्थकेयर, शिक्षा और फ़ील्ड सेवाओं में इस्तेमाल करते हैं। चार दीवारों और एक मेज़ से आगे साझा औज़ार वाला हर माहौल इस बड़े मॉडल से फ़ायदा उठाता है।

शेड्यूलिंग में आम रिसोर्स के प्रकार

1. जगहें

मीटिंग रूम, डेस्क, लैब और पार्किंग बे। जगह की शेड्यूलिंग रूम रिज़र्वेशन सिस्टम से मिलती है, पर इसमें खुली जगहें या लोडिंग डॉक भी आ सकते हैं।

2. उपकरण

प्रोजेक्टर, कैमरे, गाड़ियां और खास औज़ार। उपकरण अक्सर कमरों के बीच घूमते हैं, इसलिए शेड्यूलिंग जगह और लौटाने का समय ट्रैक करती है।

3. लोग

ट्रेनर, तकनीशियन और दुभाषिए कमरों की तरह शेड्यूल होते हैं, जब उनका समय ही कम पड़ता हो। स्टाफ़ पूल के लिए टकराव की जांच जगह की बुकिंग जैसी ही चाहिए।

4. मिले-जुले पैकेज

इवेंट सेटअप में कमरा, कुर्सियां, AV और सेटअप करने वाली टीम एक साथ बंडल होती हैं। पैकेज शेड्यूलिंग हर हिस्से को कन्फ़र्म करती है या पूरी रिक्वेस्ट मना कर देती है।

रिसोर्स शेड्यूलिंग क्यों मायने रखती है

सिर्फ़ कमरे की बुकिंग वहां अधूरी रह जाती है, जहां सेशन चलने-फिरने वाली चीज़ों पर टिके हों। टीमें ऐसी मीटिंग के लिए तैयार पहुंचती हैं जो शुरू नहीं हो सकती, क्योंकि केबल किट पिछली मंज़िल से आया ही नहीं।

रिसोर्स शेड्यूलिंग ऑपरेशन को अलग-अलग तरह की चीज़ों की मांग का एक व्यू देती है। फ़ैसिलिटी को कमरों का दबाव दिखता है। IT को उपकरण की आवाजाही दिखती है। HR को ट्रेनर का इस्तेमाल दिखता है। नेता बाधाएं हफ़्ते की शिकायत बनने से पहले पहचान लेते हैं।

यह तरीका निष्पक्ष एक्सेस भी देता है। बुकिंग के नियम प्रीमियम रिसोर्स प्राथमिकता, विभाग के बजट या पहले की सूचना के हिसाब से बांटते हैं, जो पहले ईमेल करे उसके हिसाब से नहीं।

सॉफ़्टवेयर वे जांचें ऑटोमेट करता है जो भीड़ में इंसान चूक जाते हैं। रिसोर्स शेड्यूलिंग सॉफ़्टवेयर वाला अगला चैप्टर उन टूल को बताता है जो डेस्क बुकिंग और रूम मॉड्यूल के साथ ये वर्कफ़्लो रोज़ चलाते हैं।

अक्सर पूछे जाने वाले सवाल