डेस्क बुकिंग सॉफ़्टवेयर क्या है?

दो सौ डेस्क वाला फ़्लोर प्लान भरोसे पर सीट बांटने से नहीं चल सकता, जब आधी कंपनी एक ही बुधवार को आ जाए। हाइब्रिड काम ने यह गणित टाला नहीं जा सकने वाला बना दिया।

डेस्क बुकिंग सॉफ़्टवेयर वह टूल है जिससे ऑफ़िस यह उलझन संभालते हैं। यह एक प्रोग्राम है जो खाली वर्कस्टेशन दिखाता है, दिन या शिफ़्ट के हिसाब से रिज़र्वेशन लेता है, चेक-इन के नियम लागू करता है और अलग-अलग फ़्लोर और लोकेशन का इस्तेमाल रिपोर्ट करता है। यह डेस्क बुकिंग को हाथ से गिनती के काम से सेल्फ़-सर्विस वर्कफ़्लो बना देता है, जिसे कर्मचारी कुछ सेकंड में पूरा करते हैं। यहां पढ़ें कि डेस्क बुकिंग सॉफ़्टवेयर से क्या उम्मीद करें और यह वर्कप्लेस शेड्यूलिंग से कैसे जुड़ता है।

डेस्क बुकिंग सॉफ़्टवेयर क्या है?

डेस्क बुकिंग सॉफ़्टवेयर अलग-अलग वर्कस्टेशन पर केंद्रित शेड्यूलिंग सॉफ़्टवेयर है। यूज़र नक्शा या लिस्ट व्यू खोलते हैं, तारीख चुनते हैं और खाली डेस्क पर टैप करते हैं। सिस्टम उस सीट को रिज़र्व अवधि के लिए बाकी सबके लिए बुक कर देता है।

एडमिन फ़्लोर प्लान, डेस्क की खूबियां और बुकिंग की पॉलिसी तय करते हैं। एक्सेस कंट्रोल या विज़िटर मैनेजमेंट से इंटीग्रेशन होने पर रिज़र्वेशन को बैज की अनुमति से जोड़ा जा सकता है, जिससे सुरक्षा बढ़ती है।

कई प्रोडक्ट डेस्क बुकिंग और रूम बुकिंग को एक ही वर्कप्लेस ऐप में देते हैं। कर्मचारी बिना टूल बदले सुबह के लिए डेस्क और दोपहर के लिए मीटिंग रूम रिज़र्व करते हैं।

सबसे ज़रूरी सुविधाएं

1. इंटरैक्टिव फ़्लोर मैप

विज़ुअल लेआउट नए कर्मचारियों और आने वाले स्टाफ़ को उनकी रिज़र्व सीट जल्दी ढूंढने में मदद करते हैं। रंग एक नज़र में दिखाते हैं कि कौन-सा डेस्क खाली है, बुक है या चेक-इन हो चुका है।

2. मोबाइल बुकिंग

कर्मचारी ट्रेन से या लॉबी से रिज़र्व करते हैं। जब आने-जाने के दौरान योजना बदले, तब मोबाइल एक्सेस ज़रूरी है।

3. टीम और पसंदीदा

पसंदीदा डेस्क सेव करें या प्रोजेक्ट वाले दिनों में सहकर्मियों के पास बुक करें। कुछ टूल दिखाते हैं कि साथियों ने कहां रिज़र्व किया है, ताकि समूह बिना हाथ से तालमेल के पास बैठ सकें।

4. नो-शो के लिए ऑटो-रिलीज़

कोई चेक-इन न करे तो डेस्क वापस सूची में आ जाता है। सख्त बुकिंग पर ढीली उपस्थिति वाले ऑफ़िस में यह सुविधा अकेले दस से पंद्रह प्रतिशत क्षमता लौटा सकती है।

5. कई लोकेशन का सपोर्ट

कई ऑफ़िस वाली कंपनियों को ऐसा एक अकाउंट चाहिए जिससे किसी भी शहर में डेस्क बुक हो। केंद्रीय रिपोर्टिंग रियल एस्टेट की योजना के लिए अलग-अलग साइट के इस्तेमाल की तुलना करती है।

आपके ऑफ़िस को डेस्क बुकिंग सॉफ़्टवेयर कब चाहिए

जब रोज़ मुट्ठी भर से ज़्यादा लोग बुक करें, तो स्प्रेडशीट नाकाम होती है। अगर कर्मचारी शिकायत करें कि पहुंचने पर बैठने की जगह नहीं मिली, या फ़ैसिलिटी रोज़ की संख्या का अनुमान न लगा पाए, तो सॉफ़्टवेयर जल्दी व्यवस्था ले आता है।

कोवर्किंग ऑपरेटर डे पास और पक्की फ़्लेक्स मेंबरशिप बेचने के लिए डेस्क बुकिंग सॉफ़्टवेयर इस्तेमाल करते हैं। मेंबर ऑनलाइन बुक करते हैं। स्टाफ़ फ़्रंट डेस्क पर वही शेड्यूल देखता है।

जब आपका वर्कप्लेस सूट हर साझा रिसोर्स को कवर करे, तो डेस्क सॉफ़्टवेयर को मीटिंग रूम बुकिंग सॉफ़्टवेयर के साथ जोड़ें। हॉट डेस्किंग सेटअप ऐसे अलग हॉट डेस्क बुकिंग सिस्टम भी इस्तेमाल कर सकते हैं, जो ज़्यादा आवाजाही और छोटी बुकिंग खिड़की के लिए बना हो।

अक्सर पूछे जाने वाले सवाल