रिसोर्स शेड्यूलिंग सॉफ़्टवेयर क्या है?

जब आपका ऑफ़िस मैनेजर, IT कोऑर्डिनेटर और फ़्लीट एडमिन, तीनों बुक होने वाली चीज़ों की अपनी-अपनी स्प्रेडशीट रखें, तो क्या होता है? गुरुवार की ऑल-हैंड्स को कमरा मिलता है पर माइक्रोफ़ोन नहीं। शुक्रवार की शूट को कैमरे मिलते हैं पर स्टूडियो नहीं। कमियां तब सामने आती हैं जब कोई शिकायत करता है।

रिसोर्स शेड्यूलिंग सॉफ़्टवेयर इस बिखराव को खत्म करता है। यह एक प्रोग्राम है जो हर साझा चीज़ एक कैटलॉग में रखता है, बुकिंग के नियम लगाता है, अलग-अलग तरह के रिसोर्स में टकराव रोकता है और एक ही डैशबोर्ड से इस्तेमाल की रिपोर्ट देता है। हाथ से तालमेल जब बड़े स्तर पर नहीं चलता, तब यह रिसोर्स शेड्यूलिंग के पीछे की डिजिटल परत है। यहां पढ़ें कि क्या देखना चाहिए और टीमें इसे कैसे इस्तेमाल करती हैं।

रिसोर्स शेड्यूलिंग सॉफ़्टवेयर क्या है?

रिसोर्स शेड्यूलिंग सॉफ़्टवेयर कई तरह की चीज़ों के लिए बना बुकिंग ऐप्लिकेशन है। यूज़र तारीख, रिसोर्स के प्रकार और लोकेशन से उपलब्धता खोजते हैं। जब हर जुड़ी शर्त पूरी हो, तब सिस्टम होल्ड कन्फ़र्म करता है।

एडमिन रिसोर्स, रखरखाव के ब्लैकआउट, अप्रूवल वर्कफ़्लो और यूज़र की अनुमतियां तय करते हैं। इंटीग्रेशन कन्फ़र्मेशन कैलेंडर में भेजते हैं, रिमाइंडर देते हैं और चाहें तो विभागों से शुल्क वसूली के लिए बिलिंग से जुड़ते हैं।

वर्कप्लेस सूट अक्सर रिसोर्स शेड्यूलिंग सॉफ़्टवेयर को मीटिंग रूम बुकिंग सॉफ़्टवेयर और डेस्क बुकिंग सॉफ़्टवेयर के साथ जोड़ते हैं। अलग से मिलने वाले प्रोडक्ट यूनिवर्सिटी, प्रोडक्शन स्टूडियो और नगरपालिका की गाड़ियों जैसे उपकरण-भारी माहौल पर ध्यान देते हैं।

रिसोर्स शेड्यूलिंग सॉफ़्टवेयर की मुख्य सुविधाएं

1. एकीकृत रिसोर्स कैटलॉग

कमरे, डेस्क, उपकरण और गाड़ियां एक खोजने लायक सूची में दिखते हैं। टैग और फ़िल्टर से यूज़र को आंतरिक एसेट कोड जाने बिना अपनी ज़रूरत की चीज़ मिल जाती है।

2. निर्भरता और बंडल बुकिंग

रिसोर्स आपस में जोड़ें, ताकि स्टूडियो की बुकिंग ज़रूरत पर अपने आप लाइटिंग किट या तकनीशियन रिज़र्व कर दे। बंडल भूले हुए ऐड-ऑन घटाते हैं।

3. भूमिका के हिसाब से एक्सेस

छात्र लैब का उपकरण बुक करते हैं। मैनेजर महंगी चीज़ें मंज़ूर करते हैं। एडमिन पॉलिसी तय करते हैं। अनुमतियां आम यूज़र को वे रिसोर्स रिज़र्व करने से रोकती हैं जिन्हें वे सुरक्षित तरीके से चला नहीं सकते।

4. रखरखाव और डाउनटाइम के ब्लॉक

सर्विस की खिड़कियां तय करें जो चीज़ों को उपलब्धता से हटा दें। कैलिब्रेशन, मरम्मत या मौसमी स्टोरेज के दौरान बुकिंग रोकें।

5. इस्तेमाल और लागत की रिपोर्टिंग

देखें कि कौन-से विभाग सबसे ज़्यादा रिसोर्स लेते हैं, कौन-सी चीज़ें खाली पड़ी हैं और वेटलिस्ट कहां बनती हैं। यह डेटा खरीदने और हटाने के फ़ैसले चलाता है।

रिसोर्स शेड्यूलिंग सॉफ़्टवेयर चुनना

रिसोर्स ऑडिट से शुरू करें। हर वह साझा चीज़ लिखें जिसके लिए लोग लड़ते हैं। अप्रूवल की ज़रूरतें, चेकआउट की अवधि और जगहें लिख लें। उन फ़ीचर की जगह जो आप कभी चालू नहीं करेंगे, सॉफ़्टवेयर के मॉड्यूल इसी सूची से मिलाएं।

पहले एक विभाग या एक बिल्डिंग में पायलट करें। दो हफ़्ते असली बुकिंग चलाएं। पूरी कंपनी में रोलआउट से पहले टकराव की दर, तालमेल के ईमेल में बचा समय और यूज़र का फ़ीडबैक नापें।

अगर आपकी ज़रूरत सिर्फ़ कमरों और डेस्क की है, तो खास टूल काफ़ी हो सकते हैं। पूरे रिसोर्स शेड्यूलिंग सॉफ़्टवेयर पर तब जाएं जब उपकरण और स्टाफ़ पूल भी आ जाएं, या जब अकेला रूम रिज़र्वेशन सिस्टम चलने-फिरने वाली चीज़ें ट्रैक न कर सके।

अक्सर पूछे जाने वाले सवाल