अपने बिज़नेस के लिए हेल्प डेस्क कैसे सेट करें

ज़्यादातर छोटे बिज़नेस अपने पहले पचास सपोर्ट मैसेज के आसपास एक ही दीवार से टकराते हैं। जो निजी इनबॉक्स की तरह चल रहा था, वह अचानक अफ़रा-तफ़री लगने लगता है। तीन चैनल, कोई ट्रैकिंग नहीं, और ग्राहक पूछ रहे हैं कि किसी ने जवाब क्यों नहीं दिया। उस दीवार के आने से पहले हेल्प डेस्क सेट करने में लगभग एक केंद्रित दिन लगता है और बाद की हफ़्तों की सफ़ाई बच जाती है।

अपने बिज़नेस के लिए हेल्प डेस्क सेट करने का मतलब है यह चुनना कि ग्राहक आप तक कैसे पहुंचें, रिक्वेस्ट ट्रैक करने के लिए सॉफ़्टवेयर चुनना, यह तय करना कि कौन क्या संभालेगा और अपनी वेबसाइट पर साफ़ उम्मीदें प्रकाशित करना। शुरू करने के लिए बड़ी टीम या जटिल सिस्टम ज़रूरी नहीं है। अपना हेल्प डेस्क चालू करने के व्यावहारिक स्टेप ये हैं।

हेल्प डेस्क सेट करने से पहले क्या तय करें?

अपने सपोर्ट चैनल से शुरू करें। ज़्यादातर छोटे ब्रांड के लिए ईमेल और वेबसाइट का कॉन्टैक्ट फ़ॉर्म काफ़ी हैं। लाइव चैट या फ़ोन तभी जोड़ें जब ग्राहक सच में उन रास्तों का इस्तेमाल करें। अगला, जवाब देने के समय के लक्ष्य तय करें। "हम एक कार्यदिवस में जवाब देते हैं" जैसा सीधा मानक भी आपकी टीम और ग्राहकों की उम्मीदें तय कर देता है।

अपनी आम रिक्वेस्ट के प्रकार लिखें। बिलिंग, शिपिंग, प्रोडक्ट मदद और अकाउंट एक्सेस ज़्यादातर छोटे बिज़नेस की रिक्वेस्ट संभाल लेते हैं। ये श्रेणियां आगे रूटिंग नियमों, तैयार जवाबों और सेल्फ़-सर्विस लेखों की नींव बनती हैं। लिख लें कि आज आपकी टीम में हर श्रेणी कौन संभालता है, भले ही वह व्यक्ति सिर्फ़ आप हों।

हेल्प डेस्क सेटअप के लिए कौन से टूल चाहिए?

कम से कम आपको एक सपोर्ट ईमेल पता, एक टिकटिंग या हेल्प डेस्क टूल और अपनी वेबसाइट पर एक कॉन्टैक्ट पेज चाहिए। help@yourbrand.com जैसा समर्पित सपोर्ट पता बिज़नेस की रिक्वेस्ट को निजी मेल से अलग रखता है। हेल्प डेस्क सॉफ़्टवेयर उन मैसेज को स्टेटस और असाइनमेंट वाले ट्रैक होने लायक टिकट में बदल देता है।

आपके वेबसाइट कॉन्टैक्ट फ़ॉर्म की एंट्री सीधे टिकटिंग सिस्टम में जानी चाहिए, ताकि फ़ॉर्म सबमिशन अलग नोटिफ़िकेशन इनबॉक्स में न पड़े रहें। FAQ जैसा सेल्फ़-सर्विस कंटेंट टिकट बनने से पहले ही रिक्वेस्ट घटाता है। सपोर्ट पेज, कॉन्टैक्ट फ़ॉर्म और FAQ सेक्शन आप बिना कोड छुए एक साथ बना सकते हैं।

पहले दिन कौन से वर्कफ़्लो कॉन्फ़िगर करें?

शुरुआती वर्कफ़्लो सरल रखें। टिकट के रेफ़रेंस नंबर के साथ प्राप्ति की पुष्टि करने वाला ऑटो रिप्लाई बनाएं। बुनियादी असाइनमेंट लगाएं ताकि हर नए टिकट का एक ज़िम्मेदार हो। सीधी भाषा के विवरण के साथ तीन या चार प्रायोरिटी लेवल तय करें। अपने सबसे आम सवालों के लिए पांच से दस तैयार जवाब लिखें।

पुराने होते टिकट पकड़ने और पैटर्न देखने के लिए हर हफ़्ते क्यू की समीक्षा तय करें। अपना प्रोसेस एक छोटी अंदरूनी गाइड में लिखें, ताकि नए टीम सदस्य जानें कि टिकट कैसे उठाएं, समस्याएं कैसे एस्केलेट करें और केस सही तरह से कैसे बंद करें। रिक्वेस्ट बढ़ने के साथ आप एडवांस रूटिंग, ऑटोमेशन और रिपोर्टिंग जोड़ सकते हैं। एक सरल चालू हेल्प डेस्क उस जटिल हेल्प डेस्क से बेहतर है जिसे कोई फ़ॉलो नहीं करता।

यह चैप्टर पूरे मॉड्यूल की बातें जोड़ता है, जिनमें हेल्प डेस्क क्या है, हेल्प डेस्क सॉफ़्टवेयर और हेल्प डेस्क टिकटिंग सिस्टम कैसे काम करता है शामिल हैं। विस्तृत बिल्ड गाइड के लिए हमारा ब्लॉग टिकटिंग सिस्टम कैसे बनाएं पढ़ें।

अक्सर पूछे जाने वाले सवाल