बिज़नेस के लिए आउट-ऑफ़-ऑफ़िस ईमेल कैसे काम करते हैं?

आप अपना आउट-ऑफ़-ऑफ़िस जवाब सेट करते हैं, किसी कॉन्फ़्रेंस के लिए उड़ जाते हैं, और एक ब्योरा भूल जाते हैं: आपने बैकअप संपर्क का नाम नहीं दिया। बुधवार तक तीन क्लाइंट दो-दो बार लिख चुके हैं, बिना जवाब के और बिना यह जाने कि और किससे संपर्क करें। ऑटो रिप्लाई ने उन्हें बताया कि आप नहीं हैं। उसने यह नहीं बताया कि आगे क्या करें।

बिज़नेस के आउट-ऑफ़-ऑफ़िस ईमेल ऑटोमैटिक जवाब हैं जो आपके उपलब्ध न होने पर चालू होते हैं। वे उम्मीदें तय करते हैं, ईमेल जवाब के समय की अपेक्षाएँ के जवाब-समय के वादों की रक्षा करते हैं, और भेजने वालों को यह मान लेने से रोकते हैं कि आप उन्हें अनदेखा कर रहे हैं। ये एक ख़ास तरह के ऑटोरिस्पॉन्डर हैं, जैसा बिज़नेस ईमेल के लिए ऑटोरिस्पॉन्डर में बताया गया है।

आउट-ऑफ़-ऑफ़िस ईमेल क्या है?

आउट-ऑफ़-ऑफ़िस ईमेल एक ऑटोमैटिक जवाब है जो तब जाता है जब आपके "उपलब्ध नहीं" चिह्नित किए समय में कोई आपको ईमेल करता है। यह भेजने वाले को बताता है कि आप बाहर हैं, कब लौटने की उम्मीद है, और ज़रूरी मामलों को कौन देख सकता है। यह मार्केटिंग मैसेज नहीं है। यह एक शिष्टाचार है जो आपके ऑफ़लाइन रहने पर भी प्रोफ़ेशनलिज़्म बनाए रखता है।

ज़्यादातर ईमेल क्लाइंट और होस्टिंग अकाउंट में आउट-ऑफ़-ऑफ़िस या वेकेशन रिप्लाई की सेटिंग होती है। आप शुरू और खत्म की तारीख़ चुनते हैं, मैसेज लिखते हैं, और सिस्टम आपकी गैरमौजूदगी में हर भेजने वाले को एक बार भेजता है।

आउट-ऑफ़-ऑफ़िस ईमेल कैसे काम करते हैं?

जब चालू अवधि में आपके इनबॉक्स में नया मैसेज आता है, तो मेल सिस्टम जाँचता है कि क्या उसने उस भेजने वाले को पहले ही आउट-ऑफ़-ऑफ़िस जवाब भेजा है। अगर नहीं, तो वह आपका तय मैसेज भेजता है और डुप्लीकेट से बचने के लिए भेजने वाले को दर्ज कर लेता है। मौजूदा थ्रेड के जवाब आम तौर पर दूसरा आउट-ऑफ़-ऑफ़िस नहीं भेजवाते।

जवाब आपके सामान्य एड्रेस से जाता है, इसलिए उसमें वही डोमेन का भरोसा रहता है जो हाथ से भेजे मेल में होता है। यह डिलीवरेबिलिटी के लिए मायने रखता है, ख़ासकर अगर आपका ब्रांड पहले से SPF, DKIM और DMARC रिकॉर्ड के ऑथेंटिकेशन कदम अपनाता है।

बिज़नेस आउट-ऑफ़-ऑफ़िस मैसेज में क्या रखें

1. आपकी वापसी की तारीख़

कोई ख़ास तारीख़ या दायरा दें। "15 मार्च को वापस" "कुछ समय के लिए बाहर" से ज़्यादा साफ़ है।

2. जवाब की उम्मीदें

बताएँ कि आप लौटने के बाद जवाब देंगे, या ज़रूरी चीज़ों के लिए किसी सहकर्मी का नाम दें। यह कंट्रोल खोए बिना ईमेल डेलीगेट करें के डेलीगेशन विचारों से मेल खाता है।

3. दूसरा संपर्क

जब आपके लौटने से पहले किसी को मदद चाहिए, तब किसी साथी का ईमेल या कस्टमर सपोर्ट के लिए प्रोफ़ेशनल ईमेल का साझा सपोर्ट एड्रेस दें।

4. छोटी सी वजह (वैकल्पिक)

"छुट्टी पर" या "कॉन्फ़्रेंस में" काफ़ी है। निजी ब्योरे बताने की ज़रूरत नहीं।

लौटने वाले दिन ही आउट-ऑफ़-ऑफ़िस जवाब बंद कर दें। इसे एक हफ़्ता और चालू छोड़ना भेजने वालों को उलझाता है और इनबॉक्स की खराब आदतों का संकेत देता है। हर ब्रांड को कौन से ईमेल सीक्वेंस सेट करने चाहिए वाला अगला चैप्टर बताता है कि वेकेशन रिप्लाई के साथ और कौन से ऑटोमेटेड मैसेज चलाएँ।

अक्सर पूछे जाने वाले सवाल