ऑटोरिस्पॉन्डर क्या हैं और ये कैसे काम करते हैं?

शुक्रवार रात 9:02 बजे कोई प्रॉस्पेक्ट आपका कॉन्टैक्ट फ़ॉर्म भरता है। आप सोमवार तक ऑफ़लाइन हैं। ऑटोरिस्पॉन्डर के बिना उनका इनबॉक्स पूरे वीकेंड खाली रहता है। उसके साथ उन्हें सेकंडों में एक छोटा नोट मिल जाता है कि आपको मैसेज मिल गया है और पूरा जवाब कब आएगा।

बिज़नेस ईमेल के ऑटोरिस्पॉन्डर ईमेल ऑटोमेशन का सबसे सरल रूप हैं। ये किसी ख़ास घटना पर, जैसे आने वाला ईमेल या फ़ॉर्म सबमिशन, एक पहले से तय मैसेज भेजते हैं। ब्रांड को ईमेल ऑटोमेशन कब इस्तेमाल करना चाहिए से आप जान चुके हैं कि ऑटोमेशन कब सही रहता है। ऑटोरिस्पॉन्डर आम तौर पर वह पहला टूल होता है जो ब्रांड सेट करते हैं।

ऑटोरिस्पॉन्डर क्या है?

ऑटोरिस्पॉन्डर एक ऑटोमैटिक जवाब है जो ट्रिगर की शर्त पूरी होने पर बिना हाथ से कुछ किए जाता है। ट्रिगर किसी ख़ास एड्रेस पर आया ईमेल हो सकता है, आपकी साइट का फ़ॉर्म सबमिशन, या सब्जेक्ट लाइन का कोई कीवर्ड। जवाब में वह कंटेंट होता है जो आपने पहले से लिखा है।

ऑटोरिस्पॉन्डर पूरे ईमेल सीक्वेंस से अलग होते हैं। सीक्वेंस कई दिनों या हफ़्तों में कई मैसेज भेजता है। ऑटोरिस्पॉन्डर आम तौर पर हर ट्रिगर घटना पर एक मैसेज भेजता है। दोनों उस बड़े अभ्यास का हिस्सा हैं जो ब्रांड के लिए ईमेल ऑटोमेशन क्या है में बताया गया है।

ऑटोरिस्पॉन्डर कैसे काम करते हैं?

प्रोसेस के चार कदम हैं। पहला, आप ट्रिगर तय करते हैं, जैसे support@yourbrand.com पर आया मेल या आपके होमपेज का कॉन्टैक्ट फ़ॉर्म। दूसरा, आप जवाब का कंटेंट लिखते हैं, सब्जेक्ट लाइन और बॉडी समेत। तीसरा, आप अपनी ईमेल होस्टिंग या फ़ॉर्म सेटिंग में ऑटोरिस्पॉन्डर चालू करते हैं। चौथा, सिस्टम ट्रिगर पर नज़र रखता है और जवाब अपने आप भेज देता है।

जवाब उसी डोमेन एड्रेस से आना चाहिए जिस पर भेजने वाले ने संपर्क किया था, जो कस्टम डोमेन ईमेल एड्रेस क्या है से बने भरोसे को मज़बूत करता है। ईमेल सिग्नेचर में क्या शामिल करें के सिग्नेचर वाले हिस्से जोड़ें ताकि ऑटोमेटेड मैसेज आपके बाक़ी ब्रांड मेल जैसा दिखे।

ब्रांड के लिए ऑटोरिस्पॉन्डर के आम प्रकार

1. कॉन्टैक्ट फ़ॉर्म की पुष्टि

पावती देता है और जवाब की समय-सीमा बताता है। यह प्रोफ़ेशनल ईमेल और आपकी वेबसाइट से प्रकाशित फ़ॉर्म से जुड़ता है।

2. सामान्य इनबॉक्स ऑटोरिस्पॉन्डर

info@ या hello@ जैसे भूमिका वाले एड्रेस पर ईमेल करने वाले हर व्यक्ति को जवाब देता है। जब वॉल्यूम ज़्यादा हो और भेजने वालों को जल्दी पावती चाहिए, तब काम का है।

3. आउट-ऑफ़-ऑफ़िस ऑटोरिस्पॉन्डर

पहले से तय गैरमौजूदगी में चालू होता है। बिज़नेस के लिए आउट-ऑफ़-ऑफ़िस ईमेल वाला अलग चैप्टर समय, कंटेंट और इसे कब बंद करना है, यह बताता है।

एक ऑटोरिस्पॉन्डर से शुरू करें, उसे खुद टेस्ट करें, और किसी सहकर्मी से उसे ट्रिगर करवाएँ। ग्राहकों के देखने से पहले अटपटे शब्द ठीक कर लें। अगर आपकी टीम सफ़र करती है या पहले से तय छुट्टी लेती है, तो आउट-ऑफ़-ऑफ़िस मेल वाला अगला चैप्टर स्वाभाविक दूसरा कदम है।

अक्सर पूछे जाने वाले सवाल