वर्कफ़्लो ऑटोमेशन के उदाहरण

एक ही इनवॉइस को चार लोग छूते हैं, तब जाकर वह चुकाया जाता है। हर व्यक्ति एक स्टेप जोड़ता है, एक ईमेल भेजता है और जवाब का इंतज़ार करता है। जो दो दिन में होना चाहिए था, वह दो हफ़्ते खिंच जाता है। इस तरह की सुस्ती आपने पहले भी महसूस की होगी, भले ही आपकी अड़चन कोई और प्रोसेस रही हो। अच्छी बात यह है कि इन धीमे, हाथ वाले रास्तों के ज़्यादातर तेज़ ऑटोमेटेड वर्शन मौजूद हैं।

वर्कफ़्लो ऑटोमेशन के उदाहरण आपको खुद कुछ बनाने से पहले दिखाते हैं कि क्या मुमकिन है। अमूर्त परिभाषाओं के बजाय आपको ठोस फ़्लो मिलते हैं जिन्हें आप अपने बिज़नेस में चलता हुआ सोच सकते हैं। यहाँ पाँच आम ऑटोमेटेड वर्कफ़्लो उदाहरण हैं और हर एक समय कैसे बचाता है।

वर्कफ़्लो ऑटोमेशन के उदाहरण असल में कैसे दिखते हैं?

हर ऑटोमेटेड वर्कफ़्लो का बुनियादी ढाँचा एक जैसा होता है। कोई चीज़ फ़्लो को ट्रिगर करती है, स्टेप्स की एक सीरीज़ चलती है, और प्रोसेस एक साफ़ नतीजे पर ख़त्म होता है। नीचे के उदाहरण दिखाते हैं कि यह पैटर्न बिज़नेस के अलग-अलग हिस्सों में कैसे चलता है।

ये बड़ी कंपनियों के लिए रखे गए अनोखे सेटअप नहीं हैं। छोटे बिज़नेस रोज़ इन पाँचों के किसी न किसी रूप का इस्तेमाल करते हैं। फ़र्क़ बस इतना है कि स्टेप हाथ से चलते हैं या उन नियमों पर जो आपने एक बार सेट किए।

छोटे बिज़नेस के लिए वर्कफ़्लो ऑटोमेशन के पाँच उदाहरण

1. नए क्लाइंट की ऑनबोर्डिंग

क्लाइंट कॉन्ट्रैक्ट पर साइन करता है और ऑनबोर्डिंग फ़्लो शुरू हो जाता है। सिस्टम अगले स्टेप के साथ वेलकम ईमेल भेजता है, प्रोजेक्ट फ़ोल्डर बनाता है, आपकी टीम को सेटअप टास्क देता है और तीन दिन बाद का किकऑफ़ रिमाइंडर शेड्यूल करता है। कोई स्प्रेडशीट के बीच क्लाइंट की जानकारी कॉपी नहीं करता और वेलकम पैकेट भेजना कोई नहीं भूलता।

यह बिज़नेस प्रोसेस ऑटोमेशन का उदाहरण है, क्योंकि यह सेल्स और डिलीवरी के कई स्टेप जोड़ता है। हर नए क्लाइंट को वही अनुभव मिलता है, चाहे उस हफ़्ते आपकी टीम कितनी भी व्यस्त हो।

2. इनवॉइस अप्रूवल और पेमेंट

इनवॉइस सबमिट होता है और मंज़ूरी के लिए मैनेजर के पास जाता है। मंज़ूर होने पर वह पेमेंट शेड्यूल करने के लिए फ़ाइनेंस के पास जाता है। अस्वीकार होने पर भेजने वाले को कारण के साथ नोटिफ़िकेशन मिलता है। 48 घंटे में कोई कार्रवाई न हो तो रिमाइंडर अपने आप चल जाता है।

यह फ़्लो उन आगे-पीछे के ईमेल की जगह लेता है जो पेमेंट अटका देते हैं। डॉक्यूमेंट वर्कफ़्लो ऑटोमेशन रूटिंग संभालता है, ताकि सही व्यक्ति को सही फ़ाइल सही समय पर दिखे।

3. वेबसाइट फ़ॉर्म से सेल्स फ़ॉलो-अप

कोई विज़िटर आपकी वेबसाइट पर कॉन्टैक्ट फ़ॉर्म भरता है। कुछ ही सेकंड में उसे कन्फ़र्मेशन ईमेल मिलता है। आपके सेल्स कॉन्टैक्ट को लीड की जानकारी के साथ नोटिफ़िकेशन जाता है। अगले कार्यदिवस की ड्यू डेट के साथ फ़ॉलो-अप टास्क बन जाता है।

यह सबसे सीधे ऑटोमेटेड वर्कफ़्लो उदाहरणों में से एक है, और सबसे असरदार भी। सेल्स में स्पीड मायने रखती है, और तुरंत मिला जवाब उस जवाब से बेहतर है जो दो दिन बाद आता है क्योंकि किसी ने इनबॉक्स देखना भुला दिया।

4. कर्मचारी की छुट्टी की रिक्वेस्ट

कर्मचारी इंटरनल फ़ॉर्म से छुट्टी की रिक्वेस्ट भेजता है। सिस्टम उसकी बची हुई छुट्टियाँ जाँचता है, रिक्वेस्ट को उसके मैनेजर के पास भेजता है और मंज़ूर होने पर टीम कैलेंडर अपडेट करता है। HR को पेरोल रिकॉर्ड मिल जाता है, किसी को ईमेल फ़ॉरवर्ड किए बिना।

5. कस्टमर सपोर्ट टिकट रूटिंग

सपोर्ट रिक्वेस्ट आती है और फ़ॉर्म में चुने गए विषय के हिसाब से उसकी कैटेगरी तय होती है। बिलिंग के सवाल फ़ाइनेंस के पास जाते हैं। टेक्निकल समस्याएँ आपके सपोर्ट लीड के पास जाती हैं। ज़रूरी रिक्वेस्ट ऑन-कॉल व्यक्ति को तुरंत अलर्ट भेजती हैं। ग्राहक हाथ से फ़ॉरवर्ड किए बिना जल्दी सही व्यक्ति तक पहुँचते हैं।

अपने बिज़नेस के लिए सही उदाहरण कैसे चुनें

देखिए कि आपकी टीम का सबसे ज़्यादा समय दोहराए जाने वाले कोऑर्डिनेशन में कहाँ जाता है। अगर नए क्लाइंट छूट जाते हैं, तो ऑनबोर्डिंग से शुरू करें। अगर पेमेंट अटकते हैं, तो इनवॉइस अप्रूवल से शुरू करें। अगर लीड ठंडी पड़ जाती हैं, तो फ़ॉर्म फ़ॉलो-अप से शुरू करें। हर उदाहरण पहले हाथ से चलने वाला वर्कफ़्लो था, जिसे ऑटोमेशन जोड़ने से पहले स्टेप-दर-स्टेप मैप किया गया।

ये उदाहरण वर्कफ़्लो ऑटोमेशन के मुख्य विचार कवर करते हैं। अगला मॉड्यूल उन टूल को देखता है जो इन फ़्लो को बड़े स्तर पर बनाने और संभालने में मदद करते हैं। ऑटोमेट करने से पहले वर्कफ़्लो सेट करने के बारे में और जानना चाहें तो हमारा ब्लॉग वर्कफ़्लो सेट करने का महत्व पढ़ें।

अक्सर पूछे जाने वाले सवाल