बिज़नेस प्रोसेस ऑटोमेशन क्या है?

एक टीम हर नए क्लाइंट के साइन-अप पर चेकलिस्ट फ़ॉलो करती है। दूसरी टीम हर बार जुगाड़ करती है और उम्मीद करती है कि कुछ छूटे नहीं। छह महीने बाद पहली टीम ने चालीस क्लाइंट ऑनबोर्ड कर लिए, एक भी स्टेप छूटे बिना। दूसरी टीम अब भी पहले हफ़्ते की गलतियाँ सुधार रही है। इसी फ़ासले को बिज़नेस प्रोसेस ऑटोमेशन भरने के लिए बना है।

बिज़नेस प्रोसेस ऑटोमेशन का मतलब है दोहराए जाने वाले बिज़नेस प्रोसेस को कम से कम हाथ की मेहनत से चलाने के लिए टेक्नोलॉजी इस्तेमाल करना। यह किसी एक ईमेल या रिमाइंडर को ऑटोमेट करने से आगे जाता है। यह कई स्टेप, लोग और सिस्टम को एक ऐसे प्रोसेस में जोड़ता है जो हर बार एक ही तरह चलता है। यहाँ देखिए यह कैसे काम करता है और आपके ब्रांड के लिए क्यों मायने रखता है।

बिज़नेस प्रोसेस ऑटोमेशन क्या है?

बिज़नेस प्रोसेस ऑटोमेशन, जिसे अक्सर छोटे में प्रोसेस ऑटोमेशन कहते हैं, सॉफ़्टवेयर से बिज़नेस प्रोसेस के स्टेप शुरू से अंत तक संभालने का तरीक़ा है। बिज़नेस प्रोसेस कोई भी दोहराया जाने वाला क्रम है जिस पर आपकी कंपनी निर्भर है: नए कर्मचारी की ऑनबोर्डिंग, रिफ़ंड प्रोसेस करना, ऑर्डर पूरा करना या बजट रिक्वेस्ट मंज़ूर करना।

जहाँ वर्कफ़्लो ऑटोमेशन स्टेप्स की एक जुड़ी हुई सीरीज़ संभाल सकता है, वहीं बिज़नेस प्रोसेस ऑटोमेशन बड़ी तस्वीर देखता है। वह मैप करता है कि काम डिपार्टमेंट के बीच कैसे चलता है, कौन-से अप्रूवल चाहिए और एक स्टेज से अगली में कौन-सा डेटा जाना चाहिए। नतीजा ऐसा प्रोसेस है जो हर हैंडऑफ़ हाथ से कोऑर्डिनेट किए बिना एक जैसा चलता है।

बिज़नेस प्रोसेस ऑटोमेशन क्यों मायने रखता है?

ग्रोथ प्रोसेस की समस्याएँ जल्दी सामने ला देती है। जो तीन लोगों के साथ चलता था, वह दस लोगों पर टूट जाता है। काम दोहराए जाते हैं, अप्रूवल इनबॉक्स में अटके रहते हैं, और किसी को पता नहीं होता कि डॉक्यूमेंट का कौन-सा वर्शन ताज़ा है। बिज़नेस ऑटोमेशन आपको एक भरोसेमंद रास्ता देता है जो आपकी टीम के साथ बढ़ सकता है।

यह इसका रिकॉर्ड भी बनाता है कि क्या हुआ और कब। हर स्टेप निशान छोड़ता है: किसने क्या मंज़ूर किया, टास्क कब पूरा हुआ, रिक्वेस्ट कहाँ अटकी। यह दिखना आपको बॉटलनेक पहचानने और उन्हें ठीक करने में मदद करता है, इससे पहले कि वे आपके ग्राहक या कमाई का नुकसान करें।

बिज़नेस प्रोसेस ऑटोमेशन वर्कफ़्लो ऑटोमेशन से कैसे अलग है?

दोनों शब्द एक-दूसरे से मिलते हैं, पर इनका दायरा अलग है। वर्कफ़्लो ऑटोमेशन आम तौर पर आपके बिज़नेस के एक हिस्से में स्टेप्स का तय क्रम संभालता है। बिज़नेस प्रोसेस ऑटोमेशन शुरू से अंत तक के प्रोसेस कवर करता है, जो टीमों, टूल और अप्रूवल की परतों के पार जा सकते हैं।

इसे ऐसे समझिए। फ़ॉर्म सबमिशन के बाद फ़ॉलो-अप ईमेल ऑटोमेट करना वर्कफ़्लो ऑटोमेशन है। पूरी क्लाइंट ऑनबोर्डिंग ऑटोमेट करना, कॉन्ट्रैक्ट साइन से लेकर अकाउंट सेटअप और पहली चेक-इन तक, बिज़नेस प्रोसेस ऑटोमेशन है। दूसरे उदाहरण में ज़्यादा स्टेप, ज़्यादा लोग और ज़्यादा फ़ैसले के मौक़े होते हैं।

1. दायरा और जटिलता

बिज़नेस प्रोसेस ऑटोमेशन ऐसे प्रोसेस संभालता है जो कई विभागों में फैले हों। हायरिंग प्रोसेस HR, IT और हायरिंग मैनेजर, तीनों को छू सकता है। हर विभाग के अपने स्टेप होते हैं, पर प्रोसेस ऑटोमेशन उन्हें एक फ़्लो में बाँध देता है।

2. टूल और सेटअप

बिज़नेस प्रोसेस ऑटोमेशन सॉफ़्टवेयर जटिल प्रोसेस को मैप करने, चलाने और मॉनिटर करने के लिए बना होता है। इसमें अक्सर विज़ुअल प्रोसेस बिल्डर, अप्रूवल रूटिंग और रिपोर्टिंग डैशबोर्ड होते हैं। सीधे-सादे वर्कफ़्लो ऑटोमेशन उन अलग-अलग टूल के अंदर चल सकते हैं जो आप पहले से इस्तेमाल करते हैं।

3. गवर्नेंस और कंप्लायंस

जब किसी प्रोसेस को ख़ास नियम मानने हों, तो बिज़नेस प्रोसेस ऑटोमेशन उन्हें लागू करता है। ज़रूरी अप्रूवल छोड़े नहीं जा सकते। ऑडिट ट्रेल ठीक-ठीक दिखाती है कि किसने क्या किया। फ़ाइनेंस, HR और ऐसे हर क्षेत्र में यह कंट्रोल मायने रखता है जहाँ एकरूपता वैकल्पिक नहीं है।

बिज़नेस प्रोसेस ऑटोमेशन समझ लेने के बाद उसे काम करते देखना आसान हो जाता है। अगला चैप्टर असली वर्कफ़्लो ऑटोमेशन के उदाहरण दिखाता है जिन्हें आप अपने बिज़नेस के हिसाब से ढाल सकते हैं। ऑटोमेट करने से पहले स्ट्रक्चर्ड प्रोसेस क्यों मायने रखते हैं, इस पर और गहराई से जानना चाहें तो हमारा ब्लॉग वर्कफ़्लो सेट करने का महत्व पढ़ें।

अक्सर पूछे जाने वाले सवाल