एक हफ़्ते में चार नो-शो से एक क्लिनिक का लगभग आठ सौ डॉलर का चेयर टाइम बेकार गया। हाथ से लिखे रिमाइंडर कॉल की जगह एक ऑटोमेटेड टेम्पलेट लगाने के बाद यह संख्या घटकर एक रह गई। मैसेज ज़्यादा समझदार नहीं हुआ। वह एक जैसा हो गया।
अपॉइंटमेंट रिमाइंडर टेम्पलेट पहले से लिखा हुआ मैसेज है, जिसे आपका सिस्टम हर बुकिंग के लिए अपने आप भरता है। हर बार नया टेक्स्ट लिखने की जगह आप ढांचा एक बार तय करते हैं और बदलने वाली जानकारी प्लेसहोल्डर संभाल लेते हैं। अपॉइंटमेंट रिमाइंडर ईमेल टेम्पलेट में तैयारी की लंबी सूची रह सकती है। टेक्स्ट टेम्पलेट छोटे रहते हैं। आगे देखिए कि रिमाइंडर मैसेज के ऐसे टेम्पलेट कैसे बनाएं जिन्हें आपकी टीम महीनों इस्तेमाल करे।
अपॉइंटमेंट रिमाइंडर टेम्पलेट में क्या होता है
हर टेम्पलेट में तय टेक्स्ट और बदलने वाले फ़ील्ड चाहिए। तय टेक्स्ट में आपके बिज़नेस का नाम, लहजा और पॉलिसी का सार आता है। बदलने वाले फ़ील्ड बुकिंग रिकॉर्ड से ग्राहक का नाम, अपॉइंटमेंट की तारीख, समय, सर्विस, प्रोवाइडर और जगह उठाते हैं।
ईमेल टेम्पलेट में सब्जेक्ट लाइन मायने रखती है। रिमाइंडर: मंगलवार, 12 मार्च को आपकी विज़िट जैसे अपॉइंटमेंट रिमाइंडर ईमेल सब्जेक्ट आने वाली अपॉइंटमेंट जैसी धुंधली लाइनों से बेहतर चलते हैं।
बॉडी का ढांचा वैसा हो जैसे ग्राहक मैसेज स्कैन करते हैं। पहले ज़रूरी बातें, फिर कार्रवाई, आखिर में बारीक अक्षर। SMS वाले संस्करणों के लिए वही लेआउट रखें जो अपॉइंटमेंट रिमाइंडर टेक्स्ट मैसेज कैसे लिखें में सीखा था।
अलग-अलग चैनल के लिए टेम्पलेट कैसे बनाएं
ईमेल टेम्पलेट में हेडिंग, बुलेट वाली तैयारी की सूची और कैलेंडर अटैचमेंट आ सकते हैं। इन्हें नए मरीज़ों के निर्देश, फ़ॉर्म के लिंक और पार्किंग की जानकारी के लिए इस्तेमाल करें।
SMS टेम्पलेट सब कुछ घटाकर एक स्क्रीन में ले आते हैं। हर मुख्य सर्विस के लिए अक्सर एक अपॉइंटमेंट रिमाइंडर टेम्पलेट काफ़ी होता है। जब तैयारी के कदम अलग हों, तब नए और पुराने ग्राहकों के लिए अलग टेम्पलेट रखें।
समय के हिसाब से वैरिएंट भी काम आते हैं। सात दिन वाला टेम्पलेट तैयारी पर ध्यान दे सकता है। चौबीस घंटे वाला कन्फ़र्म या रीशेड्यूल पर। उसी दिन वाला टेम्पलेट पते के साथ छोटा सा इशारा हो।
लाइव करने से पहले प्लेसहोल्डर को असली नमूना डेटा से टेस्ट करें। बिगड़ा हुआ तारीख का फ़ॉर्मैट या गायब प्रोवाइडर का नाम भरोसा तेज़ी से घटाता है।
टेम्पलेट को समय के साथ सही कैसे रखें
हर तिमाही टेम्पलेट की समीक्षा के लिए एक व्यक्ति तय करें। फ़ोन नंबर, पते और पॉलिसी की समय-सीमा बदलते रहते हैं। पुराने टेम्पलेट से टेम्पलेट न होने से भी ज़्यादा उलझन होती है।
जब कई स्टाफ़ टेक्स्ट बदलते हैं, तब वर्ज़न कंट्रोल मदद करता है। आपके सॉफ़्टवेयर में औपचारिक वर्ज़निंग न हो, तब भी किसी इंटरनल डॉक में आखिरी समीक्षा की तारीख लिख दें।
टेम्पलेट उस ऑटोमेशन से जुड़ते हैं जिसकी चर्चा ऑटोमेटेड अपॉइंटमेंट रिमाइंडर सिस्टम क्या है में है। वे सेटअप मॉड्यूल के बुकिंग कन्फ़र्मेशन ईमेल कैसे बनाएं के कन्फ़र्मेशन मैसेज के साथ भी जोड़ी बनाते हैं।
अक्सर पूछे जाने वाले सवाल
मुझे कितने अपॉइंटमेंट रिमाइंडर टेम्पलेट चाहिए?
अपनी सबसे आम विज़िट के लिए एक ईमेल और एक SMS टेम्पलेट से शुरू करें। जब सर्विस के बीच तैयारी या पॉलिसी में सचमुच फ़र्क़ हो, तब वैरिएंट जोड़ें। बहुत ज़्यादा टेम्पलेट रखरखाव का काम बढ़ाते हैं और ग्राहकों को बेहतर नतीजा नहीं देते।
हर टेम्पलेट में कौन से प्लेसहोल्डर होने चाहिए?
ग्राहक का पहला नाम, अपॉइंटमेंट की तारीख, समय, सर्विस का नाम, जगह या लिंक और बिज़नेस का संपर्क नंबर ज़्यादातर मामलों के लिए काफ़ी हैं। जब ग्राहक किसी खास स्टाफ़ को चुनते हैं तब प्रोवाइडर का नाम काम आता है। इंश्योरेंस या इंटेक के लिंक सिर्फ़ ईमेल टेम्पलेट में जोड़ें, जहां संदर्भ के लिए जगह होती है।
क्या रिमाइंडर और कन्फ़र्मेशन के लिए एक ही टेम्पलेट दोबारा इस्तेमाल कर सकता हूं?
कन्फ़र्मेशन को बुकिंग का स्वागत करना चाहिए और अपेक्षाएं तय करनी चाहिए। रिमाइंडर विज़िट के दिन के क़रीब जानकारी दोहराते हैं। साझा शब्द ठीक हैं, लेकिन हर मैसेज का मकसद और सब्जेक्ट लाइन अलग हो, ताकि ग्राहक समझें कि आप दोबारा क्यों लिख रहे हैं।
बुकिंग सेटअप में टेम्पलेट कहां रहते हैं?
टेम्पलेट आमतौर पर बुकिंग इवेंट से जुड़े आपके शेड्यूलिंग या मैसेजिंग कॉन्फ़िगरेशन के अंदर रहते हैं। WEMASY के वेबसाइट बिल्डर से आप अपनी वेबसाइट बना सकते हैं और उस पर बुकिंग पेज रख सकते हैं।
क्या टेम्पलेट में नो-शो फ़ीस का साफ़ ज़िक्र होना चाहिए?
कैंसलेशन की समय-सीमा और फ़ीस पर एक सादा वाक्य काफ़ी है। टेम्पलेट की भाषा को अपनी साइट की औपचारिक नो-शो पॉलिसी के साथ जोड़ें, ताकि ग्राहकों को हर चैनल पर एक जैसे नियम दिखें।
रिमाइंडर टेम्पलेट के बारे में आगे क्या पढ़ना चाहिए?
किसी अलग टूल से टेम्पलेट भेजने के लिए अपॉइंटमेंट रिमाइंडर ऐप का इस्तेमाल कैसे करें देखें। फिर भेजने के वर्कफ़्लो के लिए अपॉइंटमेंट रिमाइंडर टेक्स्ट मैसेज कैसे भेजें पढ़ें।