सिर्फ़ खाली स्लॉट पता करने में आपका फ़्रंट डेस्क कितने फ़ोन कॉल संभालता है? जब लाइन व्यस्त हो और कोई मरीज़ हार मान ले, तब क्या होता है? उस ग्राहक का क्या जिसे शाम का स्लॉट चाहिए पर वह कॉल करने की सोचता ही आपके लंच की भीड़ में है?
ऑनलाइन अपॉइंटमेंट शेड्यूलिंग इन कमियों का जवाब है। ग्राहक आपकी साइट पर खाली समय देखते हैं, अपने लिए ठीक वाला चुनते हैं और कन्फ़र्मेशन अपने आप पाते हैं। चाहे आप मेडिकल प्रैक्टिस चलाएं या सर्विस बिज़नेस, सेटअप के मूल कदम वही हैं। डॉक्टर, थेरेपिस्ट, कंसल्टेंट और ऐसे ही अपॉइंटमेंट वाले काम के लिए अपॉइंटमेंट शेड्यूलिंग सॉफ़्टवेयर कैसे कॉन्फ़िगर करें, यह नीचे है।
ऑनलाइन अपॉइंटमेंट शेड्यूलिंग के लिए क्या चाहिए
हर शेड्यूलिंग सेटअप को तीन परतें चाहिए: सर्विस, प्रोवाइडर और उपलब्धता। सर्विस तय करती हैं कि क्या बुक हो सकता है और हर विज़िट कितनी लंबी है। प्रोवाइडर वे लोग या कमरे हैं जिनसे वे सर्विस जुड़ी हैं। उपलब्धता के नियम तय करते हैं कि हर प्रोवाइडर कब बुकिंग लेता है।
तीनों मेल न खाएं तो फ़्लो टूटता है। 15 मिनट के स्लॉट वाले कैलेंडर पर 30 मिनट की सर्विस खाली अंतर पैदा करती है। जिस दिन प्रोवाइडर काम नहीं करता उस दिन उसे उपलब्ध दिखाने से हाथ से कैंसलेशन करने पड़ते हैं।
अपॉइंटमेंट बाकी रिज़र्वेशन प्रकारों से कैसे अलग हैं, इसकी पृष्ठभूमि के लिए अपॉइंटमेंट शेड्यूलिंग क्या है और रिज़र्वेशन और अपॉइंटमेंट में फ़र्क़ पढ़ें।
ऑनलाइन अपॉइंटमेंट शेड्यूलिंग कदम दर कदम कैसे सेट करें
पहला कदम: अपने अपॉइंटमेंट के प्रकार लिखें। नए मरीज़ की विज़िट, फ़ॉलो-अप, कंसल्टेशन और प्रोसीजर, हर एक की अपनी अवधि और बफ़र टाइम होता है। अपॉइंटमेंट के बीच का बफ़र टाइम स्टाफ को कमरे रीसेट करने और रिकॉर्ड अपडेट करने की गुंजाइश देता है।
दूसरा कदम: प्रोवाइडर तय करें। हर सर्विस को उन स्टाफ सदस्यों से जोड़ें जो उसे देते हैं। अकेले काम करने वाले प्रैक्टिशनर का एक ही प्रोवाइडर होता है। ग्रुप प्रैक्टिस मरीज़ों को डॉक्टर चुनने दे सकती हैं या उपलब्धता के आधार पर अपने आप सौंप सकती हैं।
तीसरा कदम: काम के घंटे और अपवाद सेट करें। हफ़्ते के सामान्य घंटे तय करें, फिर छुट्टियां, वेकेशन ब्लॉक और लंच ब्रेक जोड़ें। ब्लॉक किया समय सार्वजनिक कैलेंडर से तुरंत गायब हो जाना चाहिए।
चौथा कदम: बुकिंग के नियम तय करें। तय करें कि ग्राहक कितने आगे तक बुक कर सकते हैं, उसी दिन की बुकिंग की इजाज़त है या नहीं और कन्फ़र्मेशन से पहले इनटेक फ़ॉर्म चाहिए या नहीं। पहली बार की बुकिंग सरल रखें और स्लॉट रुकने के बाद विस्तार से इनटेक लें।
पांचवां कदम: अपनी वेबसाइट जोड़ें। बुकिंग पेज या विजेट जोड़ें ताकि ग्राहक आपके अपने डोमेन से आपके शेड्यूल तक पहुंचें। वेबसाइट वाला पक्ष बुकिंग पेज बनाना और बुकिंग कैलेंडर जोड़ना चैप्टर में है।
नियम वाली और क्लिनिकल जगहों के लिए अपॉइंटमेंट शेड्यूलिंग
मेडिकल और वेलनेस प्रैक्टिस पर अतिरिक्त ज़रूरतें होती हैं। इनटेक फ़ॉर्म में स्वास्थ्य इतिहास के फ़ील्ड हो सकते हैं। कन्फ़र्मेशन संदेशों में तैयारी के निर्देश होने चाहिए। प्राइवेसी पॉलिसी में बताना होगा कि मरीज़ का डेटा कैसे रखा जाता है।
जहां संभव हो, संवेदनशील स्वास्थ्य जानकारी साधारण कन्फ़र्मेशन ईमेल में न रखें। अपॉइंटमेंट की आम जानकारी ईमेल से भेजें और संवेदनशील जानकारी कन्फ़र्मेशन से जुड़े सुरक्षित इनटेक पोर्टल से लें।
फ़्रंट डेस्क स्टाफ को फ़ोन बुकिंग के लिए भी वही सिस्टम इस्तेमाल करने की ट्रेनिंग दें। जो शेड्यूल कागज़ और सॉफ़्टवेयर में बंटा हो, वहीं से डबल बुकिंग शुरू होती है। हर चैनल को एक ही कैलेंडर में लिखना चाहिए।
ऑनलाइन आने के पहले महीने के बाद नो-शो रेट देखें। अगर वह ऊंची है, तो कन्फ़र्मेशन सेटिंग कसें और रिमाइंडर संदेश लगाएं। इस किताब का आगे वाला अपॉइंटमेंट शेड्यूलिंग मॉड्यूल रिमाइंडर को विस्तार से बताता है।
शेड्यूलिंग सेट होने के बाद ध्यान इस पर दें कि ग्राहक को बुक करने के बाद क्या मिलता है। अगला चैप्टर बुकिंग कन्फ़र्मेशन ईमेल कैसे बनाएं उस संवाद की परत शुरू करता है।
अक्सर पूछे जाने वाले सवाल
क्या मरीज़ किसी खास प्रोवाइडर को चुने बिना ऑनलाइन बुक कर सकते हैं?
कई सिस्टम “अगला उपलब्ध” विकल्प देते हैं, जो उस सर्विस के लिए योग्य पहले खाली प्रोवाइडर को सौंप देता है। यह अर्जेंट केयर और आम कंसल्टेशन के लिए अच्छा चलता है। विशेषज्ञ केयर में अक्सर प्रोवाइडर साफ़ चुनना पड़ता है।
क्या नए और लौटने वाले मरीज़ों को अलग बुकिंग फ़्लो दिखने चाहिए?
अलग फ़्लो रुकावट घटाते हैं। लौटने वाले मरीज़ वे इनटेक फ़ील्ड छोड़ देते हैं जो आपके पास पहले से हैं। नए मरीज़ लंबा फ़ॉर्म भरते हैं या बुकिंग के बाद विज़िट से पहले का इनटेक लिंक पाते हैं। क्लाइंट इनटेक फ़ॉर्म चैप्टर नए ग्राहकों के लिए फ़ॉर्म डिज़ाइन बताता है।
मैं अपनी प्रैक्टिस की वेबसाइट पर ऑनलाइन शेड्यूलिंग कैसे सेट करूं?
अपने शेड्यूलिंग सिस्टम से जुड़ा बुकिंग पेज जोड़ें और उसे अपने मुख्य नेविगेशन से लिंक करें। अपनी वेबसाइट बनाने के लिए वेबसाइट बिल्डर देख सकते हैं।
ऑनलाइन बुकिंग के लिए कितना पहले का समय अनिवार्य करूं?
उसी दिन की बुकिंग उन सर्विस के लिए ठीक है जहां वॉक-इन चलते हैं। मेडिकल प्रैक्टिस अक्सर 24 घंटे मांगती हैं, ताकि स्टाफ चार्ट तैयार कर सके। सर्जरी या लैब अपॉइंटमेंट को 48 से 72 घंटे चाहिए हो सकते हैं। लीड टाइम को अपनी तैयारी की ज़रूरत से मिलाएं।
क्या मैं ऑनलाइन बुकिंग को कुछ बीमा प्रकारों या ग्राहक श्रेणियों तक सीमित कर सकता हूं?
कुछ सिस्टम फ़्लो की शुरुआत में पात्रता के सवाल पूछ सकते हैं। जो ग्राहक पात्र नहीं होते, उन्हें कॉल करने का संदेश दिखता है। इससे वे बुकिंग रुकती हैं जिन्हें आपकी प्रैक्टिस पूरा नहीं कर सकती और फ़्रंट डेस्क का दोबारा काम घटता है।
ऑनलाइन शेड्यूलिंग मेरे मौजूदा कैलेंडर से कैसे जुड़ती है?
ज़्यादातर शेड्यूलिंग टूल आम कैलेंडर ऐप से एक तरफ़ा या दो तरफ़ा इंटीग्रेशन से सिंक होते हैं। दो तरफ़ा सिंक आपके निजी अपॉइंटमेंट को ऑनलाइन उपलब्ध दिखने से रोकता है। अचानक टकराव से बचने के लिए लाइव जाने से पहले सिंक की दिशा टेस्ट करें।