सोमवार की सुबह आपकी रिसेप्शनिस्ट ने बुधवार की विज़िट वाले हर मरीज़ को कॉल करने की योजना बनाई थी। दोपहर तक वेटिंग रूम भर गया और तीन रिमाइंडर कॉल हुए ही नहीं। उनमें से दो मरीज़ नहीं आए। स्टाफ़ ने कुछ गलत नहीं किया। प्रक्रिया ही गलत थी।
ऑटोमेटेड अपॉइंटमेंट रिमाइंडर सिस्टम इस रुकावट को ठीक करता है। ऑटोमैटिक अपॉइंटमेंट रिमाइंडर स्टाफ़ की याददाश्त की जगह कैलेंडर के इवेंट से शुरू होते हैं। बुकिंग आते ही सिस्टम आपके चुने अंतराल पर SMS या ईमेल तय कर देता है। ऑटोमेटेड शेड्यूलिंग रिमाइंडर ग्राहक के रीशेड्यूल करने पर अपने आप बदल जाते हैं। आगे देखिए कि यह ऑटोमेशन कैसे काम करता है और आपकी बुकिंग व्यवस्था में कहां फ़िट होता है।
ऑटोमेटेड अपॉइंटमेंट रिमाइंडर सिस्टम क्या है?
ऑटोमेटेड अपॉइंटमेंट रिमाइंडर सिस्टम आपके अपॉइंटमेंट कैलेंडर से जुड़ा नियमों का इंजन है। नियम तय करते हैं कि मैसेज कब जाएं, कौन सा टेम्पलेट इस्तेमाल हो और कौन सा चैनल पसंद किया जाए।
ऑटोमैटिक अपॉइंटमेंट रिमाइंडर रोज़ स्टाफ़ के कुछ किए बिना चलते हैं। कन्फ़र्मेशन बुकिंग के तुरंत बाद जा सकते हैं। फ़ॉलो-अप रिमाइंडर विज़िट से चौबीस या अड़तालीस घंटे पहले जाते हैं।
अपॉइंटमेंट रद्द होने पर सिस्टम मैसेज भी रोक देता है। इससे उस विज़िट का शर्मनाक टेक्स्ट नहीं जाता जिसे ग्राहक पहले ही हटा चुका है।
ऑटोमेटेड रिमाइंडर हाथ वाले रिमाइंडर से कैसे अलग हैं
हाथ वाले रिमाइंडर स्टाफ़ के खाली समय पर निर्भर होते हैं। व्यस्त दिनों में कम प्राथमिकता वाले कॉल छूट जाते हैं। ऑटोमेशन हर बुकिंग को बराबर मानता है।
ऑटोमेशन एक जैसे शब्द देता है। ग्राहकों को हर बार वही साफ़ जानकारी मिलती है, जिससे जगह या तैयारी के कदमों को लेकर उलझन घटती है।
रिपोर्टिंग संभव हो जाती है। किसे कॉल गया इसका अंदाज़ा लगाने की जगह आप भेजे गए मैसेज की गिनती, कन्फ़र्म रेट और विफल डिलीवरी एक जगह देखते हैं।
कीमती या जटिल मामलों में हाथ से संपर्क की भूमिका अब भी है। ऑटोमेशन रोज़ की परत संभालता है ताकि स्टाफ़ अपवादों पर ध्यान दे।
ऑटोमेटेड रिमाइंडर वर्कफ़्लो कैसे बनाएं
अपॉइंटमेंट रिमाइंडर टेम्पलेट कैसे बनाएं के टेम्पलेट से शुरू करें। अच्छे शब्दों के बिना ऑटोमेशन बस खराब मैसेज तेज़ी से भेजता है।
हर बुकिंग चैनल को एक कैलेंडर से जोड़ें। वेबसाइट, फ़ोन और वॉक-इन बुकिंग सभी से एक जैसे ट्रिगर इवेंट बनने चाहिए। ऑनलाइन अपॉइंटमेंट शेड्यूलिंग कैसे सेट अप करें की एकीकृत शेड्यूलिंग इस तालमेल में मदद करती है।
आगे बढ़ाने के रास्ते तय करें। अगर ग्राहक दो रिमाइंडर के बाद भी कन्फ़र्म न करे, तो चौथा एक जैसा टेक्स्ट भेजने की जगह बुकिंग को स्टाफ़ के फ़ॉलो-अप के लिए चिह्नित करें।
हर महीने प्रदर्शन देखें। भेजने का समय कुछ घंटे खिसकाने से कभी-कभी टेम्पलेट दोबारा लिखने से ज़्यादा कन्फ़र्म रेट सुधरती है।
जिन हेल्थकेयर टीमों की प्राइवेसी ज़रूरतें सख्त हैं, वे इंडस्ट्री की खास बातों के लिए अगला मरीज़ अपॉइंटमेंट रिमाइंडर सिस्टम क्या है पढ़ें।
अक्सर पूछे जाने वाले सवाल
क्या ऑटोमेटेड अपॉइंटमेंट रिमाइंडर सिस्टम सारे फ़ोन कॉल की जगह ले लेता है?
ऑटोमेशन ज़्यादातर बुकिंग के मानक रिमाइंडर संभालता है। जिन विज़िट में खास तालमेल चाहिए, जैसे सर्जरी की तैयारी या सुगम पहुंच की व्यवस्था, उनमें स्टाफ़ को अब भी कॉल करना चाहिए। मकसद फ़ोन का समय खाली करना है, इंसानी संपर्क पूरी तरह हटाना नहीं।
क्या मैं ऑटोमेटेड रिमाइंडर को सर्विस के प्रकार के हिसाब से बदल सकता हूं?
अच्छे सिस्टम सर्विस, प्रोवाइडर या ग्राहक के प्रकार के आधार पर अलग टेम्पलेट भेजते हैं। नए मरीज़ की सफ़ाई और रूटीन फ़ॉलो-अप में अगर तैयारी के कदम अलग हैं, तो उनका मैसेज एक जैसा नहीं होना चाहिए।
अगर ऑटोमेटेड शेड्यूलिंग रिमाइंडर भेजे न जा सकें तो क्या होता है?
डिलीवरी लॉग में वे विफलताएं दिखती हैं जो गलत नंबर, कैरियर की रोक या टेम्पलेट की गलतियों से होती हैं। ज़्यादा विफलता रेट पर अलर्ट सेट करें ताकि स्टाफ़ विज़िट के दिन से पहले समस्या पकड़ ले। रीट्राई लॉजिक कैरियर की अस्थायी देरी में मदद करता है।
ऑटोमेटेड रिमाइंडर वर्कफ़्लो में WEMASY कहां फ़िट होता है?
वेबसाइट की बुकिंग को आपके शेड्यूलिंग कैलेंडर तक भरोसेमंद रास्ता चाहिए। WEMASY के वेबसाइट बिल्डर से आप अपनी वेबसाइट बना सकते हैं और उस पर बुकिंग पेज रख सकते हैं।
क्या ऑटोमेटेड रिमाइंडर मार्केटिंग टेक्स्ट कैंपेन जैसे ही हैं?
मौजूदा अपॉइंटमेंट के बारे में काम के रिमाइंडर का मकसद प्रचार वाले मैसेज से अलग है। सहमति और ऑप्ट-आउट के नियम भी अलग हैं। नियमों के पालन और ग्राहकों की नाराज़गी से बचने के लिए रिमाइंडर की श्रृंखला को मार्केटिंग सूचियों से अलग रखें।
ऑटोमेटेड रिमाइंडर के बारे में आगे क्या पढ़ना चाहिए?
टूल सेटअप के लिए अपॉइंटमेंट रिमाइंडर ऐप का इस्तेमाल कैसे करें देखें। अगर आपने अब तक बिज़नेस की वजह नहीं समझी है, तो अपॉइंटमेंट रिमाइंडर नो-शो कैसे घटाते हैं पढ़ें।