अपॉइंटमेंट कन्फ़र्मेशन ईमेल कैसे बनाएं

जिन ग्राहकों को बुकिंग के पांच मिनट के अंदर साफ़ कन्फ़र्मेशन मिलता है, उनमें से तिहत्तर प्रतिशत समय पर आते हैं। यह आंकड़ा उन सर्विस बिज़नेस से है जिन्होंने अपने कन्फ़र्मेशन ईमेल कसने से पहले और बाद के नो-शो गिने। जिन्होंने कुछ भी भेजने के लिए विज़िट से एक दिन पहले तक इंतज़ार किया, उनके नतीजे कहीं कमज़ोर रहे।

अपॉइंटमेंट कन्फ़र्मेशन ईमेल बुकिंग का पहला आधिकारिक रिकॉर्ड है। ग्राहक के स्लॉट चुनते ही वह इनबॉक्स में पहुंचता है और रिमाइंडर मैसेज के आने से पहले अपेक्षाएं तय करता है। अच्छे अपॉइंटमेंट कन्फ़र्मेशन ईमेल टेम्पलेट में तारीख, समय, जगह, तैयारी के कदम और कैंसलेशन के नियम सादी भाषा में होते हैं। आगे देखिए कि अपॉइंटमेंट बुकिंग कन्फ़र्मेशन ईमेल की ऐसी सामग्री कैसे बनाएं जो घबराहट और नो-शो घटाए।

अपॉइंटमेंट कन्फ़र्मेशन ईमेल में क्या होना चाहिए

सब्जेक्ट लाइन मकसद साफ़ बताए। कन्फ़र्म: मंगलवार, 8 अप्रैल को आपकी अपॉइंटमेंट, धुंधले आपकी बुकिंग हो गई से बेहतर है।

शुरुआती पंक्ति ग्राहक का धन्यवाद करे और मुख्य जानकारी दोहराए। नाम, सर्विस, प्रोवाइडर, तारीख, समय और पता या वीडियो लिंक सबसे ऊपर दिखने चाहिए।

तैयारी वाला हिस्सा बताए कि क्या लाना है, कितनी जल्दी आना है और पहले कौन से फ़ॉर्म भरने हैं। संवेदनशील जानकारी ईमेल की बॉडी में डालने की जगह इंटेक फ़ॉर्म का लिंक दें।

पॉलिसी वाला हिस्सा कैंसलेशन की समय-सीमा, रीशेड्यूल के विकल्प और नो-शो फ़ीस दो-तीन वाक्यों में बताए। बुकिंग के बाद ग्राहक को नियम ढूंढने के लिए आपकी वेबसाइट न खंगालनी पड़े।

कैलेंडर अटैचमेंट या ऐड-टू-कैलेंडर बटन ग्राहक को विज़िट तुरंत अपने निजी शेड्यूल में सहेजने में मदद करता है।

अपॉइंटमेंट कन्फ़र्मेशन ईमेल टेम्पलेट कैसे बनाएं

बदलने वाले फ़ील्ड के प्लेसहोल्डर वाला एक मास्टर टेम्पलेट लिखें। ग्राहक का नाम, सर्विस, प्रोवाइडर, तारीख, समय और जगह बुकिंग रिकॉर्ड से अपने आप भरने चाहिए।

नए और लौटने वाले ग्राहकों के लिए वैरिएंट बनाएं। नए ग्राहकों को पार्किंग का रास्ता और इंटेक के लिंक चाहिए। लौटने वाले ग्राहकों के लिए छोटा मैसेज काफ़ी है।

लहजा अपने ब्रांड से मिलाएं। बच्चों के क्लिनिक की आवाज़ किसी कॉर्पोरेट कंसल्टिंग फ़र्म से अलग होगी, पर दोनों को चतुराई से ज़्यादा साफ़ रहना चाहिए।

मोबाइल पर रेंडरिंग टेस्ट करें। ज़्यादातर ग्राहक कन्फ़र्मेशन ईमेल पहले फ़ोन पर खोलते हैं। एक कॉलम का लेआउट और लिंक के लिए बड़े टैप के हिस्से मायने रखते हैं।

कन्फ़र्मेशन रिमाइंडर से कैसे जुड़ते हैं

कन्फ़र्मेशन कार्रवाई के तुरंत बाद बताता है कि मैंने क्या बुक किया। रिमाइंडर वही बातें विज़िट के दिन के करीब दोहराते हैं। हर पैराग्राफ़ दोहराएं नहीं। कन्फ़र्मेशन लंबे हो सकते हैं। रिमाइंडर छोटे रहें।

सेटअप मॉड्यूल में जुड़े वर्कफ़्लो अपॉइंटमेंट कन्फ़र्मेशन ईमेल कैसे सेट अप करें और बुकिंग कन्फ़र्मेशन ईमेल कैसे बनाएं में हैं। इस मॉड्यूल के रिमाइंडर वाले अध्याय फ़ॉलो-अप की श्रृंखला आगे बढ़ाते हैं।

कन्फ़र्मेशन चलने लगे तो अपॉइंटमेंट रिमाइंडर टेम्पलेट से समयबद्ध रिमाइंडर सेट करें, ताकि ग्राहक को बुकिंग के समय और पहुंचने से पहले दोबारा आपकी खबर मिले।

अक्सर पूछे जाने वाले सवाल