आपके ग्राहकों को हर इनवॉइस, ऑर्डर अपडेट या सपोर्ट टिकट की स्थिति के लिए आपको ईमेल नहीं करना चाहिए। वे एक ऐसी जगह चाहते हैं जहां लॉग इन करके अपनी हिस्ट्री देखें और अपनी सुविधा से काम करें।
वह जगह कस्टमर पोर्टल है। यह आपकी वेबसाइट का एक सुरक्षित, लॉगिन से सुरक्षित हिस्सा है जहां ग्राहक आपके ब्रांड से अपना रिश्ता संभालते हैं। ऑर्डर देखें, दस्तावेज़ डाउनलोड करें, अकाउंट की जानकारी बदलें और बिना ईमेल भेजे और इंतज़ार किए सपोर्ट रिक्वेस्ट खोलें। नीचे बताया गया है कि कस्टमर पोर्टल क्या है, हेल्प सेंटर से कैसे अलग है और आपका बिज़नेस इसके लिए कब तैयार है।
कस्टमर पोर्टल क्या है?
कस्टमर पोर्टल एक सुरक्षित ऑनलाइन जगह है जहां मौजूदा ग्राहक लॉग इन करके अपने अकाउंट की जानकारी और सेवाओं तक पहुंचते हैं। पब्लिक हेल्प सेंटर के उलट, पोर्टल हर ग्राहक का अपना डेटा दिखाता है: उसके ऑर्डर, इनवॉइस, सपोर्ट टिकट और सब्सक्रिप्शन की जानकारी।
क्लाइंट पोर्टल सर्विस बिज़नेस के लिए यही काम करता है। फ़्रीलांसर, एजेंसी और कंसल्टेंट पोर्टल से प्रोजेक्ट की फ़ाइलें साझा करते हैं, डिलीवरी मंज़ूर करवाते हैं और बिखरे हुए ईमेल थ्रेड की जगह एक ट्रैक की जाने वाली जगह में क्लाइंट से बात करते हैं।
कस्टमर पोर्टल सॉफ़्टवेयर लॉगिन सिस्टम, डेटा डैशबोर्ड और आपके बिलिंग व सपोर्ट टूल के इंटीग्रेशन से ये अनुभव चलाता है। पोर्टल वह केंद्र बन जाता है जहां ग्राहक आपके ब्रांड से अपना चालू रिश्ता संभालते हैं।
कस्टमर पोर्टल में आमतौर पर क्या होता है?
ज़्यादातर पोर्टल अकाउंट मैनेजमेंट को सेल्फ़-सर्विस सपोर्ट के साथ जोड़ते हैं। ग्राहक आपसे संपर्क किए बिना अपनी संपर्क जानकारी अपडेट करते हैं, पासवर्ड बदलते हैं और नोटिफ़िकेशन की पसंद संभालते हैं।
ऑर्डर और बिलिंग की हिस्ट्री एक ही व्यू में दिखती है। ग्राहक इनवॉइस डाउनलोड करते हैं, डिलीवरी की स्थिति देखते हैं और पुरानी खरीदारी देखते हैं। सपोर्ट फ़ीचर से वे टिकट खोलते हैं, जवाब ट्रैक करते हैं और अपने अकाउंट के प्रकार से जुड़े हेल्प आर्टिकल पढ़ते हैं।
बिज़नेस के हिसाब से कुछ पोर्टल में दस्तावेज़ साझा करना, अपॉइंटमेंट बुकिंग या सब्सक्रिप्शन मैनेजमेंट भी जुड़ता है। एक SaaS कंपनी यूसेज डैशबोर्ड रख सकती है। एक एजेंसी प्रोजेक्ट की टाइमलाइन और फ़ाइल अप्रूवल रख सकती है।
कस्टमर पोर्टल हेल्प सेंटर से कैसे अलग है?
हेल्प सेंटर पब्लिक होता है। कोई भी बिना लॉग इन किए आर्टिकल पढ़ सकता है। कस्टमर पोर्टल निजी और पर्सनलाइज़्ड होता है। यह लॉग इन किए हुए यूज़र की अपनी जानकारी दिखाता है।
कई ब्रांड दोनों को जोड़ते हैं। हेल्प सेंटर आम सवाल संभालता है। पोर्टल अकाउंट से जुड़े काम संभालता है। पोर्टल से काम के हेल्प आर्टिकल का लिंक ग्राहकों को टिकट खोलने से पहले सेल्फ़-सर्विस का विकल्प देता है।
सेल्फ़-सर्विस पोर्टल स्थिति जांचने और रोज़ के अकाउंट बदलावों पर ईमेल की संख्या घटाते हैं। ग्राहक पांचवीं बार "मेरा पैकेज कहां है" पूछने की जगह अपने ऑर्डर की स्थिति खुद देख लेते हैं। आपकी टीम उन समस्याओं पर ध्यान दे पाती है जिनमें इंसान की समझ चाहिए।
WEMASY का कस्टमर सपोर्ट टूल सेल्फ़-सर्विस और लाइव सपोर्ट की तरफ़ ले जाता है। पोर्टल के पीछे की सेल्फ़-सर्विस की बातें समझने के लिए सेल्फ़-सर्विस क्या है और हेल्प सेंटर क्या है दोबारा देखें। हमारा ब्लॉग कस्टमर सपोर्ट में क्या होना चाहिए बताता है कि पोर्टल पूरी सपोर्ट रणनीति में कैसे फ़िट होते हैं।
अक्सर पूछे जाने वाले सवाल
क्या छोटे बिज़नेस को कस्टमर पोर्टल चाहिए?
पूरा पोर्टल तब समझदारी है जब ग्राहक नियमित रूप से ऑर्डर की स्थिति, इनवॉइस या अकाउंट बदलाव मांगते हों। बहुत छोटे बिज़नेस जिनके दोबारा आने वाले ग्राहक कम हैं, हेल्प सेंटर और ईमेल सपोर्ट से शुरू कर सकते हैं। पोर्टल तब जोड़ें जब रोज़ के अकाउंट रिक्वेस्ट टीम का काफ़ी समय खाने लगें।
कस्टमर पोर्टल और क्लाइंट पोर्टल में क्या फ़र्क है?
दोनों शब्द आपस में मिलते हैं। कस्टमर पोर्टल आमतौर पर प्रोडक्ट और ई-कॉमर्स बिज़नेस के लिए कहा जाता है जहां खरीदार ऑर्डर और सब्सक्रिप्शन संभालते हैं। क्लाइंट पोर्टल अक्सर सर्विस बिज़नेस के लिए कहा जाता है जहां क्लाइंट प्रोजेक्ट और साझा दस्तावेज़ देखते हैं। दोनों लॉगिन पर आधारित सुरक्षित सेल्फ़-सर्विस देते हैं।
कस्टमर पोर्टल का डेटा सुरक्षित कैसे रखें?
लॉगिन ऑथेंटिकेशन, एन्क्रिप्टेड कनेक्शन और रोल पर आधारित एक्सेस इस्तेमाल करें ताकि ग्राहक सिर्फ़ अपना डेटा देखें। एक्सेस लॉग की समय-समय पर समीक्षा करें और पासवर्ड पॉलिसी अपडेट करें। सुरक्षा पर कोई समझौता नहीं हो सकता क्योंकि पोर्टल में निजी और वित्तीय जानकारी होती है।
क्या मैं अपनी मौजूदा वेबसाइट में कस्टमर पोर्टल जोड़ सकता हूं?
कई कस्टमर पोर्टल टूल लॉगिन पेज और एम्बेडेड डैशबोर्ड के ज़रिए मौजूदा वेबसाइट से जुड़ जाते हैं। WEMASY में आप अपने सपोर्ट अनुभव के पब्लिक पेज वेबसाइट बिल्डर से बना सकते हैं।
क्या मेरे कस्टमर पोर्टल में हेल्प सेंटर होना चाहिए?
पोर्टल को हेल्प सेंटर से जोड़ने पर ग्राहकों को टिकट खोलने से पहले सेल्फ़-सर्विस का विकल्प मिलता है। उनके अकाउंट के प्रकार या हाल की गतिविधि के आधार पर काम के आर्टिकल दिखाएं। इस मेल से आम सवाल पोर्टल के अंदर सुलझ जाते हैं और टिकट उन समस्याओं के लिए बचते हैं जिनमें निजी ध्यान चाहिए।
लॉन्च के समय कस्टमर पोर्टल के कौन से फ़ीचर सबसे ज़रूरी हैं?
लॉगिन, ऑर्डर या अकाउंट की हिस्ट्री और सपोर्ट से संपर्क करने का तरीका, इनसे शुरू करें। दस्तावेज़ साझा करने या सब्सक्रिप्शन मैनेजमेंट जैसे उन्नत फ़ीचर तब जोड़ें जब बुनियादी चीज़ें आसानी से चलने लगें। एक सरल पोर्टल जिसे ग्राहक सच में इस्तेमाल करें, उस फ़ीचर से भरे पोर्टल से बेहतर है जो उन्हें उलझाए।