बिज़नेस ईमेल इनबॉक्स को कैसे व्यवस्थित करें?

आप पहली चाय से पहले इनबॉक्स खोलते हैं और 47 अनपढ़े मैसेज दिखते हैं। तीन पेइंग क्लाइंट के हैं। बारह वे न्यूज़लेटर हैं जिन्हें आप भूल चुके हैं कि साइन अप किया था। बाकी में मिले-जुले जवाब, रसीदें और पिछले महीने का एक थ्रेड है जिसका आप जवाब देने वाले थे। दोपहर तक आप सबसे शोर वाले मैसेज का जवाब दे चुके होते हैं, सबसे अहम का नहीं।

बिज़नेस ईमेल इनबॉक्स व्यवस्थित करने का मतलब है हर तरह के मैसेज को साफ़ जगह और अगला कदम देना। आपने बिज़नेस ईमेल एड्रेस कैसे बनाएं में प्रोफ़ेशनल पता पहले ही बना लिया है। ब्रांड बढ़ने पर उस पते को इस्तेमाल लायक यही संगठन रखता है।

बिज़नेस ईमेल इनबॉक्स व्यवस्थित करने का क्या मतलब है?

बिज़नेस ईमेल इनबॉक्स व्यवस्थित करना आने वाले मेल को छांटने का तरीका है, ताकि आप बिना समय गंवाए मैसेज ढूंढ सकें, उन पर काम कर सकें और उन्हें फ़ाइल कर सकें। इसका मतलब हर घंटे अनपढ़े मैसेज शून्य करना नहीं है। इसका मतलब है यह जानना कि ज़रूरी क्लाइंट मेल कहां रहता है, रेफ़रेंस की चीज़ें कहां जाती हैं और क्या शुक्रवार तक रुक सकता है।

अच्छा ढांचा आपके बिज़नेस के असली चलन से मेल खाता है। अकेले कंसल्टेंट को उस दुकान से कम खाने चाहिए जिसमें सेल्स, सपोर्ट और बिलिंग एक ही पते पर हैं। सरल से शुरू करें। परतें तभी जोड़ें जब मौजूदा सेटअप जवाब दे दे।

इनबॉक्स का संगठन आपके ब्रांड के लिए क्यों मायने रखता है

छूटे ईमेल पैसे और भरोसा दोनों गंवाते हैं। प्रमोशनल मेल के नीचे दबा सप्लायर का इनवॉइस शिपमेंट में देरी करा सकता है। दिनों तक छोड़ा गया ग्राहक का सवाल बताता है कि आपका ब्रांड परवाह करने के लिए बहुत व्यस्त है। तेज़ और भरोसेमंद जवाब ऐसे इनबॉक्स से शुरू होते हैं जिसे आप सेकंडों में स्कैन कर सकें।

संगठन प्रोफ़ेशनल ईमेल कैसे लिखें की लेखन आदतों के साथ भी जुड़ता है। सही थ्रेड जल्दी मिले तो आप अंदाज़े से नहीं, संदर्भ के साथ जवाब देते हैं। यही निरंतरता उस भरोसे का साथ देती है जो आप प्रोफ़ेशनल ईमेल भरोसा कैसे बनाता है से बनाते हैं।

शुरू करने के लिए एक सरल ढांचा

1. भेजने वाले से नहीं, एक्शन से छांटें

हर मैसेज के साथ आपको क्या करना है, उसके आधार पर समूह बनाएं। आम बकेट हैं: आज जवाब दें, किसी और का इंतज़ार, रेफ़रेंस और आर्काइव। एक्शन-आधारित छंटाई व्यक्ति के हिसाब से फ़ाइल करने से बेहतर है, क्योंकि एक ही क्लाइंट ज़रूरी और कम ज़रूरी दोनों तरह के मेल भेज सकता है।

2. ग्राहक मेल के लिए एक ही घर रखें

सपोर्ट और सेल्स की पूछताछ को एक अलग व्यू में भेजें, ताकि वे अंदरूनी नोट से न टकराएं। अगर आपका ब्रांड सपोर्ट के लिए शेयर्ड पता इस्तेमाल करता है, तो नाम और रूटिंग के विचारों के लिए कस्टमर सपोर्ट के लिए प्रोफ़ेशनल ईमेल पढ़ें।

3. इनबॉक्स को तय समय पर देखें

टैब दिनभर खुला रखने के बजाय तय समय पर मेल देखें। एक साथ निपटाने से संदर्भ बदलना घटता है और हर बार अपने छंटाई नियम लागू करना आसान होता है। अगला चैप्टर बिज़नेस ईमेल के लिए फ़ोल्डर और लेबल दिखाता है कि अपने मेल ऐप में ये बकेट कैसे बनाएं।

व्यवस्थित इनबॉक्स का आपका पहला वर्ज़न तीन फ़ोल्डर और एक रोज़ की समीक्षा हो सकता है। जैसे-जैसे आप सीखें कि कौन से मैसेज दोहराते हैं और कौन चौंकाते हैं, इसे निखारते जाएं। आज का साफ़ ढांचा कल घंटों की खोज बचाता है।

अक्सर पूछे जाने वाले सवाल