शेयर्ड इनबॉक्स क्या है और ब्रांड को इसकी ज़रूरत कब पड़ती है?

आपके सपोर्ट एलियास पर लंच से पहले बीस मैसेज आ जाते हैं। दो टीम मेंबर उसी ग्राहक को अलग-अलग जवाब दे देते हैं। तीसरे व्यक्ति को थ्रेड दिखा ही नहीं, क्योंकि वह फ़ॉरवर्डिंग से किसी के पर्सनल इनबॉक्स में चला गया था। ग्राहक उलझ जाता है। सबने मदद की कोशिश की, फिर भी आपका ब्रांड बिखरा हुआ दिखता है।

बिज़नेस के लिए शेयर्ड इनबॉक्स एक ऐसा मेलबॉक्स है जिसे कई अधिकृत लोग एक ही पते से खोल सकते हैं, असाइन कर सकते हैं और जवाब दे सकते हैं। यह सब कुछ निजी अकाउंट में फ़ॉरवर्ड करने जैसा नहीं है। यह देखिए कि आपके सेटअप में इसकी जगह कब बनती है।

शेयर्ड इनबॉक्स क्या है?

शेयर्ड इनबॉक्स support या sales जैसे रोल-आधारित पते के लिए एक केंद्रीय मेलबॉक्स है। टीम मेंबर अपने क्रेडेंशियल से साइन इन करते हैं लेकिन एक ही कतार में काम करते हैं। जवाब शेयर्ड पते से जाते हैं, इसलिए ग्राहक को एक ही सेंडर दिखता है।

अच्छे शेयर्ड इनबॉक्स दिखाते हैं कि हर थ्रेड कौन संभाल रहा है, उसकी स्थिति क्या है और पहले क्या कहा जा चुका है। यह दिखना दोहरे जवाब और किसी के ऑफ़िस से बाहर होने पर रह जाने वाली कमियों को रोकता है।

ब्रांड को शेयर्ड इनबॉक्स की ज़रूरत कब होती है?

आपको शेयर्ड इनबॉक्स तब चाहिए जब एक से ज़्यादा लोगों को एक ही पते का जवाब देना हो और ग्राहक एक ही आवाज़ की उम्मीद करें। आम मामले हैं: कस्टमर सपोर्ट, ऑर्डर के सवाल और आपकी वेबसाइट पर दिए सामान्य जानकारी वाले एलियास।

hello@ से अकेले जवाब देने वाले मालिक को आमतौर पर अभी शेयर्ड कतार नहीं चाहिए। वॉल्यूम और हैंडऑफ़ बढ़ने तक एक बैकअप व्यक्ति को फ़ॉरवर्ड करना काम कर सकता है। मोड़ वहां आता है जब बार-बार ओवरलैप हो, थ्रेड छूटें, या ज़िम्मेदारी साफ़ न हो।

शेयर्ड इनबॉक्स बनाम फ़ॉरवर्डिंग और एलियास

1. फ़ॉरवर्डिंग संदर्भ बिखेर देती है

फ़ॉरवर्डिंग मेल की कॉपी पर्सनल इनबॉक्स में भेजती है। हर कॉपी पर अपने जवाब और अटैचमेंट उग सकते हैं। कस्टम डोमेन पर ईमेल फ़ॉरवर्डिंग हल्के इस्तेमाल के लिए ठीक है, पर जब तीन लोगों को एक ही जगह वही इतिहास चाहिए तो यह टूट जाती है।

2. रोल एड्रेस का मालिक साफ़ होना चाहिए

support@ या billing@ जैसे पते किसी एक कर्मचारी के इनबॉक्स से नहीं, एक प्रक्रिया से जुड़े होने चाहिए। स्टाफ़ बदलने पर भी पता वही रहता है। ग्राहक उसी जगह लिखते रहते हैं। रोल एड्रेस को बिज़नेस ईमेल के लिए फ़ोल्डर और लेबल के छंटाई विचारों के साथ जोड़ें।

3. सिक्योरिटी फिर भी मायने रखती है

शेयर्ड एक्सेस का मतलब शेयर्ड पासवर्ड नहीं है। हर यूज़र के पास अलग लॉगिन अधिकार होने चाहिए। परमिशन को उसी तरह देखें जैसे आप बिज़नेस के लिए ईमेल सिक्योरिटी क्या है में बताए किसी भी बिज़नेस मेलबॉक्स को सुरक्षित रखते हैं।

अपनी सबसे व्यस्त सार्वजनिक भूमिका के लिए एक शेयर्ड पते से शुरू करें। वॉल्यूम बढ़ने पर असाइनमेंट नियम और टेम्पलेट जोड़ें। अगला चैप्टर बिज़नेस ईमेल आर्काइव और सर्च करें उस साझा इतिहास को महीनों बाद भी ढूंढने लायक रखने में मदद करता है।

अक्सर पूछे जाने वाले सवाल