बिज़नेस ईमेल में फ़ोल्डर और लेबल कैसे काम करते हैं?

एक मालिक हर मैसेज को एक ही फ़ोल्डर में डालता है और खोदे बिना उसे दोबारा नहीं देखता। दूसरा मालिक उसी मैसेज पर तीन लेबल लगाता है और उसे किसी भी तरफ़ से ढूंढ लेता है। दोनों को अपना सिस्टम साफ़ लगता है। दोनों तब उलझ जाते हैं जब कोई नया व्यक्ति पहली बार इनबॉक्स खोलता है।

बिज़नेस ईमेल के लिए फ़ोल्डर और लेबल मेल को ऐसे समूहों में छांटने के टूल हैं जिन्हें आप स्कैन, सर्च और शेयर कर सकें। वे उस ढांचे को, जो आपने बिज़नेस ईमेल इनबॉक्स कैसे व्यवस्थित करें में बनाया था, ऐसी चीज़ बना देते हैं जिसे आपका मेल ऐप रोज़ लागू कर सके। हर तरीका कैसे चलता है, देखिए।

बिज़नेस ईमेल में फ़ोल्डर और लेबल क्या हैं?

फ़ोल्डर एक कंटेनर है। जब आप किसी मैसेज को फ़ोल्डर में डालते हैं, तो वह आम तौर पर आपके मुख्य इनबॉक्स व्यू से हट जाता है और सिर्फ़ उसी एक जगह रहता है। लेबल एक टैग है। एक मैसेज पर कई लेबल एक साथ लग सकते हैं और वह फिर भी आपके इनबॉक्स या कई फ़िल्टर किए व्यू में दिख सकता है।

कुछ मेल ऐप फ़ोल्डर शब्द इस्तेमाल करते हैं। कुछ लेबल। कुछ दोनों को सपोर्ट करते हैं। नाम बदलते हैं, पर विचार वही है। आप मेल को निशान लगाते हैं ताकि उसे जल्दी ढूंढ सकें और एक साथ निपटा सकें।

रोज़ के इस्तेमाल में फ़ोल्डर और लेबल कैसे अलग हैं

फ़ोल्डर सीधे चलने वाले वर्कफ़्लो के लिए ठीक हैं। मैसेज आता है, आप उस पर काम करते हैं, उसे Done या आर्काइव में डाल देते हैं। लेबल आड़ी-तिरछी श्रेणियों के लिए ठीक हैं। एक ही इनवॉइस को मैसेज दोहराए बिना क्लाइंट A, बिलिंग और 2026 लेबल मिल सकते हैं।

जब आप कदमों में सोचते हैं तो फ़ोल्डर स्वाभाविक लगते हैं। जब एक मैसेज कई संदर्भों का हिस्सा हो तो लेबल स्वाभाविक लगते हैं। कई ब्रांड एक्शन की स्थितियों के लिए मुख्य फ़ोल्डर और क्लाइंट, प्रोजेक्ट या विभाग के लिए लेबल रखते हैं।

अपने ब्रांड के लिए सेटअप कैसे चुनें

1. अपने मेल ऐप से मिलाएं

पहले यह देखें कि आपका ईमेल क्लाइंट खुद क्या सपोर्ट करता है। डिफ़ॉल्ट मॉडल से लड़ने पर अतिरिक्त क्लिक लगते हैं। अगर आपका क्लाइंट लेबल पसंद करता है, तो लेबल-आधारित फ़िल्टर बनाएं। अगर फ़ोल्डर पसंद करता है, तो ट्री उथला रखें।

2. ऊपरी स्तर के समूह सीमित रखें

ज़्यादातर छोटी टीमों के लिए पांच से सात ऊपरी स्तर के फ़ोल्डर या लेबल काफ़ी हैं। नाम एक्शन या विभाग बताएं, Misc जैसे अस्पष्ट शब्द नहीं। पहले दिन परफ़ेक्ट श्रेणियों से ज़्यादा टीम में एक जैसे नाम मायने रखते हैं।

3. फ़िल्टर से ऑटोमेट करें

नियम आपकी वेबसाइट के कॉन्टैक्ट फ़ॉर्म, बिलिंग पते या सपोर्ट एलियास से आए मेल को पहुंचते ही सही फ़ोल्डर या लेबल में भेज सकते हैं। यह ऑटोमेशन उन पतों के साथ चलता है जो आपने एक डोमेन पर कई ईमेल पते में सेट किए। हाथ से कम छंटाई का मतलब है गलती से इनबॉक्स में अटके कम मैसेज।

एक मुख्य तरीका चुनें, दूसरी परत तभी जोड़ें जब ज़रूरी हो, और मेलबॉक्स शेयर करने वाले हर व्यक्ति के लिए नियम लिख दें। अगला चैप्टर बिज़नेस के लिए शेयर्ड इनबॉक्स दिखाता है कि कई लोगों को एक ही छंटा हुआ व्यू कब चाहिए।

अक्सर पूछे जाने वाले सवाल