ब्रांड के लिए बिज़नेस ईमेल की बेस्ट प्रैक्टिस क्या हैं?

सैंतालीस अनपढ़े मैसेज। तीन का आज जवाब देना है। दो में ऐसे अटैचमेंट हैं जो आपने कभी खोले ही नहीं। एक थ्रेड तीस मैसेज तक पहुँच गया, क्योंकि किसी को पता नहीं था कि रिप्लाई ऑल कब बंद करना है। ज़्यादातर ब्रांड ईमेल में इसलिए नहीं चूकते कि उनके पास टूल नहीं हैं। वे इसलिए चूकते हैं कि उन्होंने कभी लिखा ही नहीं कि "अच्छा" कैसा दिखता है। बिज़नेस ईमेल की बेस्ट प्रैक्टिस आपकी टीम को यह परिभाषा देती हैं।

ब्रांड के लिए बिज़नेस ईमेल की बेस्ट प्रैक्टिस वे संयुक्त मानक हैं जो तय करते हैं कि आपकी कंपनी ईमेल कैसे भेजती, पाती और संभालती है। इनमें आपका एड्रेस, आपका लेखन, आपका समय और आपकी टीम की ट्रेनिंग आते हैं। यह चैप्टर ईमेल शिष्टाचार मॉड्यूल की ज़रूरी बातें एक संदर्भ में लाता है। चेकलिस्ट यह रही।

ब्रांड के लिए बिज़नेस ईमेल की बेस्ट प्रैक्टिस क्या हैं?

बिज़नेस ईमेल की बेस्ट प्रैक्टिस वे आदतें हैं जो हर मैसेज को आपके ब्रांड से मिलाकर रखती हैं। वे बुनियादी ढाँचे से शुरू होती हैं: कस्टम डोमेन एड्रेस, भरोसेमंद होस्टिंग और एक-से सिग्नेचर। फिर संवाद पर आती हैं: साफ़ सब्जेक्ट लाइन, सही लहजा, समय पर जवाब और रिप्लाई ऑल व अटैचमेंट का सावधानी से इस्तेमाल।

बेस्ट प्रैक्टिस में अंदरूनी प्रक्रिया भी आती है। साझा टेम्पलेट, लिखे हुए जवाब के लक्ष्य और ऑनबोर्डिंग ट्रेनिंग हर टीम सदस्य को अपने मानक ख़ुद गढ़ने से रोकते हैं।

तकनीकी और पहचान से जुड़ी बेस्ट प्रैक्टिस

ग्राहक को जाने वाले सारे मेल के लिए अपने डोमेन के ब्रांडेड एड्रेस इस्तेमाल करें। प्रीफ़िक्स साफ़ और एक-से रखें, जैसा ब्रांड के लिए प्रोफ़ेशनल ईमेल एड्रेस के उदाहरण में बताया है। अपनी वेबसाइट के डोमेन से मेल बिठाएँ, ताकि लोग बॉडी पढ़ने से पहले सेंडर लाइन पर भरोसा करें।

नाम, पद, कंपनी, फ़ोन और वेबसाइट वाला एक मानक सिग्नेचर ब्लॉक रखें। भूमिकाएँ बदलने पर उसे अपडेट करें। पुराने कर्मचारियों को साझा एड्रेस से जल्दी हटाएँ।

लेखन और शिष्टाचार की बेस्ट प्रैक्टिस

ब्रांड के लिए ईमेल शिष्टाचार के नियम के मूल नियम मानें। बताने वाली सब्जेक्ट लाइन लिखें। अभिवादन से शुरू करें। पहले पैराग्राफ़ में अपना मक़सद बताएँ। साफ़ अगले क़दम के साथ ख़त्म करें।

ब्रांड के लिए औपचारिक बनाम अनौपचारिक ईमेल की मदद से संदर्भ के हिसाब से औपचारिक या अनौपचारिक लहजा चुनें। लहजे के करें और न करें अपनाएँ, ताकि गर्मजोशी और पेशेवर रवैया साथ रहें। प्रोफ़ेशनल ईमेल के उदाहरण को ऐसे टेम्पलेट की तरह इस्तेमाल करें जिन्हें आपकी टीम अपने हिसाब से बदले।

संचालन की बेस्ट प्रैक्टिस

जवाब के समय के लक्ष्य तय करें और उन्हें अपने कॉन्टैक्ट पेज पर लिखें। साझा इनबॉक्स पर नज़र रखें ताकि मैसेज बिना पढ़े न पड़े रहें। रिप्लाई ऑल तभी इस्तेमाल करें जब हर प्राप्तकर्ता को आपका जवाब चाहिए। अटैचमेंट को साफ़ नाम दें और बॉडी में समझाएँ।

साख बिगाड़ने वाली ईमेल ग़लतियाँ में गिनाई आम ग़लतियों के लिए हर महीने आउटबाउंड मेल की समीक्षा करें। जो लोग एक ही ग़लती दोहराएँ, उन्हें कोचिंग दें। छोटे सुधार मिलकर भरोसेमंद होने की साख बन जाते हैं।

अपने ब्रांड का ईमेल प्लेबुक बनाना

इन प्रैक्टिस को एक पन्ने के अंदरूनी दस्तावेज़ में जोड़ें। उसमें अपने जवाब के लक्ष्य, लहजे की गाइडलाइन, तीन टेम्पलेट मैसेज और अटैचमेंट के नियम रखें। ऑनबोर्डिंग के दौरान उसे शेयर करें और साल में दो बार दोबारा देखें।

ईमेल शिष्टाचार एक बार का प्रोजेक्ट नहीं है। यह चलता रहने वाला मानक है जो आपके ब्रांड के साथ बढ़ता है। अब आपके पास बुनियादी नियमों से लेकर इस चेकलिस्ट तक पूरा मॉड्यूल है। जब किसी ख़ास विषय को गहराई से दोबारा देखना हो, तो पुराने चैप्टर फिर खोलें।

अक्सर पूछे जाने वाले सवाल