हर ब्रांड को कौन-से ईमेल शिष्टाचार के नियम जानने चाहिए?

एक ग्राहक एक सीधा सवाल लिखता है। आपकी टीम का सदस्य एक शब्द का जवाब देता है, न कोई अभिवादन, और सब्जेक्ट लाइन अब भी "Re: Re: Re: question" दिखाती है। जवाब तकनीकी रूप से सही होने पर भी ग्राहक को लगता है कि उसे टाल दिया गया। जब कोई ब्रांड ईमेल शिष्टाचार छोड़ देता है, तो यही होता है।

ईमेल शिष्टाचार लिखित और अलिखित नियमों का वह समूह है जो तय करता है कि बिज़नेस ईमेल से कैसे बातचीत करते हैं। इसमें लहजा, समय, फ़ॉर्मैटिंग और पढ़ने वाले के समय का सम्मान शामिल है। पिछले मॉड्यूल का ब्रांडेड एड्रेस बन जाने के बाद, यही आदतें उस एड्रेस को ऐसी साख में बदलती हैं जिस पर लोग भरोसा करें। यहाँ वह है जो हर ब्रांड को जानना चाहिए।

ब्रांड के लिए ईमेल शिष्टाचार क्या है?

ईमेल शिष्टाचार ऐसे मैसेज भेजने की आदत है जो साफ़, विनम्र और बिज़नेस के संदर्भ के हिसाब से सही हों। इसका मतलब हर मैसेज में सख़्त या औपचारिक सुनाई देना नहीं है। इसका मतलब है अपने शब्दों को स्थिति से मिलाना, ताकि पढ़ने वाले को पता चले कि आप उसके समय की क़द्र करते हैं।

अच्छा ईमेल शिष्टाचार छोटी-छोटी पसंद में दिखता है। आप ऐसी सब्जेक्ट लाइन लिखते हैं जो बताती है कि मैसेज किस बारे में है। आप पढ़ने वाले को नमस्ते कहते हैं और अपने नाम से समाप्त करते हैं। आप ठीक समय के अंदर जवाब देते हैं। आप थ्रेड को एक ही विषय पर रखते हैं। ये आदतें मिलकर एक ऐसी ब्रांड आवाज़ बनाती हैं जिसे लोग हर इनबॉक्स में पहचानते हैं।

हर ब्रांड को ईमेल शिष्टाचार के कौन-से मुख्य नियम अपनाने चाहिए

भेजने वाले की लाइन से शुरू करें। आपका एड्रेस आपकी वेबसाइट डोमेन से मेल खाना चाहिए, जैसा प्रोफ़ेशनल ईमेल क्या है में बताया है। ब्रांडेड एड्रेस बुनियाद है। उसके बिना सबसे अच्छे शब्द भी कम भरोसेमंद लगते हैं, इसीलिए ग्राहकों को भेजे जाने वाले मैसेज के लिए मुफ़्त ईमेल से साख घटती है।

ऐसी सब्जेक्ट लाइन लिखें जो चंद शब्दों में मैसेज बता दे। बॉडी में पहले पैराग्राफ़ में ही मुद्दे पर आएँ। छोटे पैराग्राफ़ और सादी भाषा रखें। भेजने से पहले प्रूफ़रीड करें। सिर्फ़ सही लोगों को जवाब दें, थ्रेड में सबको डिफ़ॉल्ट रूप से नहीं। ये नियम बुनियादी लगते हैं, पर भरोसा तोड़ने वाली ज़्यादातर ग़लतियों को रोक देते हैं।

1. लहजे को रिश्ते से मिलाएँ

नए ग्राहक की पहली पूछताछ को उस सहकर्मी को भेजे त्वरित अपडेट से ज़्यादा गर्मजोशी वाला और पूरा जवाब मिलना चाहिए जिसे आप रोज़ ईमेल करते हैं। ईमेल शिष्टाचार का मतलब माहौल को पढ़ना है, भले माहौल एक इनबॉक्स ही क्यों न हो।

2. रिस्पॉन्स टाइम की अपेक्षाओं का सम्मान करें

लोग ज़्यादातर बिज़नेस मेल पर एक या दो कारोबारी दिन में जवाब की उम्मीद करते हैं। ज़रूरी थ्रेड को जल्दी ध्यान चाहिए। अपने ऑटो-रिप्लाई या कॉन्टैक्ट पेज पर अपेक्षाएँ बताना मदद करता है, ख़ासकर कस्टमर सपोर्ट के लिए प्रोफ़ेशनल ईमेल में बताई सपोर्ट टीमों के लिए।

3. फ़ॉर्मैटिंग साफ़ और पढ़ने लायक रखें

सामान्य फ़ॉन्ट साइज़ रखें, सारे अक्षर बड़े लिखने से बचें और औपचारिक थ्रेड में विस्मयादिबोधक चिह्न और इमोजी सीमित रखें। आपके नाम, भूमिका और संपर्क विवरण वाला एक जैसा सिग्नेचर हर मैसेज को पेशेवर ढंग से बंद करता है। बिज़नेस ईमेल एड्रेस कैसे बनाएँ और कस्टम डोमेन ईमेल एड्रेस क्या है के सेटअप विवरण उस सिग्नेचर के पीछे सही भेजने वाली लाइन रखते हैं।

आपके ब्रांड के लिए ईमेल शिष्टाचार क्यों मायने रखता है

हर ईमेल एक टचपॉइंट है। ग्राहक आपकी भरोसेमंदी इस से आँकते हैं कि आप कैसे लिखते हैं, सिर्फ़ इससे नहीं कि आप क्या बेचते हैं। जब आपकी टीम जल्दी और साफ़ जवाब देती है, तो पार्टनर यह देखते हैं। निवेशक और वेंडर एक ही थ्रेड से अपनी राय बना लेते हैं। ईमेल शिष्टाचार आपके इनबॉक्स को आपके ब्रांड का विस्तार बना देता है, ठीक वैसे ही जैसे आपके ब्रांड में ईमेल की एकरूपता आपकी सार्वजनिक मौजूदगी को एक सुर में रखती है।

इस मॉड्यूल के आगे के चैप्टर उदाहरण, फ़ॉर्मैट, लहजे और आम ग़लतियों में और गहराई तक जाते हैं। इन नियमों को काम करते देखने के लिए प्रोफ़ेशनल ईमेल उदाहरण से शुरू करें, फिर रिस्पॉन्स टाइम, रिप्लाई-ऑल की आदतों और अटैचमेंट संभालने तक बढ़ें, जैसे-जैसे आपकी टीम अपने मानक बनाती है।

अक्सर पूछे जाने वाले सवाल