ब्रांड को ईमेल ऑटोमेशन की कौन सी गलतियों से बचना चाहिए?

ऑटोमेशन से आपका ब्रांड ज़्यादा रिस्पॉन्सिव लगना चाहिए, कम इंसानी नहीं। यह संतुलन खोने का सबसे तेज़ तरीका है हर संपर्क को एक जैसा मानना, बहुत ज़्यादा मैसेज भेजना, या किसी के जवाब देने के बाद भी फ़ॉलो-अप चलने देना।

बचने लायक ईमेल ऑटोमेशन गलतियाँ वे सेटअप और कॉपी की चूकें हैं जो काम के ऑटोमेटेड मेल को स्पैम जैसा, उलझाने वाला या भरोसा तोड़ने वाला बना देती हैं। पिछले चैप्टर के औज़ार आपके पास हैं: ईमेल ऑटोमेशन ट्रिगर के ट्रिगर, हर ब्रांड को कौन से ईमेल सीक्वेंस सेट करने चाहिए के सीक्वेंस, और ब्रांड के लिए वेलकम ईमेल के वेलकम फ़्लो। गलतियाँ आम तौर पर तब होती हैं जब ब्रांड बिना टेस्ट किए जल्दी लॉन्च करते हैं।

ईमेल ऑटोमेशन की सबसे आम गलतियाँ कौन सी हैं?

ईमेल ऑटोमेशन की सबसे आम गलतियों में बहुत ज़्यादा मैसेज भेजना, नकली निजीकरण, रुकने के नियम भूल जाना, डिलीवरेबिलिटी की अनदेखी, और ऐसी बातचीत ऑटोमेट करना शामिल है जिसमें इंसान चाहिए। अगर वॉल्यूम बढ़ाने से पहले आप इन्हें पकड़ लें, तो हर गलती का सीधा हल है।

भरोसा तोड़ने वाली गलतियाँ

1. ऑटोमेटेड मेल को निजी दिखाने का दिखावा

"मैं अभी आपके प्रोजेक्ट के बारे में सोच रहा था" जैसी पंक्तियाँ खोखली लगती हैं जब पाठक जानता है कि किसी इंसान ने उन्हें नहीं लिखा। इसकी जगह ईमानदार, सीधी कॉपी लिखें। टोन की सलाह वे ईमेल गलतियाँ जो साख को नुकसान पहुँचाती हैं से लें।

2. किसी असली व्यक्ति तक पहुँचने का रास्ता नहीं

हर ऑटोमेटेड मैसेज में जवाब का एड्रेस या सपोर्ट संपर्क होना चाहिए। noreply@ के पीछे छिपना पाने वालों को बताता है कि आप बातचीत नहीं चाहते।

3. गलत समय

जो फ़ॉलो-अप प्रपोज़ल के कुछ घंटों बाद चल पड़ें, या जो वेलकम हफ़्ते भर देर से पहुँचें, वे लापरवाही जैसे लगते हैं। देरी को अपने असली सेल्स साइकल से मिलाकर टेस्ट करें।

डिलीवरेबिलिटी बिगाड़ने वाली गलतियाँ

1. ऑथेंटिकेशन छोड़ देना

बिना ऑथेंटिकेशन वाले डोमेन से ऑटोमेटेड वॉल्यूम, हाथ से भेजे मेल से तेज़ स्पैम में पहुँचता है। बढ़ाने से पहले SPF, DKIM और DMARC रिकॉर्ड में बताए रिकॉर्ड सेट करें।

2. ठंडे संपर्कों पर बौछार करना

ऑटोमेशन को उन क्रियाओं का जवाब देना चाहिए जो लोगों ने आपके ब्रांड पर कीं, ख़रीदी हुई मेल लिस्ट का नहीं। अनचाहे सीक्वेंस स्पैम फ़िल्टर और शिकायतें बुलाते हैं। स्पैम ईमेल और ब्रांड इससे कैसे बचते हैं पढ़ें।

3. ज़्यादा वॉल्यूम पर एक जैसा कंटेंट

एक घंटे में सैकड़ों एक जैसे मैसेज पाने वाले सर्वरों को बल्क स्पैम जैसे दिखते हैं। भेजने के बीच अंतर रखें और जहाँ संभव हो कंटेंट बदलते रहें।

संचालन बिगाड़ने वाली गलतियाँ

1. रुकने की शर्तें न होना

अगर कोई संपर्क जवाब दे, तो बाक़ी फ़ॉलो-अप रद्द होने चाहिए। किसी के जवाब देने के बाद नज भेजना बेतरतीब दिखने का सबसे तेज़ तरीका है।

2. संवेदनशील थ्रेड ऑटोमेट करना

शिकायतों, रिफ़ंड और कानूनी विषयों में इंसानी समझदारी चाहिए। ब्रांड को ईमेल ऑटोमेशन कब इस्तेमाल करना चाहिए की सीमाएँ यहाँ भी लागू होती हैं।

3. परफ़ॉर्मेंस की कभी समीक्षा न करना

हर तिमाही समीक्षा रखें। जिन कदमों पर कोई जवाब नहीं, उन्हें हटाएँ, कम ओपन वाली सब्जेक्ट लाइन सुधारें, और पुराने लिंक अपडेट करें। ऑटोमेशन सेट करके भूल जाने की चीज़ नहीं है।

लॉन्च से पहले की चेकलिस्ट चलाएँ: ट्रिगर एक बार चलता है, रुकने के नियम काम करते हैं, कॉपी इंसानी लगती है, ऑथेंटिकेशन चालू है, और किसी साथी को टेस्ट मेल मिला। ब्रांड ईमेल ऑटोमेशन वर्कफ़्लो वाला आख़िरी चैप्टर इन सब हिस्सों को एक दोहराए जा सकने वाले प्रोसेस में जोड़ता है।

अक्सर पूछे जाने वाले सवाल