ब्रांड को ईमेल ऑटोमेशन कब इस्तेमाल करना चाहिए?

ब्रांड A हर कॉन्टैक्ट फ़ॉर्म का जवाब दो घंटे में हाथ से देता है। ब्रांड B वही सोचा-समझा जवाब भेजता है, पर पुष्टि सेकंडों में चली जाती है जब मालिक मीटिंग में होता है। ग्राहक का अनुभव लगभग एक जैसा है। फ़र्क बस इतना है कि ब्रांड B को भेजने के लिए अपना काम नहीं रोकना पड़ा।

यह जानना कि ब्रांड को ईमेल ऑटोमेशन कब इस्तेमाल करना चाहिए, भरोसा गँवाए बिना समय बचाता है। ऑटोमेशन अनुमान लगाने लायक, दोहराए जाने वाले पलों के लिए ठीक है। यह संवेदनशील बातचीत या ऐसी शिकायतों के लिए ठीक नहीं जिनमें समझदारी और हमदर्दी चाहिए। ब्रांड के लिए ईमेल ऑटोमेशन क्या है से आप पहले ही समझ चुके हैं कि ऑटोमेशन क्या है। अब देखें कि यह कहाँ अपनी जगह बनाता है।

ब्रांड को ईमेल ऑटोमेशन कब इस्तेमाल करना चाहिए?

जब कोई मैसेज अनुमान लगाने लायक हो, समय के प्रति संवेदनशील हो, और हर पाने वाले के लिए अलग समझदारी न माँगता हो, तब ब्रांड को ईमेल ऑटोमेशन इस्तेमाल करना चाहिए। अगर इस हफ़्ते दस लोग एक ही सवाल पूछते हैं और आपका जवाब लगभग एक जैसा है, तो वह ऑटोमेशन का मज़बूत उम्मीदवार है।

जब निजीकरण से ज़्यादा स्पीड मायने रखती हो, तब भी ऑटोमेशन ठीक रहता है। जो फ़ॉर्म भरने वाला एक सादी पावती के लिए दो दिन इंतज़ार करता है, वह मान सकता है कि आपका ब्रांड जवाब नहीं देता। तुरंत पुष्टि आपको बाद में विस्तृत जवाब भेजने का समय देती है, जो ईमेल जवाब के समय की अपेक्षाएँ से मेल खाता है।

ऑटोमेशन के लिए ठीक बैठने वाली स्थितियाँ

1. पहला संपर्क और पावती

जब कोई आपकी साइट या सपोर्ट एड्रेस से संपर्क करता है, तो तुरंत मिली पावती पक्का करती है कि आपको मैसेज मिल गया। यह कस्टमर सपोर्ट के लिए प्रोफ़ेशनल ईमेल के रूटिंग विचारों से जुड़ता है।

2. नए संपर्कों का ऑनबोर्डिंग

नए सब्सक्राइबर, क्लाइंट या पार्टनर को ऐसे वेलकम मैसेज से फ़ायदा होता है जो उम्मीदें तय करे। ब्रांड के लिए वेलकम ईमेल वाला चैप्टर इसे विस्तार से बताता है।

3. बिना जवाब वाले थ्रेड पर फ़ॉलो-अप

जब कोई प्रपोज़ल या कोटेशन बिना जवाब के पड़ा हो, तो तय दिनों के बाद विनम्र नज डील को ज़िंदा रखती है। इसे ज़िम्मेदारी से कैसे सेट करें, इसके लिए फ़ॉलो-अप ईमेल ऑटोमेट करें देखें।

4. गैरमौजूदगी और उपलब्धता

आउट-ऑफ़-ऑफ़िस जवाब भेजने वालों को बताते हैं कि आप कब नहीं हैं और कौन मदद कर सकता है। यह बिज़नेस के लिए आउट-ऑफ़-ऑफ़िस ईमेल में बताया गया है।

कब इंसान को लूप में रखें

गुस्से भरी शिकायतों, कानूनी मामलों, कीमत की बातचीत और ऐसे हर मैसेज के लिए ऑटोमेशन छोड़ दें जिसमें गलत शब्द भरोसे को नुकसान पहुँचा सकते हैं। इन थ्रेड को वह समझदारी चाहिए जो आप प्रोफ़ेशनल ईमेल भरोसा कैसे बनाता है से बनाते हैं।

ऐसे जवाबों को भी ऑटोमेट करने से बचें जो निजी होने का दिखावा करते हैं जबकि साफ़ दिखता है कि नहीं हैं। "आपकी ख़रीदारी के लिए धन्यवाद" जैसा सामान्य मैसेज चलता है। नकली "मैं अभी आपके प्रोजेक्ट के बारे में सोच रहा था" नहीं चलता। अगला चैप्टर बिज़नेस ईमेल के लिए ऑटोरिस्पॉन्डर ऑटोमेशन का सबसे आसान रूप दिखाता है जिससे आप शुरू कर सकते हैं।

अक्सर पूछे जाने वाले सवाल