स्पैम ईमेल क्या है और ब्रांड इससे कैसे बचते हैं?

आप इनबॉक्स खोलते हैं और ऐसे ऑफ़र, दोहराए गए प्रमोशन और पूरे कैपिटल अक्षरों वाली सब्जेक्ट लाइन देखते हैं जो आपने कभी मांगी ही नहीं। प्रीव्यू पढ़ने से पहले ही आपकी उंगली डिलीट पर पहुंच जाती है। बिज़नेस मेल भेजते समय हर ब्रांड इसी आदत से लड़ता है।

स्पैम ईमेल वह बल्क मेल है जो ऐसे लोगों को भेजा जाता है जिन्होंने उसे पाने की सहमति नहीं दी, या ऐसा मेल जो इतना भ्रामक दिखता है कि फ़िल्टर उसे पकड़ लेते हैं। ब्रांड स्पैम के ठप्पे से तभी बचते हैं जब वे सिर्फ़ उन्हीं लोगों को भेजें जो उनके मैसेज की उम्मीद करते हैं, और ऑथेंटिकेशन व कंटेंट के मानकों का पालन करें। प्रोफ़ेशनल ईमेल सब्जेक्ट लाइन की अच्छी लिखने की आदतें मदद करती हैं, पर स्पैम ज़्यादातर भरोसे और इजाज़त की समस्या है, सिर्फ़ शब्दों की नहीं।

स्पैम ईमेल क्या है?

स्पैम ईमेल वह बिन मांगा मेल है जो बड़े पैमाने पर भेजा जाता है, और अक्सर पाने वाले के लिए उसका कोई मतलब नहीं होता। इनबॉक्स प्रोवाइडर इसे प्राइमरी फ़ोल्डर तक पहुंचने से पहले ही पकड़ने के लिए ऑटोमैटिक फ़िल्टर इस्तेमाल करते हैं। कुछ स्पैम साफ़ धोखाधड़ी होता है। बाकी मैसेज असली बिज़नेस से आते हैं, जिन्होंने बहुत आक्रामक तरीके से या बिना सहमति के ईमेल कर दिया।

फ़िल्टर भेजने वाले की साख, ऑथेंटिकेशन, शिकायतों की दर और कंटेंट के पैटर्न देखते हैं। एक ख़राब कैंपेन का असर इस पर पड़ सकता है कि आपका अगला इनवॉइस क्लाइंट तक समय पर पहुंचे या नहीं।

ब्रांड अनजाने में स्पैम कैसे भेज देते हैं

ईमेल लिस्ट ख़रीदना स्पैम शिकायतों का सबसे तेज़ रास्ता है। उन एड्रेस ने आपसे सुनने के लिए हामी नहीं भरी थी। ठंडी लिस्ट को वही प्रमोशन भेजते रहने से फ़िल्टर को लगता है कि आपका मेल अनचाहा है, भले ही आपका ऑफ़र जायज़ हो।

भ्रामक सब्जेक्ट लाइन, छिपे हुए अनसब्सक्राइब ऑप्शन और टूटे हुए ऑथेंटिकेशन रिकॉर्ड भी मैसेज को स्पैम फ़ोल्डर की ओर धकेलते हैं। ब्रांड के लिए बिज़नेस ईमेल की बेस्ट प्रैक्टिस की बड़ी आदतें रोज़ की बातचीत को मुसीबत से बचाती हैं। मार्केटिंग मेल में बड़े वॉल्यूम पर यही अनुशासन चाहिए।

स्पैम की श्रेणी से बाहर कैसे रहें

1. सिर्फ़ उन्हें भेजें जिन्होंने ऑप्ट-इन किया है

एड्रेस अपनी साइट पर फ़ॉर्म, चेकआउट या साफ़ साइन-अप फ़्लो से इकट्ठा करें। बिज़नेस कार्ड या स्क्रैप की गई डायरेक्टरी से बिना इजाज़त कॉन्टैक्ट न जोड़ें। उम्मीद वाला मेल खोला जाता है। बिना उम्मीद का मेल स्पैम मार्क हो जाता है।

2. अपने डोमेन को ऑथेंटिकेट करें

SPF, DKIM और DMARC रिकॉर्ड साबित करते हैं कि आपके मैसेज अधिकृत सर्वरों से आए हैं। बिना ऑथेंटिकेशन का बल्क मेल फ़िल्टर को स्पैम जैसा दिखता है, भले ही कंटेंट ठीक हो। इन्हें आप ऑथेंटिकेशन और डिलीवरेबिलिटी वाले अगले चैप्टरों में कॉन्फ़िगर करेंगे।

3. कंटेंट को पाने वालों की उम्मीद से मिलाएं

काम की अपडेट एक स्थिर रफ़्तार से भेजें। किसी नए टूल या लिस्ट इंपोर्ट से अचानक वॉल्यूम बढ़ना शक पैदा करता है। एक-से-एक बिज़नेस जवाब स्पैम फ़िल्टर को शायद ही कभी छेड़ते हैं, अगर वे प्रोफ़ेशनल ईमेल कैसे लिखें के लहजे वाले सुझावों पर चलें।

स्पैम से बचना फ़िल्टर को चकमा देने की बात नहीं है। यह वह मेल भेजने की बात है जो लोग चाहते हैं, और यह साबित करने की कि आप वही हैं जो आप कहते हैं। अगला चैप्टर ईमेल एन्क्रिप्शन क्या है संवेदनशील कंटेंट के लिए भरोसे की एक और परत बताता है।

अक्सर पूछे जाने वाले सवाल