हर स्थिति के लिए कौन से ईमेल साइन-ऑफ़ ठीक रहते हैं?

एक प्रोजेक्ट मैनेजर अपना क्लाइंट अपडेट "Warmly, Jessica." पर खत्म करती है। क्लाइंट मुस्कुराता है और उसी दिन जवाब देता है। उसका सहकर्मी इसी तरह का अपडेट "Later" पर खत्म करता है और हफ़्ते भर कोई जवाब नहीं आता। दोनों ईमेल की बॉडी ठीक थी। साइन-ऑफ़ ने बिल्कुल अलग उम्मीद बना दी।

ईमेल साइन-ऑफ़ वे समापन शब्द हैं जो आपके आखिरी पैराग्राफ़ और आपके नाम के बीच आते हैं। वे मैसेज का टोन बताते हैं और पढ़ने वाले पर आखिरी छाप छोड़ते हैं। सही साइन-ऑफ़ पढ़ने वाले से आपके रिश्ते, मैसेज की फ़ॉर्मेलिटी और आप उनसे क्या करवाना चाहते हैं, इस पर निर्भर करता है। आम बिज़नेस स्थितियों में काम करने वाले साइन-ऑफ़ ये हैं।

ईमेल साइन-ऑफ़ क्या है?

ईमेल साइन-ऑफ़ एक छोटी विनम्र पंक्ति है जो आपके नाम और सिग्नेचर से पहले मैसेज को बंद करती है। यह बॉडी की क्लोज़िंग लाइन जैसा नहीं है, जो आपका कॉल टू एक्शन बताती है। साइन-ऑफ़ सामाजिक परत है। यह कहता है कि बातचीत पूरी हुई और आप पढ़ने वाले का सम्मान करते हैं।

आम साइन-ऑफ़ में Best regards, Thanks, Sincerely और Kind regards शामिल हैं। हर एक का टोन थोड़ा अलग है। सही चुनने में कुछ सेकंड लगते हैं और इससे असर पड़ता है कि आपका मैसेज कैसे पहुँचता है।

अलग-अलग बिज़नेस स्थितियों के लिए साइन-ऑफ़

अपना साइन-ऑफ़ संदर्भ से मिलाएं। जब शक हो, तो बाहरी संपर्कों के लिए Best regards सबसे सुरक्षित है।

1. फ़ॉर्मल और पहली बार के संपर्क वाले मैसेज

नौकरी के आवेदन, कानूनी पत्राचार, नए क्लाइंट को प्रपोज़ल और आधिकारिक रिक्वेस्ट के लिए Sincerely, Best regards या Kind regards इस्तेमाल करें। ये साइन-ऑफ़ फ़ॉर्मल ईमेल कैसे शुरू करें की फ़ॉर्मल शुरुआत के साथ चलते हैं।

2. रोज़ का क्लाइंट और पार्टनर संवाद

चल रहे बिज़नेस रिश्तों के लिए Best regards, Thanks और Regards ठीक हैं। जब आप कुछ मांग रहे हों या पढ़ने वाले की मेहनत को मान रहे हों, तब Thanks खास तौर पर अच्छा बैठता है। टोन गर्म रखें, पर प्रोफ़ेशनल।

3. अंदरूनी टीम के मैसेज

रोज़ बातचीत करने वाली टीमों में Thanks, Best और Cheers आम हैं। अपनी कंपनी का कल्चर समझें। लॉ फ़र्म के अंदरूनी थ्रेड में सहकर्मियों के बीच भी Regards की उम्मीद हो सकती है।

4. कस्टमर सपोर्ट के जवाब

सपोर्ट टीमें अक्सर हेल्प डेस्क के मैसेज बंद करने के लिए Best regards या Thank you इस्तेमाल करती हैं। साइन-ऑफ़ मददगार और सम्मानजनक लगना चाहिए। सपोर्ट थ्रेड का टोन कस्टमर सपोर्ट के लिए प्रोफ़ेशनल ईमेल में बताया गया है।

ध्यान से इस्तेमाल करने वाले साइन-ऑफ़

कुछ साइन-ऑफ़ ऐसी मान्यताएं लेकर चलते हैं जो हर पढ़ने वाले पर फ़िट नहीं होतीं। Warmly और Hugs निजी रिश्ते का संकेत देते हैं। अगर मैसेज विवादित नहीं है, तो Respectfully रक्षात्मक लग सकता है। Yours truly ज़्यादातर आधुनिक बिज़नेस संदर्भों में पुराना लगता है।

प्रोफ़ेशनल मैसेज में मज़ाकिया साइन-ऑफ़, इमोजी और स्लैंग से बचें। अंतरराष्ट्रीय ईमेल में Best regards या Thanks जैसे व्यापक रूप से समझे जाने वाले विकल्प रखें। अपने ब्रांड के लिए ईमेल प्रीफ़िक्स चुनें वाला आपका ब्रांडेड सेंडर एड्रेस पढ़ने वाले के आपके साइन-ऑफ़ तक पहुँचने से पहले ही प्रोफ़ेशनल टोन बना देता है।

कॉपी करके बदलने लायक ठोस उदाहरणों के लिए प्रोफ़ेशनल ईमेल साइन-ऑफ़ के उदाहरण देखें। क्लोज़िंग के पूरे ढांचे के लिए ईमेल को प्रोफ़ेशनल तरीके से कैसे खत्म करें पढ़ें।

अक्सर पूछे जाने वाले सवाल