फ़ॉर्मल ईमेल कैसे शुरू करें?

आपका कर्सर ग्रीटिंग वाली लाइन पर रुका है। आपने इस व्यक्ति को पहले कभी नहीं लिखा। वे उस कंपनी में बड़े पद पर हैं जिसे आप पार्टनर बनाना चाहते हैं। "Hi" बहुत अनौपचारिक लगता है। "Hey" तो सवाल ही नहीं। आपको जानना है कि फ़ॉर्मल ईमेल ऐसे कैसे शुरू करें कि न रोबोट जैसा लगे, न पुराने ज़माने के चिट्ठी लेखक जैसा।

फ़ॉर्मल ईमेल की शुरुआत में सम्मानजनक ग्रीटिंग होती है, ज़रूरत हो तो पढ़ने वाले का सही टाइटल, और ऐसा पहला वाक्य जो आपका मकसद सटीक बताए। फ़ॉर्मल का मतलब पेचीदा नहीं है। इसका मतलब है कि आप शब्दों के चुनाव से स्थिति की गंभीरता से मेल बिठाते हैं। देखते हैं कि फ़ॉर्मेलिटी कब चाहिए और मैसेज कैसे खोलें।

ईमेल कब फ़ॉर्मल तरीके से शुरू करें?

फ़ॉर्मेलिटी वहाँ ठीक बैठती है जहाँ रिश्ता नया हो, दांव ऊँचा हो या संदर्भ आधिकारिक हो। नौकरी के आवेदन, कानूनी नोटिस, शिकायतें, वरिष्ठ अधिकारियों को प्रपोज़ल और सरकारी एजेंसियों से पहला संपर्क, सबमें फ़ॉर्मल शुरुआत चाहिए।

जिस क्लाइंट के साथ आप दो साल से काम कर रहे हैं, उसे रोज़ के अपडेट में इतने ढांचे की कम ही ज़रूरत होती है। ब्रांड के लिए फ़ॉर्मल बनाम इनफ़ॉर्मल ईमेल वाला चैप्टर तय करने में मदद करता है कि कौन सी स्थिति में कौन सा टोन चलेगा।

फ़ॉर्मल ईमेल कैसे शुरू करें

फ़ॉर्मल ग्रीटिंग से शुरू करें जिसमें पढ़ने वाले का टाइटल और सरनेम हो, अगर आप जानते हैं। "Dear Dr. Williams" या "Dear Ms. Nakamura" सही टोन देता है। अगर नाम नहीं पता, तो "Dear Hiring Manager" या "Dear Customer Service Team" जैसी भूमिका वाली ग्रीटिंग इस्तेमाल करें।

1. पहली पंक्ति में पूरे वाक्य इस्तेमाल करें

ग्रीटिंग के बाद आपका पहला वाक्य बताए कि आप क्यों लिख रहे हैं। "I am writing to inquire about your enterprise licensing program" का मतलब "Quick question about pricing" से ज़्यादा साफ़ है। फ़ॉर्मल शुरुआत में स्लैंग, शॉर्ट फ़ॉर्म और विस्मयादिबोधक चिह्न नहीं होते।

2. ज़रूरी संदर्भ बताएं

अगर आपका मैसेज किसी मीटिंग, आवेदन या पिछली चिट्ठी के बाद का है, तो उसका ज़िक्र करें। "Further to our conversation on March 12" या "In response to your letter dated April 3" पढ़ने वाले को साफ़ संदर्भ देता है। यह बिज़नेस के लिए फ़ॉर्मल ईमेल फ़ॉर्मेट के ढांचे जैसा ही है।

3. शुरुआत को छोटा रखें

फ़ॉर्मेलिटी लंबी-चौड़ी भूमिका का बहाना नहीं है। ग्रीटिंग के बाद दो-तीन वाक्य काफ़ी हैं। मकसद बताएं, कम से कम संदर्भ दें और बॉडी में चले जाएं। पहली स्क्रॉल से पहले पढ़ने वाले को पता चल जाना चाहिए कि ईमेल किस बारे में है।

इस्तेमाल करने और बचने लायक फ़ॉर्मल ग्रीटिंग

सुरक्षित विकल्पों में Dear के बाद टाइटल और नाम, या ज़्यादा आधुनिक फ़ॉर्मल संदर्भों में Hello के बाद पूरा नाम शामिल हैं। जब सच में कोई नाम न हो तो "To Whom It May Concern" चलता है, हालाँकि कोई खास संपर्क ढूँढना हमेशा बेहतर है।

फ़ॉर्मल मैसेज में Hey, Hi there या Yo जैसी अनौपचारिक ग्रीटिंग से बचें। शुरुआत में इमोजी और मज़ाक न रखें। आपका सेंडर एड्रेस भी आधिकारिक दिखना चाहिए। अपने डोमेन का एड्रेस, जैसा बिज़नेस ईमेल एड्रेस क्या है में बताया है, पढ़ने वाले के एक भी शब्द पढ़ने से पहले टोन को मज़बूती देता है।

शुरुआत सही हो गई तो बाकी मैसेज साफ़गोई और सम्मान के उन्हीं सिद्धांतों पर चलता है। कम फ़ॉर्मल स्थितियों के लिए बिज़नेस ईमेल कैसे शुरू करें देखें। ग्रीटिंग के सारे विकल्पों की पूरी सूची के लिए प्रोफ़ेशनल ईमेल ग्रीटिंग पर जाएं।

अक्सर पूछे जाने वाले सवाल