आखिरी छाप ही लोगों को याद रहती है। एक अच्छा ईमेल जो अस्पष्ट "Thoughts?" पर और बिना सिग्नेचर के खत्म हो, पढ़ने वाले को असमंजस और थोड़ी खीझ में छोड़ देता है। जो मैसेज साफ़ अगले कदम, सलीकेदार साइन-ऑफ़ और पूरे सिग्नेचर पर खत्म होता है, वह पूरा और भरोसेमंद लगता है।
ईमेल को प्रोफ़ेशनल तरीके से खत्म करने का मतलब है बॉडी को मकसद के साथ बंद करना, टोन से मेल खाता साइन-ऑफ़ चुनना और संपर्क विवरण वाला सिग्नेचर लगाना। यह आपके भेजे हर बिज़नेस मैसेज पर पॉलिश की आखिरी परत है। प्रोफ़ेशनल अंत व्यवहार में कैसे दिखते हैं, यह देखिए।
प्रोफ़ेशनल ईमेल के अंत में क्या होता है?
प्रोफ़ेशनल अंत में तीन तत्व साथ काम करते हैं। आखिरी पैराग्राफ़ मैसेज को समेटता है और बताता है कि आपको क्या चाहिए। साइन-ऑफ़ आपके नाम से पहले एक छोटी विनम्र पंक्ति है। सिग्नेचर पढ़ने वाले को आपकी पूरी संपर्क जानकारी देता है। इनमें से एक भी हटाने पर मैसेज अधूरा लगता है।
प्रोफ़ेशनल अंत पढ़ने वाले के समय का भी सम्मान करते हैं। वे नए विषय नहीं छेड़ते। वे फ़ालतू औपचारिकताएं नहीं जोड़ते। वे मकसद की पुष्टि करते हैं और सही जवाब को न्योता देते हैं।
ईमेल की बॉडी को कैसे बंद करें
बॉडी का आखिरी पैराग्राफ़ एक सवाल का जवाब दे। पढ़ने वाले को आगे क्या करना चाहिए? अगर मंज़ूरी चाहिए, तो मांगें। अगर आपने रिपोर्ट शेयर की है, तो बताएं कि फ़ीडबैक का स्वागत है या नहीं। अगर मैसेज सिर्फ़ जानकारी के लिए है, तो पढ़ने वाले को बताएं कि जवाब ज़रूरी नहीं।
1. जब ठीक हो तब धन्यवाद के साथ खत्म करें
जब पढ़ने वाले ने आपके लिए कुछ किया हो या आप कोई रिक्वेस्ट कर रहे हों, तब धन्यवाद दें। "Thank you for reviewing the proposal" सच्चा और छोटा है। हर पैराग्राफ़ में धन्यवाद न दोहराएं। अंत में एक बार काफ़ी है।
2. जब समय मायने रखे तो डेडलाइन जोड़ें
अगर आपकी रिक्वेस्ट समय-संवेदनशील है, तो क्लोज़िंग लाइन में डेडलाइन लिखें। "Please let me know by Monday so we can finalize the order" पढ़ने वाले को आपके मैसेज को प्राथमिकता देने की वजह देता है।
3. नई जानकारी डालने से बचें
आखिरी पैराग्राफ़ दूसरे विषय की जगह नहीं है। अगर आपको लगे कि चर्चा के लिए एक और विषय है, तो अलग ईमेल भेजें या उसे साफ़ तौर पर दूसरे बिंदु के रूप में लिखें। अंत में विषय मिलाने से पढ़ने वाला उलझता है और दोनों के जवाब में देर होती है।
प्रोफ़ेशनल दिखने वाले साइन-ऑफ़ और सिग्नेचर
मैसेज की फ़ॉर्मेलिटी से मेल खाता साइन-ऑफ़ चुनें। Best regards और Kind regards ज़्यादातर बिज़नेस संदर्भों में चलते हैं। Sincerely फ़ॉर्मल पत्राचार में फ़िट बैठता है। Thanks और Best जाने-पहचाने संपर्कों और अंदरूनी टीमों के लिए ठीक हैं।
आपके सिग्नेचर में पूरा नाम, जॉब टाइटल, कंपनी, फ़ोन नंबर और वेबसाइट URL होना चाहिए। अपनी वेबसाइट वाला ही कंपनी नाम और ब्रांडिंग इस्तेमाल करें। सभी जगह एकरूपता मायने रखती है, जैसा ईमेल ब्रांडिंग वेबसाइट ब्रांडिंग जितनी ज़रूरी है में समझाया गया है।
अपने डोमेन के ब्रांडेड एड्रेस से भेजें, निजी अकाउंट से नहीं। सेंडर लाइन उस अंत का हिस्सा है जो पढ़ने वाले को इनबॉक्स प्रीव्यू में दिखती है। सेटअप की डिटेल निजी बनाम बिज़नेस ईमेल में हैं।
खास साइन-ऑफ़ विकल्पों के लिए प्रोफ़ेशनल ईमेल साइन-ऑफ़ के उदाहरण देखें। संदर्भ में क्लोज़िंग लाइन के लिए बिज़नेस ईमेल कैसे खत्म करें पढ़ें।
अक्सर पूछे जाने वाले सवाल
सबसे प्रोफ़ेशनल ईमेल साइन-ऑफ़ कौन सा है?
बिज़नेस ईमेल के लिए Best regards सबसे बहुमुखी प्रोफ़ेशनल साइन-ऑफ़ है। यह क्लाइंट, पार्टनर और फ़ॉर्मल संपर्कों के लिए अकड़ा हुआ लगे बिना काम करता है। WEMASY वेबसाइट बिल्डर से आप अपनी वेबसाइट पर अपने पेज बना सकते हैं।
अगर मेरे सिग्नेचर में नाम पहले से है तो क्या साइन-ऑफ़ के बाद भी नाम लिखूं?
ऑटो-सिग्नेचर में नाम दोहराया जाता हो, तब भी साइन-ऑफ़ के ठीक बाद वाली लाइन में अपना पहला नाम या पूरा नाम टाइप करें। इससे निजी स्पर्श जुड़ता है, खासकर एक-से-एक मैसेज में।
क्या प्रोफ़ेशनल ईमेल सिर्फ़ अपने नाम पर खत्म करना ठीक है?
ज़्यादातर बिज़नेस संदर्भों में साइन-ऑफ़ छोड़कर सीधे नाम लिख देना रूखा लगता है। नाम से पहले Best या Thanks जैसा छोटा साइन-ऑफ़ एक सेकंड लेता है और टोन सम्मानजनक रखता है।
क्या ईमेल सिग्नेचर में सोशल मीडिया लिंक रखूं?
एक या दो काम के प्रोफ़ेशनल लिंक रखें, जैसे कंपनी की वेबसाइट या मुख्य बिज़नेस प्रोफ़ाइल। बहुत सारे आइकन और लिंक सिग्नेचर को भर देते हैं और मैसेज से ध्यान हटाते हैं।
बुरी खबर देते समय ईमेल कैसे खत्म करूं?
साफ़, संवेदनशील क्लोज़िंग लाइन से खत्म करें और आगे का रास्ता बताएं। Cheers जैसे ज़रूरत से ज़्यादा खुश साइन-ऑफ़ से बचें। Best regards या Sincerely टोन को सही रखता है।
क्या ईमेल का अंत उतना ही मायने रखता है जितनी शुरुआत?
दोनों मायने रखते हैं, पर अंत तय करता है कि पढ़ने वाला कदम उठाएगा या नहीं। सही साइन-ऑफ़ वाला साफ़ अंत जवाब दिलाता है। संदर्भ के हिसाब से अपना अंत चुनने के लिए हर स्थिति के लिए ईमेल साइन-ऑफ़ देखें।