प्रोफ़ेशनल ईमेल साइन-ऑफ़ के उदाहरण क्या हैं?

एक ईमेल "Sincerely, David Park, Operations Director" पर खत्म होता है, और नीचे पूरा सिग्नेचर ब्लॉक है। पढ़ने वाले को ठीक पता है कि किसने लिखा और फ़ॉलो-अप कैसे करें। दूसरा ईमेल "Sent from my phone" पर खत्म होता है, और कुछ नहीं। दोनों ने एक ही जानकारी दी। सिर्फ़ एक पूरा लगा।

प्रोफ़ेशनल ईमेल साइन-ऑफ़ के उदाहरण नमूना क्लोज़िंग हैं जो किसी स्थिति के लिए सही वाक्यांश, नाम का फ़ॉर्मेट और सिग्नेचर दिखाते हैं। उदाहरण देखने से हर मैसेज की आखिरी दो पंक्तियों पर ज़्यादा सोचना बंद हो जाता है। जिन स्थितियों से आपका सबसे ज़्यादा सामना होता है, उनके लिए व्यावहारिक साइन-ऑफ़ उदाहरण ये हैं।

कौन सा साइन-ऑफ़ उदाहरण कॉपी करने लायक है?

अच्छे साइन-ऑफ़ उदाहरण में तीन हिस्से होते हैं। बॉडी की क्लोज़िंग लाइन कॉल टू एक्शन बताती है। साइन-ऑफ़ वाक्यांश टोन से मेल खाता है। सिग्नेचर ब्लॉक पढ़ने वाले को आपके संपर्क विवरण देता है। ढांचा कॉपी करें, ठीक वही शब्द नहीं, और अपनी आवाज़ और रिश्ते के हिसाब से बदलें।

उदाहरण छोटे रखें। साइन-ऑफ़ खुद एक लाइन का होता है। सिग्नेचर चार से छह लाइन का। इससे लंबा हो तो वह मैसेज से ध्यान खींचने लगता है।

आम स्थितियों के लिए साइन-ऑफ़ उदाहरण

नीचे हर उदाहरण में क्लोज़िंग पैराग्राफ़, साइन-ऑफ़ और सिग्नेचर एक साथ दिखाए गए हैं ताकि आप देख सकें कि हिस्से कैसे जुड़ते हैं।

1. फ़ॉर्मल पहला संपर्क

Closing line: "I look forward to your response and am happy to provide any additional information."

Sign-off: "Sincerely,"

सिग्नेचर: पूरा नाम, जॉब टाइटल, कंपनी का नाम, फ़ोन, ब्रांडेड ईमेल एड्रेस, वेबसाइट URL। यह बिज़नेस के लिए फ़ॉर्मल ईमेल फ़ॉर्मेट के फ़ॉर्मेट से मेल खाता है।

2. क्लाइंट फ़ॉलो-अप

Closing line: "Please let me know if the revised timeline works for your team by Wednesday."

Sign-off: "Best regards,"

सिग्नेचर: पहला और आखिरी नाम, भूमिका, कंपनी, फ़ोन। कस्टम डोमेन ईमेल एड्रेस क्या है वाला ब्रांडेड एड्रेस भरोसा बढ़ाता है।

3. कोई एहसान या मंज़ूरी मांगना

Closing line: "Thank you for taking the time to review this. Your approval by Friday would help us stay on schedule."

Sign-off: "Thank you," या "Thanks,"

सिग्नेचर: नाम और भूमिका। जब मैसेज छोटा हो, तो उसे साफ़-सुथरा रखें।

4. अंदरूनी टीम अपडेट

Closing line: "No action needed unless you see an issue with the numbers below."

Sign-off: "Best," या "Thanks,"

सिग्नेचर: पहला नाम और टीम का नाम। छोटे अंदरूनी नोट में पूरा सिग्नेचर ब्लॉक ज़रूरी नहीं।

5. कस्टमर सपोर्ट का जवाब

Closing line: "If you have any other questions, reply to this email and we will help."

Sign-off: "Best regards,"

सिग्नेचर: एजेंट का पहला नाम, सपोर्ट टीम का नाम, कंपनी, सपोर्ट ईमेल एड्रेस, हेल्प सेंटर लिंक।

साइन-ऑफ़ उदाहरण अपने ब्रांड के हिसाब से कैसे बदलें

नमूना विवरण की जगह अपना नाम, टाइटल और संपर्क जानकारी रखें। वही कंपनी नाम और वेबसाइट URL इस्तेमाल करें जो आपकी साइट पर दिखते हैं। वेबसाइट और ईमेल सिग्नेचर के बीच एकरूपता पहचान बनाती है, जैसा कस्टम डोमेन ईमेल और ब्रांड पहचान में बताया है।

अपने ईमेल क्लाइंट में दो-तीन वर्शन टेम्पलेट के रूप में सेव करें। एक फ़ॉर्मल बाहरी मेल के लिए, एक रोज़ के क्लाइंट संवाद के लिए, और एक अंदरूनी नोट के लिए। इस तरह आपको हर बार अंत दोबारा नहीं बनाना पड़ता।

सही वाक्यांश चुनने की सलाह के लिए हर स्थिति के लिए ईमेल साइन-ऑफ़ पढ़ें। क्लोज़िंग के पूरे ढांचे के लिए बिज़नेस ईमेल कैसे खत्म करें देखें।

अक्सर पूछे जाने वाले सवाल