ब्रांड को ईमेल सिग्नेचर की कौन सी गलतियों से बचना चाहिए?

एक मैसेज छह सोशल आइकन, एक प्रेरक कोट और ईमेल से भी लंबे डिस्क्लेमर के साथ आता है। अगला मैसेज बिना फ़ोन नंबर और 2019 के धुंधले लोगो के साथ आता है। दोनों एक ही कंपनी से आए थे।

ईमेल सिग्नेचर की गलतियां छोटी चूकें हैं जो मिलकर ब्रांड की लापरवाह छवि बना देती हैं। इनमें भरे-भरे डिज़ाइन से लेकर टूटे लिंक और पुराने पद तक सब आते हैं। इन्हें ठीक करने में कम समय लगता है, पर प्रोफ़ेशनल कम्युनिकेशन से बना आपका भरोसा बचा रहता है।

सिग्नेचर की गलतियां ब्रांड की साख क्यों बिगाड़ती हैं

जब पाने वाले को कॉल करना हो, आपकी साइट देखनी हो या यह जांचना हो कि आप कौन हैं, तब वह आपका सिग्नेचर देखता है। टूटा लिंक या गलत फ़ोन नंबर उस काम को वहीं रोक देता है। बहुत बड़ा बैनर आपके मैसेज को स्पैम जैसा बना देता है।

सिग्नेचर की गलतियां उन्हीं बड़ी ईमेल समस्याओं का आईना हैं जो साख बिगाड़ने वाली ईमेल गलतियों में बताई गई हैं। अगर फ़ुटर लापरवाही से बना दिखे, तो पढ़ने वाला सोचता है कि आपका ब्रांड और क्या अनदेखा करता है।

ईमेल सिग्नेचर की आम गलतियां जिनसे बचें

ज़्यादातर समस्याएं कुछ ही श्रेणियों में आती हैं। अपने मौजूदा सिग्नेचर को इस सूची से मिलाकर देखें।

1. ज़रूरत से ज़्यादा कंटेंट

कोट, बैनर, पांच सोशल आइकन और कानूनी टेक्स्ट एक साथ ठूंसने से आपका जवाब स्क्रीन से बाहर चला जाता है। ब्लॉक को संपर्क की जानकारी पर केंद्रित रखें। प्रमोशन को मैसेज की बॉडी में ले जाएं।

2. पुरानी जानकारी

पुराने लोगो, पिछले पद और बंद हो चुके फ़ोन नंबर अनदेखी का संकेत देते हैं। हर रीब्रांड और भूमिका बदलने के बाद सिग्नेचर की समीक्षा करें। जब लोग भूमिका बदलते हैं, तब यही ऑडिट एक डोमेन पर कई ईमेल एड्रेस पर भी लागू होता है।

3. टूटे या गायब लिंक

404 देने वाले लिंक या एक्सपायर हो चुके URL पर होस्ट की गई इमेज आपके सिग्नेचर को अविश्वसनीय बना देती हैं। हर लिंक को हर महीने जांचें। लोगो फ़ाइलें अपने ही डोमेन पर होस्ट करें।

4. टीम के सिग्नेचर में एकरूपता न होना

जब हर कर्मचारी अपना ब्लॉक खुद डिज़ाइन करता है, तो ग्राहकों को आपके ब्रांड के पांच रूप दिखते हैं। साझा ईमेल सिग्नेचर टेम्पलेट इस्तेमाल करें और अपडेट केंद्रीय रूप से संभालें।

5. भेजने वाले के एड्रेस से मेल न खाना

जब सिग्नेचर में एक कंपनी लिखी हो और भेजने वाले का एड्रेस किसी और डोमेन का हो, तो पाने वाला उलझ जाता है। आपके सिग्नेचर का डोमेन, वेबसाइट का लिंक और भेजने वाले का एड्रेस, तीनों एक-दूसरे से मेल खाने चाहिए।

सिग्नेचर की समस्याओं का ऑडिट और सुधार कैसे करें

खुद को एक टेस्ट मैसेज भेजें और उसे मोबाइल पर खोलें। हर लिंक पर क्लिक करें। लोगो की तुलना अपनी मौजूदा वेबसाइट से करें। किसी साथी से पूछें कि कुछ अटपटा तो नहीं दिखता।

पहले मास्टर टेम्पलेट ठीक करें, फिर टीम को बताएं। सफ़ाई के साथ ईमेल सिग्नेचर डिज़ाइन की बेस्ट प्रैक्टिस की सलाह भी लें, ताकि समस्याएं लौटकर न आएं।

इन गलतियों से बचने पर आपका सिग्नेचर रोज़ की परेशानी नहीं, बल्कि चुपचाप काम करने वाली ब्रांड संपत्ति बना रहता है।

अक्सर पूछे जाने वाले सवाल