ईमेल सिग्नेचर टेम्पलेट क्या है और इसे कैसे इस्तेमाल करें?

आपका चौथा टीम मेंबर पूछता है कि अपना सिग्नेचर कैसे सेट करे। आप अपना सेंट फ़ोल्डर खोलते हैं, अपना ब्लॉक कॉपी करते हैं, उसे चैट में पेस्ट करते हैं और कहते हैं कि मेरे नाम की जगह अपना नाम डाल लो। पांचवें अनुरोध तक लोगो का साइज़ ग़लत हो चुका होता है और किसी ने निजी फ़ोन नंबर डाल दिया होता है।

ईमेल सिग्नेचर टेम्पलेट इस दोहराव को ठीक करता है। यह पहले से बना लेआउट है, जिसमें नाम, टाइटल, फ़ोन और बाकी वह जानकारी जो आपका ब्रांड हमेशा रखता है, उसके प्लेसहोल्डर होते हैं। सब एक ही ढांचे से शुरू करते हैं, अपने-अपने हिसाब से नहीं। यही अनुशासन तब भी लागू होता है जब आप अपने एड्रेस के लिए बिज़नेस ईमेल सेटअप स्टेप बाय स्टेप अपनाते हैं।

ईमेल सिग्नेचर टेम्पलेट क्या है?

ईमेल सिग्नेचर टेम्पलेट दोबारा इस्तेमाल होने वाला ब्लॉक है, जो तय करता है कि हर मैसेज के नीचे आपकी संपर्क जानकारी कैसी दिखेगी। लोगो, कंपनी का नाम और ब्रांड के रंग जैसे स्थायी हिस्से वही रहते हैं। कर्मचारी का नाम और टाइटल जैसे बदलने वाले फ़ील्ड हर व्यक्ति के हिसाब से भरे जाते हैं।

टेम्पलेट समय बचाते हैं और भटकाव रोकते हैं। इसके बिना हर टीम मेंबर फ़ॉन्ट, लिंक के क्रम और स्पेसिंग के छोटे-छोटे फ़ैसले ख़ुद लेता है। हफ़्तों में वे फ़ैसले बिखरी हुई ब्रांड छवि बन जाते हैं। टेम्पलेट आपके आउटबाउंड मेल को कस्टम डोमेन ईमेल और ब्रांड आइडेंटिटी के साथ एक सीध में रखता है।

ईमेल सिग्नेचर टेम्पलेट कैसे बनाएं

शुरुआत ईमेल सिग्नेचर में क्या शामिल करें की कंटेंट सूची से करें। तय करें कि कौन-से फ़ील्ड ज़रूरी हैं और कौन-से वैकल्पिक। प्लेसहोल्डर साफ़ चिह्नित करें, ताकि नए लोग जान सकें कि क्या बदलना है।

1. स्थायी और बदलने वाले फ़ील्ड तय करें

स्थायी: कंपनी का नाम, लोगो, वेबसाइट URL, ब्रांड के रंग। बदलने वाले: पूरा नाम, जॉब टाइटल, सीधा फ़ोन, विभाग। बदलने वाली सूची छोटी रखें, ताकि अपडेट आसान रहें।

2. प्लेन टेक्स्ट या फ़ॉर्मैट वाला लेआउट चुनें

प्लेन टेक्स्ट ईमेल सिग्नेचर टेम्पलेट हर जगह चलता है और जल्दी लोड होता है। फ़ॉर्मैट वाला वर्शन आपका लोगो और क्लिक होने वाले लिंक जोड़ता है। दोनों को मिलाने के बजाय पूरी टीम के लिए एक फ़ॉर्मैट चुनें।

3. मास्टर कॉपी को स्टोर और शेयर करें

मास्टर टेम्पलेट को किसी इंटरनल गाइड या साझा फ़ोल्डर में रखें। अपने ईमेल क्लाइंट के सेटअप कदम भी उसमें जोड़ें। जब आपका लोगो, डोमेन या फ़ोन नंबर बदले, तब टेम्पलेट की समीक्षा करें।

अपनी टीम में ईमेल सिग्नेचर टेम्पलेट कैसे इस्तेमाल करें

टेम्पलेट तब लागू करें जब कोई नया जुड़े या जब आप अपना ब्रांड ताज़ा करें। मास्टर कॉपी को एक छोटी चेकलिस्ट के साथ भेजें: प्लेसहोल्डर बदलें, मोबाइल पर टेस्ट करें, लिंक चलते हैं यह पक्का करें। हर व्यक्ति से कहें कि क्लाइंट से संपर्क करने से पहले किसी सहकर्मी को टेस्ट मैसेज भेजे।

सिग्नेचर की समीक्षा हर तिमाही उसी तरह करें जैसे आप ब्रांड के लिए प्रोफ़ेशनल ईमेल एड्रेस के उदाहरण की करते हैं। पुराने टाइटल, पुराने लोगो और टूटे लिंक उस सफ़ाई को बिगाड़ते हैं जो आपने टेम्पलेट में डाली थी।

टेम्पलेट तैयार होने के बाद, अगले चैप्टर ब्लॉक फ़ॉर्मैटिंग, HTML विकल्प और उन डिज़ाइन नियमों को कवर करते हैं जो इसे हर डिवाइस पर चुस्त दिखाते हैं।

अक्सर पूछे जाने वाले सवाल