बिज़नेस ईमेल कैसे शुरू करें?

एक वेंडर "Dear Mr. Chen, thank you for your prompt reply regarding the March shipment." से शुरू करता है। पढ़ने वाले को तुरंत पता चल जाता है कि मैसेज किसके लिए है और किस बारे में है। दूसरा वेंडर "Hey, so about that thing we talked about." से शुरू करता है। इनबॉक्स वही, पर प्रोफ़ेशनलिज़्म के दो बिल्कुल अलग स्तर।

बिज़नेस ईमेल शुरू करने का मतलब है ऐसी ग्रीटिंग और पहली पंक्ति चुनना जो रिश्ते और मैसेज के मकसद से मेल खाए। ग्रीटिंग पढ़ने वाले को संबोधित करती है। पहली पंक्ति बताती है कि आप क्यों लिख रहे हैं या उनके पिछले मैसेज को मानती है। ये दोनों सही हों तो बाकी ईमेल आसानी से बहता है। अलग-अलग हालात में बिज़नेस ईमेल कैसे शुरू करें, यह देखिए।

बिज़नेस ईमेल की मज़बूत शुरुआत में क्या होता है?

मज़बूत शुरुआत के दो हिस्से होते हैं। ग्रीटिंग पढ़ने वाले या समूह का नाम लेती है। पहला वाक्य आपके मैसेज की वजह से जुड़ता है। दोनों मिलकर बताते हैं कि आप व्यवस्थित हैं, सम्मान करते हैं और उनके ध्यान के लायक हैं।

"I hope this email finds you well" जैसी आम शुरुआत तब तक छोड़ दें जब तक आप सच में वह कहना न चाहते हों और रिश्ता उसकी इजाज़त न देता हो। अगर पढ़ने वाला पहले से संदर्भ जानता है, तो सीधे मुद्दे पर आ जाएं। लौटकर आए क्लाइंट को इस लंबी भूमिका की ज़रूरत नहीं कि आप उम्मीद करते हैं वह कैसे हैं।

सही ग्रीटिंग कैसे चुनें

ग्रीटिंग को इस हिसाब से चुनें कि आप पढ़ने वाले को कितना जानते हैं और स्थिति कितनी फ़ॉर्मल है। किसी संभावित पार्टनर से पहली बार संपर्क में ज़्यादा फ़ॉर्मल शुरुआत ठीक रहती है। सालों से साथ काम कर रहे टीममेट के साप्ताहिक चेक-इन में लहजा गर्म और छोटा हो सकता है।

1. पहली बार या फ़ॉर्मल संपर्क

पढ़ने वाले का नाम विनम्र ग्रीटिंग के साथ इस्तेमाल करें। "Dear Ms. Patel" या "Hello Mr. Okonkwo" परिचय, प्रपोज़ल और आधिकारिक रिक्वेस्ट के लिए ठीक है। फ़ॉर्मेलिटी को लेकर शक हो तो थोड़ा ज़्यादा फ़ॉर्मल रहें। रिश्ता बनने पर आगे के मैसेज में टोन बदल सकते हैं।

2. जमे हुए बिज़नेस रिश्ते

"Hi Sarah" या "Hello James" उन क्लाइंट और सहकर्मियों के लिए सही है जिन्हें आप जानते हैं। प्रोफ़ेशनल रखें, पर बातचीत जैसा। ब्रांड के लिए प्रोफ़ेशनल ईमेल एड्रेस के उदाहरण वाला आपका ब्रांडेड एड्रेस पहले से साख दिखाता है, इसलिए आपकी ग्रीटिंग अकड़ी हुई नहीं, स्वाभाविक लग सकती है।

3. ग्रुप मैसेज

जब किसी टीम या कई लोगों वाले थ्रेड को लिख रहे हों, तो समूह को ग्रीट करें। जब किसी एक व्यक्ति पर जवाब की ज़िम्मेदारी न हो, तब "Hi everyone" या "Hello team" ठीक है। अगर एक व्यक्ति मुख्य संपर्क है, तो पहले उसका नाम लें और बाकियों को भी मानें।

ऐसी पहली पंक्तियाँ जो बातचीत आगे बढ़ाएं

ग्रीटिंग के बाद मकसद से जुड़ें। पिछले मैसेज, मीटिंग या डेडलाइन का ज़िक्र करें ताकि पढ़ने वाले को पुराने थ्रेड खंगाले बिना संदर्भ मिल जाए। "Thank you for sending the revised quote yesterday" या "Following up on our call last Tuesday" पढ़ने वाले को एक सहारा देता है।

नई आउटरीच में पहले वाक्य में बताएं कि आप क्यों लिख रहे हैं। "I am reaching out because your brand appeared in our partner directory" मुद्दे से पहले तीन वाक्य की पृष्ठभूमि से ज़्यादा साफ़ है। प्रोफ़ेशनल ईमेल कैसे लिखें चैप्टर शुरुआत से अंत तक का पूरा ढांचा बताता है।

माफ़ी से शुरुआत तब तक न करें जब तक सच में माफ़ी मांगनी न हो। "Sorry to bother you" आपका मैसेज शुरू होने से पहले ही उसे कमज़ोर कर देता है। अगर आपको पढ़ने वाले से कुछ चाहिए, तो आत्मविश्वास और साफ़गोई से पूछें।

आगे, सारे विकल्पों की पूरी सूची के लिए प्रोफ़ेशनल ईमेल ग्रीटिंग देखें, या जब स्थिति में ज़्यादा फ़ॉर्मेलिटी चाहिए तो फ़ॉर्मल ईमेल कैसे शुरू करें पढ़ें।

अक्सर पूछे जाने वाले सवाल