प्रोफ़ेशनल ईमेल कैसे लिखें?

आप एक नए क्लाइंट की पूछताछ का जवाब देने बैठते हैं। तीन पैराग्राफ़ लिखते हैं, दो मिटा देते हैं, एक मज़ाक जोड़ते हैं जो ज़्यादा ही अनौपचारिक लगता है, फिर खाली सब्जेक्ट लाइन को घूरते रहते हैं। बीस मिनट बाद आप कुछ भेज देते हैं जो विषय को कवर तो करता है, पर फिर भी बिखरा हुआ लगता है। आप क्या कहना चाहते हैं और प्रोफ़ेशनल ईमेल कैसे लिखा जाए, इन दोनों के बीच यही फ़ासला है।

प्रोफ़ेशनल ईमेल साफ़ बात, सम्मान और मकसद पर बना बिज़नेस मैसेज है। वह एक बताने वाली सब्जेक्ट लाइन से शुरू होता है, सही ग्रीटिंग से खुलता है, मुख्य बात जल्दी कहता है और साइन-ऑफ़ व सिग्नेचर पर खत्म होता है। अगर आपने बिज़नेस ईमेल एड्रेस कैसे बनाएं के हिसाब से ब्रांडेड एड्रेस बना लिया है, तो नींव तैयार है। अब देखते हैं कि मैसेज खुद कैसे लिखें।

ईमेल को प्रोफ़ेशनल क्या बनाता है?

प्रोफ़ेशनल ईमेल और फ़ॉर्मल ईमेल एक ही चीज़ नहीं हैं। प्रोफ़ेशनल का मतलब है कि आपका मैसेज साफ़, विनम्र और बिज़नेस के लिए सही हो। पुराने क्लाइंट के साथ आप गर्मजोशी रख सकते हैं और फिर भी प्रोफ़ेशनल रह सकते हैं। वेंडर से सीधी बात कर सकते हैं और फिर भी सम्मान बनाए रख सकते हैं।

बुनियादी हिस्से सरल हैं। एक सब्जेक्ट लाइन जो बताए कि मैसेज किस बारे में है। एक ग्रीटिंग जो रिश्ते से मेल खाए। एक बॉडी जो पहले कुछ वाक्यों में मकसद बताए। एक आखिरी पंक्ति जो बताए कि आप आगे क्या चाहते हैं। और आपके नाम व संपर्क विवरण वाला साइन-ऑफ़। ये हिस्से मिलकर वैसे ही काम करते हैं जैसे प्रोफ़ेशनल ईमेल क्या है पूरी अवधारणा को बताता है।

प्रोफ़ेशनल ईमेल स्टेप बाय स्टेप कैसे लिखें

बॉडी लिखने से पहले सब्जेक्ट लाइन से शुरू करें। साफ़ सब्जेक्ट आपको फ़ोकस में रखता है और पढ़ने वाले को तय करने में मदद करता है कि मैसेज कब खोले। कुछ शब्दों में विषय और कोई डेडलाइन बताएं।

1. सही ग्रीटिंग से शुरू करें

अगर नाम पता है तो नाम लेकर संबोधित करें। रिश्ते के हिसाब से ग्रीटिंग चुनें। पहली बार के संपर्क को रोज़ ईमेल करने वाले सहकर्मी से ज़्यादा गर्मजोशी वाली शुरुआत मिलनी चाहिए। बिज़नेस ईमेल कैसे शुरू करें और प्रोफ़ेशनल ईमेल ग्रीटिंग वाले चैप्टर शुरुआत के बारे में और गहराई में जाते हैं।

2. पहले पैराग्राफ़ में अपना मकसद बताएं

मैसेज की वजह को छिपाएं नहीं। अगर आपको फ़ैसला चाहिए, तो साफ़ कहें। अगर किसी मीटिंग का फ़ॉलो-अप कर रहे हैं, तो तारीख बताएं। व्यस्त पाठक बाकी पढ़ने का तय करने से पहले शुरुआती पंक्तियाँ देख लेते हैं।

3. बॉडी को फ़ोकस्ड और आसानी से स्कैन होने लायक रखें

छोटे पैराग्राफ़ और सरल भाषा इस्तेमाल करें। हर पैराग्राफ़ में एक बात। अगर कई रिक्वेस्ट हैं, तो उन्हें नंबर दें। जो बात जवाब देने में मदद नहीं करती, उसे हटा दें। छाँटने की तकनीकें साफ़ और छोटा ईमेल कैसे लिखें में हैं।

4. साफ़ अगले कदम के साथ खत्म करें

बॉडी को इस पर खत्म करें कि आपको पढ़ने वाले से क्या चाहिए। शुक्रवार तक जवाब। एक कन्फ़र्मेशन। मिलने के लिए एक कॉल। फिर साइन-ऑफ़ और अपना सिग्नेचर जोड़ें। कस्टम डोमेन ईमेल एड्रेस क्या है वाला आपका ब्रांडेड सेंडर स्क्रीन पर लिखे शब्दों को मज़बूती देता है।

प्रोफ़ेशनल ईमेल लिखते समय आम गलतियाँ

बिना सब्जेक्ट लाइन के भेजना नज़रअंदाज़ होने का सबसे तेज़ तरीका है। जहाँ कुछ वाक्य काफ़ी हों, वहाँ उपन्यास लिख देना पढ़ने वाले का समय बर्बाद करता है। प्रूफ़रीडिंग छोड़ने से टाइपो रह जाते हैं जो भरोसा घटाते हैं, वही भरोसा जो आप प्रोफ़ेशनल ईमेल भरोसा कैसे बनाता है के ज़रिए बनाते हैं। पुराने थ्रेड में नए विषय पर जवाब देने से कॉपी लिस्ट के सब लोग उलझ जाते हैं।

भेजने से पहले अपना मैसेज एक बार पढ़ें। खुद से पूछें कि सब्जेक्ट बॉडी से मेल खाता है या नहीं, टोन रिश्ते के हिसाब से ठीक है या नहीं, और पढ़ने वाले को पता है या नहीं कि आगे क्या करना है। यह छोटी सी जाँच ज़्यादातर समस्याएं रोक देती है।

इस मॉड्यूल का बाकी हिस्सा मैसेज के हर हिस्से को अलग से समझाता है। शुरुआत और ग्रीटिंग से शुरू करें, फिर अपनी लिखने की आदतें बनाते हुए क्लोज़िंग, साइन-ऑफ़ और सब्जेक्ट लाइन तक जाएं।

अक्सर पूछे जाने वाले सवाल