साफ़ और छोटा ईमेल कैसे लिखें?

मीटिंग के बीच फ़ोन पर एक औसत बिज़नेस ईमेल सिर्फ़ 15 सेकंड में पढ़ा जाता है। तीन पैराग्राफ़ की भूमिका, दो इधर-उधर की बातें और बीच में दबी हुई रिक्वेस्ट इस समय में टिक नहीं पातीं। पढ़ने वाला जवाब देता है "Can you summarize what you need?" और अब आप दोनों का उतना समय लग रहा है जितना असली मैसेज में लगना ही नहीं चाहिए था।

साफ़ और छोटा ईमेल ऐसा बिज़नेस मैसेज है जो अपना मकसद शुरू में ही बता देता है, सादी भाषा इस्तेमाल करता है और सिर्फ़ वही जानकारी देता है जो जवाब देने के लिए चाहिए। छोटा होने का मतलब रूखा या अधूरा होना नहीं है। इसका मतलब है कि हर वाक्य की अपनी जगह बनती है। यहाँ बताया गया है कि पढ़ने वाले के समय की कद्र करने वाले, फिर भी नतीजा देने वाले ईमेल कैसे लिखें।

ईमेल में साफ़ और छोटे का क्या मतलब है?

साफ़ का मतलब है कि पढ़ने वाला दोबारा पढ़े बिना समझ जाए कि आप क्या माँग रहे हैं। छोटे का मतलब है कि आप उतने ही कम शब्दों में बात कहें जितने में बात फिर भी समझ आए। दोनों मिलकर ऐसे मैसेज बनाते हैं जिनका जवाब जल्दी आता है और जिनमें बाद में कम सवाल पूछने पड़ते हैं।

साफ़ होने की शुरुआत हर ईमेल में एक मकसद से होती है। अगर आपकी दो अलग-अलग रिक्वेस्ट हैं, तो दो मैसेज भेजें। एक ईमेल में कई टॉपिक मिलाने से दोनों के जवाब देर से आते हैं और आपका मैसेज स्कैन करना मुश्किल हो जाता है।

साफ़ और छोटा ईमेल कैसे लिखें

अपना ईमेल पढ़ने वाली की ज़रूरत के हिसाब से बनाएँ, अपनी सोच के क्रम के हिसाब से नहीं। उन्हें हर वह कदम जानने की ज़रूरत नहीं जो आपने नतीजे तक पहुँचने में उठाया। उन्हें नतीजा चाहिए और वह एक्शन जो आप उनसे चाहते हैं।

1. मुख्य बात से शुरू करें

ग्रीटिंग के बाद पहले वाक्य में मकसद रखें। "I need your approval on the attached contract by Thursday" साफ़ है। रिक्वेस्ट से पहले तीन वाक्य की पृष्ठभूमि साफ़ नहीं है। संदर्भ मुख्य बात के बाद जोड़ें, उससे पहले नहीं।

2. छोटे पैराग्राफ़ और सादे शब्द इस्तेमाल करें

पैराग्राफ़ दो से चार वाक्य तक रखें। भारी-भरकम शब्दों की जगह रोज़ की भाषा इस्तेमाल करें। "commence" की जगह "start" और "utilize" की जगह "use" लिखें। छोटे वाक्य औसतन 12 से 16 शब्द के होते हैं। अगर कोई वाक्य 25 शब्द से लंबा हो जाए, तो उसे तोड़ दें।

3. फ़ालतू और दोहराई बातें हटाएँ

ऐसे वाक्यांश हटाएँ जो कोई जानकारी नहीं जोड़ते। "I just wanted to reach out to say that" की जगह "I have a question about" हो सकता है। दोहराई गई बातें हटाएँ। अगर आपने डेडलाइन सब्जेक्ट लाइन में लिख दी है, तो मैसेज में तीन बार याद दिलाने की ज़रूरत नहीं।

4. कई बातों के लिए लिस्ट इस्तेमाल करें

जब तीन या ज़्यादा बातें हों, तो नंबर वाली या बुलेट वाली लिस्ट बनाएँ। लिस्ट लंबे पैराग्राफ़ से ज़्यादा आसानी से स्कैन होती है। इससे पढ़ने वाले के लिए बात-दर-बात जवाब देना भी आसान हो जाता है।

एडिटिंग के तरीके जो ईमेल छोटा करते हैं

ड्राफ़्ट लिखें, फिर उसे एक बार एक सवाल के साथ पढ़ें: मतलब खोए बिना मैं क्या हटा सकता हूँ? पहले ड्राफ़्ट से कम से कम 20 प्रतिशत काट दें। ज़्यादातर पहले ड्राफ़्ट में ऐसी फ़ालतू बातें होती हैं जिनकी पढ़ने वाले को ज़रूरत नहीं होती।

भेजने से पहले मैसेज अपने फ़ोन पर पढ़ें। अगर कॉल टू एक्शन तक पहुँचने के लिए दो बार से ज़्यादा स्क्रोल करना पड़े, तो वह बहुत लंबा है। छोटे लेखन के साथ प्रोफ़ेशनल ईमेल की सब्जेक्ट लाइन की तरह एक तीखी सब्जेक्ट लाइन जोड़ें, ताकि पढ़ने वाले को खोलने से पहले ही पता हो कि क्या मिलने वाला है।

छोटे ईमेल को भी सही ढाँचा चाहिए। अपनी ग्रीटिंग, समापन की लाइन, साइन-ऑफ़ और सिग्नेचर रखें। पूरा ढाँचा प्रोफ़ेशनल ईमेल कैसे लिखें वाले चैप्टर में है। ब्रांड के लिए बिज़नेस ईमेल की बेहतरीन आदतें की अच्छी आदतें आपकी पूरी टीम में यही सिद्धांत मज़बूत करती हैं।

यह चैप्टर राइटिंग मॉड्यूल को पूरा करता है। अब आपके पास ढाँचे, शुरुआत, समापन, साइन-ऑफ़ और सब्जेक्ट लाइन की जानकारी है। इन सबको अपने डोमेन पर ईमेल पते कैसे बनाएँ वाले ब्रांड के पते और पिछले मॉड्यूल के शिष्टाचार के मानकों के साथ जोड़ें।

अक्सर पूछे जाने वाले सवाल