बिज़नेस ओनर के तौर पर ईमेल को प्राथमिकता कैसे दें?

सुबह 9 बजे से पहले चौदह अनपढ़े मैसेज आ जाते हैं। दो पेमेंट कन्फ़र्मेशन हैं। एक ग्राहक डेडलाइन बदलने को कह रहा है। पांच न्यूज़लेटर हैं। छह थ्रेड ऐसे हैं जिनमें आप कॉपी में हैं लेकिन आपकी ज़रूरत नहीं। अगर आप ऊपर से नीचे जवाब देते हैं, तो ग्राहक इंतज़ार करता रहता है और आप ऐसा कंटेंट पढ़ते रहते हैं जो आपने मांगा ही नहीं था।

बिज़नेस ओनर के तौर पर ईमेल को प्राथमिकता देने का मतलब है आने वाले मेल को असर, जल्दी और इस बात के आधार पर क्रम देना कि कार्रवाई करने वाले सही व्यक्ति आप हैं या नहीं। इसका मतलब हर चीज़ का तुरंत जवाब देना नहीं है। इसका मतलब है कमाई, रिश्तों और अपने फ़ोकस को बचाना। यह ट्रायाज का एक तरीका है जो अकेले से लेकर छोटी टीम तक काम करता है।

ईमेल प्राथमिकता का मतलब क्या है?

ईमेल प्राथमिकता वह आदत है जिसमें आप जवाब लिखने से पहले मैसेज को स्तरों में बांट देते हैं। पहले स्तर पर आज कार्रवाई चाहिए और पैसे या वादों पर असर पड़ता है। दूसरे स्तर पर इसी हफ़्ते जवाब चाहिए। तीसरा स्तर संदर्भ या वैकल्पिक पढ़ाई का है। चौथे स्तर का मेल आर्काइव, फ़िल्टर या अनसब्सक्राइब किया जा सकता है।

प्राथमिकता मानकर चलती है कि आपका इनबॉक्स पहले से व्यवस्थित है। बिज़नेस ईमेल इनबॉक्स को व्यवस्थित करने पर आगे बढ़ें ताकि हर स्तर किसी फ़ोल्डर या लेबल से जुड़े और एक नज़र में दिख जाए।

ओनर हर मैसेज को बराबर क्यों नहीं मान सकते

आपका समय ही अड़चन है। कम क़ीमत वाले मेल का पहले जवाब देने से काम करने का झूठा एहसास होता है, जबकि ज़्यादा क़ीमत वाले थ्रेड पुराने पड़ते जाते हैं। ग्राहकों को उन मैसेज की देरी खलती है जो मायने रखते हैं, उनकी नहीं जिन्हें आपने सही तरीके से छोड़ दिया।

प्राथमिकता उन अपेक्षाओं से भी जुड़ती है जो आपने ईमेल जवाब के समय की अपेक्षाओं में तय की हैं। जब आपको पता हो कि किस मेल का जवाब उसी दिन चाहिए, तो बाक़ी के लिए सही समय बता सकते हैं।

बिज़नेस ओनर के लिए चार क़दम का ट्रायाज

1. बॉडी खोलने से पहले सब्जेक्ट देखें

सब्जेक्ट लाइन भेजने वाले, विषय और अक्सर जल्दी का अंदाज़ा दे देती है। आपकी अपनी टीम के साफ़ सब्जेक्ट भी मदद करते हैं, जैसा प्रोफ़ेशनल ईमेल सब्जेक्ट लाइन में बताया गया है। जो साफ़ तौर पर सिर्फ़ जानकारी के लिए है, उसे छोड़ दें या बाद में एक साथ पढ़ें।

2. कमाई और डेडलाइन के हिसाब से क्रम दें

चालू ग्राहक रिक्वेस्ट, साइन हो चुकी डील जिनका फ़ॉलो-अप बाकी है और पेमेंट की दिक्कतें आम पूछताछ से ऊपर रहती हैं। सपोर्ट मेल को कस्टमर सपोर्ट के लिए प्रोफ़ेशनल ईमेल की प्रक्रिया से जोड़ें ताकि पहले स्तर की चीज़ें एक ही व्यू में दिखें।

3. तय करें कि आप ज़िम्मेदार हैं या नहीं

कई मैसेज को सिर्फ़ फ़ॉरवर्ड करना होता है या यह लिखना होता है कि कोई और जवाब देगा। अगर आप सिर्फ़ जानकारी के लिए कॉपी में हैं, तो जब तक पूछा न जाए जवाब देने की इच्छा रोकें। अगले चैप्टर कंट्रोल खोए बिना ईमेल सौंपें के नियम पहले स्तर के मेल को ग़लत डेस्क पर जाने से रोकते हैं।

4. बाक़ी को एक साथ निपटाएं

दिन भर इनबॉक्स में रहने की जगह दिन में दो या तीन मेल ब्लॉक तय करें। दूसरे स्तर के जवाब एक साथ दें। तीसरे स्तर को हफ़्ते में एक बार देखें। फ़िल्टर ठीक चलें तो चौथे स्तर का मेल आपके मुख्य व्यू तक कम ही पहुंचना चाहिए।

प्राथमिकता रोज़ का फ़ैसला है, एक बार की सेटिंग नहीं। आप असर को जितनी ईमानदारी से क्रम देंगे, वॉल्यूम बढ़ने पर भी आपका इनबॉक्स उतना शांत लगेगा।

अक्सर पूछे जाने वाले सवाल