कंटेंट क्रिएशन वर्कफ़्लो कैसे बनाएँ

आपकी कंपनी में हर ब्लॉग पोस्ट को छह लोग छूते हैं। किसी को नहीं पता कि कौन किस चीज़ का ज़िम्मेदार है। बारह ड्राफ़्ट कहीं "लगभग तैयार" और "फ़ीडबैक का इंतज़ार" के बीच अटके हैं। पिछले महीने आपने तीन पीस पब्लिश किए। इस महीने शून्य। टीम व्यस्त है, पर पाइपलाइन जमी हुई है।

कंटेंट क्रिएशन वर्कफ़्लो इसे ठीक करता है। वह तय करता है कि हर स्टेज पर ठीक-ठीक क्या होता है, पीस को आगे कौन बढ़ाता है और हर स्टेप में कितना समय लगना चाहिए। यहाँ बताया गया है कि ऐसा वर्कफ़्लो कैसे बनाएँ जो आपकी टीम के हिसाब से हो और कंटेंट को चलता रखे।

पहले अपनी मौजूदा प्रक्रिया का नक़्शा बनाएँ

नया वर्कफ़्लो डिज़ाइन करने से पहले लिखें कि आज असल में क्या होता है। अपने पिछले तीन पब्लिश पीस को आइडिया से लाइव URL तक फ़ॉलो करें। हर उस इंसान को नोट करें जिसने उन्हें छुआ, हर देरी और हर रिवीज़न राउंड। यह ईमानदार नक़्शा दिखाता है कि पीस कहाँ अटकते हैं।

अटकने की आम जगहें हैं: साफ़ न होने वाले ब्रीफ़, ग़ायब एडिटर, मंज़ूरी की रुकावटें और ऐसे पब्लिशिंग स्टेप जिनके लिए कोई ऐसा इंसान चाहिए जो हमेशा व्यस्त रहता है। आपका नया वर्कफ़्लो सबसे पहले ऊपर की दो अटकने की जगहों को सुलझाए।

अपनी स्टेज तय करें

पाँच मुख्य स्टेज से शुरू करें और ज़रूरत पड़ने पर ही और जोड़ें। पहली स्टेज: टॉपिक मंज़ूर और ब्रीफ़ लिखा गया। दूसरी स्टेज: पहला ड्राफ़्ट पूरा। तीसरी स्टेज: एडिटोरियल रिव्यू और रिवीज़न। चौथी स्टेज: फ़ाइनल मंज़ूरी। पाँचवीं स्टेज: पब्लिश और प्रमोट।

हर स्टेज के लिए ज़्यादा से ज़्यादा समय तय करें। ब्लॉग पोस्ट का ब्रीफ़ एक दिन में बनना चाहिए। पहले ड्राफ़्ट में तीन से पाँच दिन लग सकते हैं। एडिटिंग में एक से दो दिन। जब कोई पीस अपनी स्टेज की सीमा पार कर जाए, तो ज़िम्मेदार इंसान मामला आगे उठाए या काम किसी और को सौंपे।

अपनी क्रिएशन प्रक्रिया को ढालने से पहले बुनियादी बात के लिए कंटेंट वर्कफ़्लो क्या है पढ़ें।

ज़िम्मेदार और हैंडऑफ़ के नियम तय करें

हर स्टेज का एक ज़िम्मेदार होता है जो पीस को अगली स्टेज तक ले जाता है। ज़िम्मेदार ख़ुद काम करे, यह ज़रूरी नहीं, पर वह पूरा होने की पुष्टि करता है। हैंडऑफ़ के नियम लिखें: आगे बढ़ाने से पहले ज़िम्मेदार क्या जाँचता है, और अगले ज़िम्मेदार को कौन-सी सूचना मिलती है।

उदाहरण: राइटर ड्राफ़्ट को तभी पूरा मार्क करता है जब वह ख़ुद एडिट और स्पेलिंग चेक कर ले। एडिटर को ड्राफ़्ट के लिंक और रेफ़रेंस के लिए मूल कंटेंट ब्रीफ़ के साथ नोटिफ़िकेशन मिलता है। साफ़ हैंडऑफ़ से ड्राफ़्ट अधर में नहीं पड़े रहते।

वर्कफ़्लो को अपने कैलेंडर से जोड़ें

अपने कंटेंट कैलेंडर के स्टेटस लेबल अपनी वर्कफ़्लो स्टेज से मिलाकर अपडेट करें। जब कैलेंडर और वर्कफ़्लो एक ही भाषा इस्तेमाल करते हैं, तो सबको एक-सी तस्वीर दिखती है। कैलेंडर पर "एडिटिंग में" का मतलब है कि अभी पीस एडिटर के पास है।

डेडलाइन पब्लिश की तारीख़ से पीछे की ओर तय करें। अगर कोई पोस्ट 15 तारीख़ को पब्लिश होती है और एडिटिंग में दो दिन लगते हैं, तो ड्राफ़्ट 12 तक तैयार होना चाहिए। अगर ड्राफ़्टिंग में पाँच दिन लगते हैं, तो ब्रीफ़ 7 तक पूरा होना चाहिए। पब्लिश की तारीख़ से पीछे चलने से आख़िरी वक़्त की भागदौड़ नहीं होती।

वर्कफ़्लो लिखें और अपनी टीम को सिखाएँ

वर्कफ़्लो को एक पन्ने के डॉक्यूमेंट के रूप में लिखें जिसे कोई भी फ़ॉलो कर सके। उसमें स्टेज के नाम, ज़िम्मेदार, समय की सीमा, हैंडऑफ़ के नियम और फ़ाइलें कहाँ रहती हैं, यह रखें। इसे पहले दिन हर टीम सदस्य और फ़्रीलांसर से शेयर करें।

पूरी तरह लागू करने से पहले दो-तीन पीस के साथ ट्रायल चलाएँ। नोट करें कि वर्कफ़्लो कहाँ बहुत भारी या बहुत हल्का लगता है। स्टेज की समय सीमा और ज़िम्मेदारी असली नतीजों के हिसाब से बदलें, सैद्धांतिक आदर्शों के हिसाब से नहीं।

वर्कफ़्लो को समय के साथ बेहतर करें

अपने वर्कफ़्लो को हर महीने रिव्यू करें। हर स्टेज का औसत समय, रिवीज़न की गिनती और छूटी डेडलाइन ट्रैक करें। अगर एडिटिंग में लगातार आपके अंदाज़े से दोगुना समय लगता है, तो या तो ज़्यादा समय दें या रिव्यू के पैमाने सरल करें।

वर्कफ़्लो ऑटोमेशन के जो उदाहरण बिना उलझाए मदद करते हैं, वे हैं: स्टेज पूरी होने पर अपने आप नोटिफ़िकेशन, ब्रीफ़ के टेम्पलेट जिनमें आम फ़ील्ड पहले से भरे हों और पब्लिश से पहले चेकलिस्ट के रिमाइंडर। ऑटोमेशन जोड़ने से पहले हाथ से चलने वाली प्रक्रिया साफ़ करें। टूटा हुआ मैनुअल वर्कफ़्लो उस पर ऑटोमेशन चढ़ाने से ठीक नहीं होता।

जब आपका क्रिएशन वर्कफ़्लो चल पड़े, तो ब्लॉग को दोबारा इस्तेमाल करने के तरीक़े देखें, ताकि हर पब्लिश पीस पूरा वर्कफ़्लो नए सिरे से शुरू किए बिना और फ़ॉर्मैट बना सके।

अक्सर पूछे जाने वाले सवाल