कंटेंट वर्कफ़्लो क्या है

मॉनिटर पर चिपके स्टिकी नोट। किसी के इनबॉक्स में तीन दिन से फ़ीडबैक का इंतज़ार करता ड्राफ़्ट। "final_v3_REAL.docx" नाम से सेव किया दूसरा वर्शन। एक पब्लिश पोस्ट जिसमें टूटा लिंक किसी ने नहीं पकड़ा। अगर आपने कभी बिना तय प्रक्रिया के कंटेंट बनाया है, तो आप यह अफ़रा-तफ़री महसूस कर चुके होंगे।

कंटेंट वर्कफ़्लो उन स्टेप का तय क्रम है जिन्हें आपकी टीम किसी पीस को शुरुआती आइडिया से पब्लिश कंटेंट तक ले जाने के लिए अपनाती है। यह हर स्टेज का नाम, उसका ज़िम्मेदार और अगले स्टेप से पहले क्या होना ज़रूरी है, यह बताता है।

कंटेंट वर्कफ़्लो क्या है?

कंटेंट वर्कफ़्लो एक दोहराई जाने वाली प्रक्रिया है जो तय करती है कि कंटेंट कैसे बनेगा, रिव्यू होगा, मंज़ूर होगा और पब्लिश होगा। यह अनौपचारिक हैंडऑफ़ की जगह ऐसी साफ़ स्टेज लाती है जिन्हें टीम में सब समझते हैं। हर पीस वही रास्ता लेता है, चाहे वह ब्लॉग पोस्ट हो, लैंडिंग पेज हो या न्यूज़लेटर।

वर्कफ़्लो दो स्तरों पर होते हैं। मैक्रो वर्कफ़्लो आपके पूरे कंटेंट ऑपरेशन को कवर करता है: प्लानिंग, बनाना, डिस्ट्रीब्यूशन और मापन। माइक्रो वर्कफ़्लो एक पीस को कवर करता है: ब्रीफ़, ड्राफ़्ट, एडिट, मंज़ूरी, पब्लिश, प्रमोशन।

कंटेंट वर्कफ़्लो की आम स्टेज

ज़्यादातर कंटेंट वर्कफ़्लो में छह से आठ स्टेज होती हैं। आइडिया: टॉपिक सुझाए जाते हैं और स्ट्रैटेजी के हिसाब से परखे जाते हैं। ब्रीफ़िंग: ऑडियंस, आउटलाइन और लक्ष्य के साथ कंटेंट ब्रीफ़ लिखा जाता है। ड्राफ़्टिंग: राइटर या क्रिएटर पहला वर्शन बनाता है। एडिटिंग: एडिटर साफ़ लिखावट, सटीकता और ब्रांड के लहजे के लिए रिव्यू करता है। मंज़ूरी: कोई स्टेकहोल्डर फ़ाइनल वर्शन पर हामी भरता है। पब्लिशिंग: पीस को फ़ॉर्मैट करके अपलोड किया जाता है। प्रमोशन: पीस को प्लान किए चैनल से बाँटा जाता है।

हर पीस को हर स्टेज की ज़रूरत नहीं होती। फ़ाउंडर का छोटा अपडेट औपचारिक ब्रीफ़िंग और मंज़ूरी छोड़ सकता है। किसी नियंत्रित इंडस्ट्री का पीस क़ानूनी रिव्यू की स्टेज जोड़ सकता है। वर्कफ़्लो को अपनी टीम के साइज़ और जोखिम के स्तर के हिसाब से ढालें।

क्वालिटी के लिए वर्कफ़्लो क्यों ज़रूरी हैं

वर्कफ़्लो कंटेंट की सबसे आम नाकामियाँ रोकते हैं। बिना रिव्यू पब्लिश करने से ग़लतियाँ आती हैं। ब्रीफ़ छोड़ने से भटके हुए ड्राफ़्ट बनते हैं। प्रमोशन न होने से अच्छा कंटेंट अनदेखा रह जाता है। हर स्टेज इसलिए है क्योंकि किसी ने सीखा कि उसे छोड़ने से बाद में समय का नुक़सान होता है।

वर्कफ़्लो क्वालिटी को भरोसेमंद भी बनाते हैं। जब हर ब्लॉग पोस्ट एक ही एडिटिंग स्टेज से गुज़रती है, तो पाठकों को एक-सा लहजा और सटीकता मिलती है। जब एडिटिंग वैकल्पिक हो, तो क्वालिटी इस पर निर्भर करती है कि उस दिन प्रूफ़रीड करने का समय किसके पास था।

हर वर्कफ़्लो स्टेज का ज़िम्मेदार कौन है?

हर पीस के लिए नहीं, हर स्टेज के लिए एक ज़िम्मेदार तय करें। कंटेंट मैनेजर प्लानिंग और ब्रीफ़िंग संभालता है। राइटर ड्राफ़्टिंग संभालते हैं। एडिटर रिव्यू संभालते हैं। मार्केटिंग प्रमोशन संभालती है। ज़िम्मेदार ख़ुद काम करे, यह ज़रूरी नहीं, पर वह पक्का करता है कि पीस आगे बढ़ने से पहले वह स्टेज पूरी हो।

छोटी टीमों में एक इंसान कई भूमिकाएँ निभाता है। यह ठीक है, बशर्ते स्टेज अलग रहें। फ़ाउंडर ब्रीफ़, लेखन और पब्लिशिंग कर सकता है, पर उसे ड्राफ़्टिंग और एडिटिंग अलग रखनी चाहिए। अपना ड्राफ़्ट लिखने के तुरंत बाद ख़ुद पढ़ना रिव्यू के सबसे कमज़ोर तरीक़ों में से है।

वर्कफ़्लो आपके कैलेंडर से कैसे जुड़ते हैं

आपके कंटेंट कैलेंडर में वर्कफ़्लो की स्टेज स्टेटस लेबल के रूप में दिखनी चाहिए। जब कोई आइटम दो हफ़्ते से "एडिटिंग में" दिखे, तो वर्कफ़्लो अटका है और उस पर ध्यान चाहिए। स्टेटस का दिखना ही वह मुख्य वजह है कि कैलेंडर और वर्कफ़्लो एक ही सिस्टम में होने चाहिए।

टीम बड़ी होने पर वर्कफ़्लो मैनेजमेंट और ज़रूरी हो जाता है। जो एक राइटर के साथ चलता है, वह पाँच लोगों के एक साथ योगदान देने पर टूट जाता है। अपना वर्कफ़्लो लिखकर रखें, ताकि नए टीम सदस्य और फ़्रीलांसर पहले दिन से प्रक्रिया समझ सकें।

अगला चैप्टर आपकी ख़ास टीम के लिए सेटअप के व्यावहारिक स्टेप के साथ कंटेंट क्रिएशन वर्कफ़्लो कैसे बनाएँ बताता है।

अक्सर पूछे जाने वाले सवाल