आज आपके रिमाइंडर मैसेज कौन भेजता है? क्या रिसेप्शनिस्ट चेक-इन के बीच में, या कोई नहीं क्योंकि दिन बहुत व्यस्त हो गया? जब रिमाइंडर इस पर निर्भर हों कि किसके हाथ खाली हैं, तो दोपहर की अपॉइंटमेंट वाले ग्राहकों को अक्सर कुछ भी नहीं मिलता।
अपॉइंटमेंट रिमाइंडर ऐप यह लॉटरी खत्म कर देता है। अपॉइंटमेंट रिमाइंडर सॉफ़्टवेयर आपके शेड्यूल पर नज़र रखता है और आपके तय किए समय पर मैसेज भेजता है। अपॉइंटमेंट रिमाइंडर ऐप का सेटअप आमतौर पर आपके बुकिंग कैलेंडर से जुड़ता है, ग्राहकों की संपर्क जानकारी लेता है और वे टेम्पलेट लगाता है जो आप पहले बना चुके हैं। आगे देखिए कि एक ऐसा ऐप कैसे इस्तेमाल करें जिससे दूसरा शेड्यूल न बन जाए, जिसे आपके स्टाफ़ को संभालना पड़े।
अपॉइंटमेंट रिमाइंडर ऐप क्या करता है
रिमाइंडर ऐप आपके कैलेंडर और मैसेजिंग चैनलों के बीच बैठता है। बुकिंग कन्फ़र्म होते ही ऐप रिमाइंडर को बाद में भेजने के लिए कतार में लगा देता है। ट्रिगर का समय आने पर वह बिना हाथ से कुछ किए SMS या ईमेल भेज देता है।
ज़्यादातर अपॉइंटमेंट रिमाइंडर सॉफ़्टवेयर डिलीवरी की स्थिति भी दर्ज करते हैं। आप देख सकते हैं कि कौन से मैसेज पहुंचे, कौन से बाउंस हुए और किन ग्राहकों ने जवाब वाले लिंक से कन्फ़र्म किया।
कुछ ऐप अकेले चलते हैं। बाकी बड़े शेड्यूलिंग टूल के अंदर मॉड्यूल होते हैं। जब कैलेंडर आपके पास पहले से कहीं और हो, तब अकेले चलने वाले ऐप ठीक रहते हैं। इंटीग्रेटेड रिमाइंडर सॉफ़्टवेयर सिंक की गलतियां घटाता है क्योंकि बुकिंग और मैसेज एक ही डेटाबेस इस्तेमाल करते हैं।
अपॉइंटमेंट रिमाइंडर ऐप कैसे सेट अप करें
पहला कदम: अपना कैलेंडर या शेड्यूलिंग सिस्टम जोड़ें। मौजूदा बुकिंग इंपोर्ट करें या नए सिरे से शुरू करें, ताकि हर आने वाली अपॉइंटमेंट अपने आप रिमाइंडर की कतार में आ जाए।
दूसरा कदम: ग्राहकों के फ़ोन नंबर और ईमेल पते इंपोर्ट करें या जांचें। गलत नंबर भेजे गए मैसेज बर्बाद करते हैं और उन ग्राहकों को खिझाते हैं जिन्हें अलर्ट कभी मिले ही नहीं।
तीसरा कदम: अपॉइंटमेंट रिमाइंडर टेम्पलेट कैसे बनाएं से अपने टेम्पलेट जोड़ें। प्लेसहोल्डर को बुकिंग के फ़ील्ड से जोड़ें ताकि नाम और समय सही भरें।
चौथा कदम: भेजने का समय तय करें। आम विकल्प शुरू होने से बहत्तर घंटे, चौबीस घंटे और दो घंटे पहले के हैं। अपने नो-शो के पैटर्न के हिसाब से बदलें।
पांचवां कदम: अपनी ही संपर्क जानकारी से टेस्ट बुकिंग करें। ग्राहकों को असली मैसेज मिलने से पहले फ़ॉर्मैट, लिंक और टाइमज़ोन का व्यवहार जांच लें।
ग्राहकों पर बोझ डाले बिना रिमाइंडर ऐप का इस्तेमाल
हर अपॉइंटमेंट के लिए मैसेज की संख्या सीमित रखें। तीन सही अंतराल वाले रिमाइंडर एक ही सुबह के छह दोहराए मैसेज से बेहतर हैं।
ऑप्ट-आउट के अनुरोध जल्दी मानें। जो ग्राहक SMS नहीं चाहते, उन्हें ईमेल चाहिए तो ईमेल मिलता रहे, और पूरी तरह ऑप्ट-आउट किया हो तो कुछ नहीं।
हर महीने रिपोर्ट देखें। बाउंस रेट का बढ़ना या कन्फ़र्म रेट का गिरना टेम्पलेट की थकान या खराब संपर्क डेटा का संकेत है।
रिमाइंडर ऐप तब सबसे अच्छा काम करते हैं जब उनके साथ अपॉइंटमेंट शेड्यूलिंग सॉफ़्टवेयर क्या है वाली शेड्यूलिंग की नींव हो। पूरी ऑटोमेशन के लिए तैयार होने पर अगला ऑटोमेटेड अपॉइंटमेंट रिमाइंडर सिस्टम क्या है पढ़ें।
अक्सर पूछे जाने वाले सवाल
अगर मेरे पास शेड्यूलिंग सॉफ़्टवेयर पहले से है, तो क्या अलग अपॉइंटमेंट रिमाइंडर ऐप चाहिए?
कई शेड्यूलिंग टूल में रिमाइंडर पहले से होते हैं। अलग अपॉइंटमेंट रिमाइंडर ऐप तब समझ आता है जब आपका कैलेंडर एक जगह हो और मैसेजिंग फ़ीचर कमज़ोर हों। दोहरे मैसेज से बचने के लिए रिमाइंडर एक ही सिस्टम में चालू रखें।
क्या रिमाइंडर ऐप एक ही अपॉइंटमेंट के लिए टेक्स्ट और ईमेल दोनों भेज सकते हैं?
मल्टी-चैनल श्रृंखला आम है। ईमेल में तैयारी के लंबे निर्देश जाते हैं और SMS उसी दिन का छोटा इशारा देता है। हो सके तो ग्राहकों को पसंदीदा चैनल चुनने दें ताकि दोहराए अलर्ट कम हों।
रिमाइंडर ऐप रीशेड्यूल हुई अपॉइंटमेंट को कैसे संभालते हैं?
अच्छी तरह जुड़ा अपॉइंटमेंट रिमाइंडर सॉफ़्टवेयर बुकिंग बदलने पर पुराने समय के लंबित मैसेज रद्द करता है और नए समय के मैसेज लगा देता है। सेटअप के दौरान रीशेड्यूल का फ़्लो टेस्ट करें, क्योंकि पुराने रिमाइंडर ग्राहकों को जल्दी उलझा देते हैं।
क्या मैं अपनी WEMASY वेबसाइट की बुकिंग के साथ रिमाइंडर ऐप चला सकता हूं?
अपने रिमाइंडर वर्कफ़्लो को उसी कैलेंडर से जोड़ें जिसमें ऑनलाइन बुकिंग आती हैं। WEMASY के वेबसाइट बिल्डर से आप अपनी वेबसाइट बना सकते हैं और उस पर शेड्यूलिंग पेज रख सकते हैं।
क्या अपॉइंटमेंट रिमाइंडर SMS भेजने के कानूनी नियम हैं?
बिज़नेस को आमतौर पर ग्राहकों को मार्केटिंग वाला टेक्स्ट भेजने से पहले सहमति चाहिए। मौजूदा अपॉइंटमेंट के बारे में काम के रिमाइंडर पर प्रचार वाले मैसेज से अलग नियम लगते हैं। बुकिंग के समय सहमति दर्ज करें और टेम्पलेट में ऑप्ट-आउट की भाषा रखें।
रिमाइंडर ऐप सेट अप करने के बाद क्या पढ़ना चाहिए?
डिलीवरी की जानकारी के लिए अपॉइंटमेंट रिमाइंडर टेक्स्ट मैसेज कैसे भेजें पढ़ें। हेल्थकेयर टीमें मरीज़ अपॉइंटमेंट रिमाइंडर सिस्टम क्या है भी पढ़ें।