कारोबारी घंटों के बाद छूटी हर कॉल एक ऐसी बुकिंग है जिसे आपका प्रतिद्वंद्वी आपको पता चलने से पहले ही ले जा सकता है।
आंसरिंग सर्विस अपॉइंटमेंट शेड्यूलिंग इस खाई को भरती है। यह ऐसा सेटअप है जिसमें प्रशिक्षित एजेंट आपके बिज़नेस का फ़ोन उठाते हैं, कॉल करने वाले की जानकारी लेते हैं और आपके तय नियमों के हिसाब से अपॉइंटमेंट सीधे आपके कैलेंडर में बुक कर देते हैं। जो ग्राहक इंसान से बात करना पसंद करते हैं, उन्हें भी बुकिंग मिल जाती है, भले ही आपका स्टाफ़ लंच से लौटा न हो। यहां देखिए आंसरिंग सर्विस अपॉइंटमेंट शेड्यूलिंग क्या है और आपके बिज़नेस के लिए कब सही बैठती है।
आंसरिंग सर्विस अपॉइंटमेंट शेड्यूलिंग क्या है
आंसरिंग सर्विस अपॉइंटमेंट शेड्यूलिंग लाइव कॉल हैंडलिंग को कैलेंडर के एक्सेस से जोड़ती है। जब कोई आपकी बिज़नेस लाइन पर कॉल करता है, तो एजेंट आपके बिज़नेस के नाम से फ़ोन उठाता है, छंटाई वाले सवाल पूछता है, उपलब्धता देखता है और आपके शेड्यूलिंग सिस्टम में बुकिंग बना देता है।
यह साधारण वॉइसमेल सर्विस जैसी नहीं है। नतीजा आपके कैलेंडर में कन्फर्म अपॉइंटमेंट है, बाद में लौटाने वाला कोई संदेश नहीं।
एजेंट आपकी दी हुई स्क्रिप्ट पर चलते हैं: कौन सी सर्विस ऑफ़र करनी हैं, स्लॉट कितने लंबे हैं, कौन से प्रोवाइडर बुक किए जा सकते हैं, और कन्फर्म करने से पहले कौन सी जानकारी लेनी है।
आंसरिंग सर्विस अपॉइंटमेंट शेड्यूलिंग कैसे काम करती है
आप सर्विस के साथ अपने कैलेंडर या बुकिंग सिस्टम का एक्सेस साझा करते हैं। एजेंट रीयल-टाइम उपलब्धता देखते हैं और एक ही स्लॉट पर दो बार बुकिंग से बचते हैं।
कॉल करने वाले नाम, संपर्क की जानकारी, पसंदीदा तारीख और समय, और सर्विस का प्रकार बताते हैं। एजेंट स्लॉट की बोलकर पुष्टि करता है और आपके सिस्टम से कन्फर्मेशन ईमेल या टेक्स्ट ट्रिगर कर सकता है।
कारोबारी घंटों के बाद की कवरेज सबसे आम इस्तेमाल है। जो कॉल शाम 7 बजे वॉइसमेल में चली जातीं, उनका जवाब मिलता है और वे अगली सुबह की अपॉइंटमेंट में बदल जाती हैं।
व्यस्त समय में ओवरफ़्लो संभालना दूसरा इस्तेमाल है। जब आपका फ़्रंट डेस्क मरीज़ों या मेहमानों के साथ व्यस्त हो, तो ओवरफ़्लो कॉल उन एजेंट को जाती हैं जो कॉल करने वालों को होल्ड पर रखे बिना बुकिंग करते रहते हैं।
ऑनलाइन सेल्फ़-सर्विस अब भी मायने रखती है। फ़ोन शेड्यूलिंग आपकी वेबसाइट की बुकिंग का विकल्प नहीं, उसकी पूरक है। वेब सेटअप मॉड्यूल दो में ऑनलाइन अपॉइंटमेंट शेड्यूलिंग कैसे सेट करें में है। फ़ोन बुकिंग के कन्फर्मेशन वही टेम्पलेट इस्तेमाल करें जो वेब बुकिंग के लिए हैं, जो बुकिंग कन्फर्मेशन ईमेल कैसे बनाएं में हैं।
इसे कब इस्तेमाल करें और किन बातों पर नज़र रखें
हेल्थकेयर प्रैक्टिस, होम सर्विस और कानूनी दफ़्तर अक्सर फ़ोन शेड्यूलिंग अपनाते हैं, क्योंकि कॉल करने वाले विज़िट तय करने से पहले भरोसा चाहते हैं।
हॉस्पिटैलिटी और ज़्यादा निजी सेवा वाली रिटेल तब इसका इस्तेमाल करती है जब मेहमान ऐसी खास मांगों के साथ कॉल करते हैं जिन्हें फ़ॉर्म आसानी से नहीं पकड़ पाता।
क्वालिटी स्क्रिप्ट की स्पष्टता पर टिकी है। अस्पष्ट नियमों से गलत बुकिंग बनती हैं। हर सर्विस, अवधि, बफ़र टाइम और कैंसलेशन नोट लिखकर रखें जो एजेंट को चाहिए।
सिंक बेहद ज़रूरी है। अगर एजेंट ऐसे कैलेंडर में बुक करें जिसे आपकी वेबसाइट नहीं देखती, तो डबल बुकिंग होगी। एक साझा कैलेंडर पर कोई समझौता नहीं।
हर हफ़्ते कॉल लॉग देखें। छूटे हुए सवालों या गलत सर्विस प्रकार के पैटर्न बताते हैं कि स्क्रिप्ट कहां कसनी है।
अगला चैप्टर वर्चुअल रिसेप्शनिस्ट अपॉइंटमेंट बुकिंग एक संबंधित मॉडल देखता है, जो अक्सर चैट, ईमेल और फ़ोन को एक सपोर्ट लेयर में मिलाता है।
अक्सर पूछे जाने वाले सवाल
आंसरिंग सर्विस और वर्चुअल रिसेप्शनिस्ट में क्या फ़र्क़ है?
आंसरिंग सर्विस इनबाउंड कॉल और संदेश लेने पर केंद्रित होती है, अक्सर शेड्यूलिंग जोड़कर। वर्चुअल रिसेप्शनिस्ट आम तौर पर फ़ोन, चैट और ईमेल का बड़ा मेल संभालते हैं। अगला चैप्टर वर्चुअल रिसेप्शनिस्ट अपॉइंटमेंट बुकिंग दोनों मॉडल की तुलना करता है।
क्या आंसरिंग एजेंट कन्फर्मेशन ईमेल भेज सकते हैं?
एजेंट को वही ऑटोमेटेड कन्फर्मेशन ट्रिगर करना चाहिए जो आपकी वेबसाइट इस्तेमाल करती है। हाथ से टाइप करने में गलतियां होती हैं। फ़ोन बुकिंग को बुकिंग कन्फर्मेशन ईमेल कैसे लिखें के टेम्पलेट से मिलाएं।
अगर मैं आंसरिंग सर्विस इस्तेमाल करता हूं तो क्या ऑनलाइन बुकिंग भी रखनी चाहिए?
हां। कई ग्राहक आधी रात को किसी से बात किए बिना सेल्फ़-सर्विस पसंद करते हैं। WEMASY के वेबसाइट बिल्डर से आप अपनी साइट पर बुकिंग का पेज जोड़ सकते हैं, ताकि फ़ोन के साथ ऑनलाइन चैनल भी चले।
एजेंट को हर कॉल पर कौन सी जानकारी लेनी चाहिए?
पूरा नाम, फ़ोन नंबर, ईमेल, मांगी गई सर्विस, पसंदीदा तारीख और समय, और विज़िट से पहले आपकी टीम को चाहिए कोई भी इनटेक नोट। वही फ़ील्ड रखें जो आपका ऑनलाइन बुकिंग फ़ॉर्म लेता है, ताकि रिकॉर्ड एक जैसे रहें।
फ़ोन और वेब के बीच डबल बुकिंग कैसे रोकें?
दोनों चैनल को एक ही रीयल-टाइम कैलेंडर में लिखना चाहिए। अगर वेब और फ़ोन अलग सिस्टम इस्तेमाल करें जो घंटे में एक बार सिंक होते हैं, तो स्लॉट आपस में टकराएंगे। कैलेंडर सिंक को बाद का विचार नहीं, बुनियादी ढांचा मानें।
क्या आंसरिंग सर्विस अपॉइंटमेंट रिमाइंडर संभालती हैं?
ज़्यादातर रिमाइंडर नहीं भेजतीं, जब तक आप अपने बुकिंग सिस्टम में ऑटोमेशन सेट न करें। रिमाइंडर की कॉपी और समय मॉड्यूल तीन में अपॉइंटमेंट रिमाइंडर नो-शो कैसे घटाते हैं में हैं।