फ़ॉलो-अप ईमेल कैसे ऑटोमेट करें?

कितनी डील चुप्पी में दम तोड़ देती हैं? आपने मंगलवार को प्रपोज़ल भेजा। क्लाइंट ने उसे खोला, कुछ नहीं कहा, और अगले हफ़्ते तक आप दूसरे काम में लग गए। शुक्रवार का एक फ़ॉलो-अप शायद वह एक सवाल सामने ले आता जो वे व्यस्तता में पूछ नहीं पाए।

फ़ॉलो-अप ईमेल ऑटोमेट करने का मतलब है रिमाइंडर मैसेज शेड्यूल करना जो थ्रेड के तय समय तक शांत रहने पर जाते हैं। आप फ़ॉलो-अप एक बार लिखते हैं, इंतज़ार का समय तय करते हैं, और सिस्टम उसे तभी भेजता है जब शर्तें मेल खाएँ। यह हर ब्रांड को कौन से ईमेल सीक्वेंस सेट करने चाहिए के सीक्वेंस को रोज़ के सेल्स और प्रोजेक्ट काम तक ले जाता है।

फ़ॉलो-अप ईमेल ऑटोमेट करने का क्या मतलब है?

फ़ॉलो-अप ईमेल ऑटोमेट करना, जवाब न आने पर समय की देरी के बाद पहले से तय रिमाइंडर मैसेज भेजने का तरीका है। ट्रिगर कैलेंडर की तारीख़ नहीं, निष्क्रियता है। अच्छे बने वर्कफ़्लो में अगर देरी खत्म होने से पहले संपर्क जवाब दे दे, तो फ़ॉलो-अप अपने आप रद्द हो जाता है।

यह अपनी पूरी लिस्ट को वही ईमेल भेज देने से अलग है। ऑटोमेटेड फ़ॉलो-अप किसी ख़ास बातचीत या डील के चरण से जुड़े एक-से-एक मैसेज होते हैं।

ऑटोमेटेड फ़ॉलो-अप कैसे सेट करें

1. सही बातचीत चुनें

फ़ॉलो-अप प्रपोज़ल, कोटेशन, मीटिंग रिक्वेस्ट और उन ऑनबोर्डिंग कदमों के लिए ठीक हैं जो क्लाइंट के जवाब पर रुके हैं। ये शिकायतों या संवेदनशील HR विषयों के लिए ठीक नहीं हैं। ब्रांड को ईमेल ऑटोमेशन कब इस्तेमाल करना चाहिए का निर्णय ढाँचा इस्तेमाल करें।

2. सम्मानजनक देरी रखें

B2B मेल के लिए तीन से पाँच कामकाजी दिन आम शुरुआत है। ईमेल जवाब के समय की अपेक्षाएँ के अपने मानकों के हिसाब से इसे बदलें।

3. छोटी, मददगार कॉपी लिखें

मूल मैसेज का हवाला दें, सवालों के जवाब देने की पेशकश करें और जवाब देना आसान बनाएँ। प्रोफ़ेशनल ईमेल कैसे लिखें की साफ़ लिखने की आदतें अपनाएँ। एक फ़ॉलो-अप टेम्पलेट हो सकता है। तीन एक जैसे नज स्पैम जैसे लगते हैं।

4. रिमाइंडर की संख्या सीमित रखें

ज़्यादातर ब्रांड के लिए हर थ्रेड में दो ऑटोमेटेड फ़ॉलो-अप काफ़ी हैं। उसके बाद फ़ोन कॉल या लीडरशिप का निजी नोट ज़्यादा सही है।

5. जवाब आते ही रुक जाएँ

आपके ऑटोमेशन को जवाब आते ही बाक़ी फ़ॉलो-अप रद्द कर देने चाहिए। किसी के जवाब देने के बाद रिमाइंडर भेजना साख को तेज़ी से नुकसान पहुँचाता है।

ब्रांड के लिए काम करने वाली फ़ॉलो-अप कॉपी

शर्मिंदा करने की जगह संदर्भ से शुरू करें। "बस घूमकर वापस आया" से बेहतर है "देखना था कि सोमवार को भेजे प्रपोज़ल पर आपके कोई सवाल हैं क्या।" एक साफ़ माँग रखें, जैसे मीटिंग का समय पक्का करना या फ़ीडबैक देना। ईमेल सिग्नेचर में क्या शामिल करें के उन्हीं तत्वों के साथ हस्ताक्षर करें।

ज़्यादा कीमत की डील पर लगाने से पहले अपने फ़ॉलो-अप को किसी कम जोखिम वाले थ्रेड पर टेस्ट करें। ईमेल ऑटोमेशन ट्रिगर वाला अगला चैप्टर उन घटनाओं के प्रकार समझाता है जो फ़ॉलो-अप सीक्वेंस को शुरू या बंद कर सकती हैं।

अक्सर पूछे जाने वाले सवाल