ईमेल सिग्नेचर ब्लॉक को कैसे फ़ॉर्मैट करें?

संपर्क की छह लाइनें। स्क्रीन से चौड़ा लोगो। दो लाइनों में बंटा फ़ोन नंबर। डेस्कटॉप पर सब ठीक दिखता है। फ़ोन पर पढ़ने वाला आपकी वेबसाइट का लिंक ढूंढे बिना ही हार मान लेता है।

ईमेल सिग्नेचर ब्लॉक की फ़ॉर्मैटिंग उन्हीं लाइनों का ढांचा है। इसमें लाइनों का क्रम, स्पेसिंग, सेपरेटर और लोगो की जगह आती है। अच्छी फ़ॉर्मैटिंग से ब्लॉक तीन सेकंड में स्कैन हो जाता है। यह वही साफ़-सफ़ाई है जो आप मैसेज की बॉडी में बिज़नेस के लिए फ़ॉर्मल ईमेल फ़ॉर्मैट अपनाकर लाते हैं।

ईमेल सिग्नेचर ब्लॉक का ढांचा कैसा होता है

ईमेल सिग्नेचर ब्लॉक आपके साइन-ऑफ़ के नीचे लाइनों का एक समूह होता है। हर लाइन में एक ही तरह की जानकारी रहती है। पढ़ने वाले की नज़र ऊपर से नीचे चलती है: आप कौन हैं, क्या करते हैं, आप तक कैसे पहुंचें।

पहली लाइन में अपना नाम लिखें, अकेला या पद के साथ। अगली लाइन में कंपनी का नाम रखें। संपर्क की जानकारी सबसे अंत में आए: फ़ोन, ज़रूरत हो तो ईमेल, और वेबसाइट। लोग विज़िटिंग कार्ड और बिज़नेस लिस्टिंग इसी क्रम में देखते हैं।

वे फ़ॉर्मैटिंग नियम जिनसे सिग्नेचर पढ़ने लायक रहते हैं

स्पेसिंग और विराम चिह्नों के छोटे चुनाव ब्लॉक को साफ़-सुथरा या बिखरा दिखाते हैं। ये नियम सादे टेक्स्ट और फ़ॉर्मैट किए गए, दोनों सिग्नेचर पर लागू होते हैं।

1. एक ही सेपरेटर स्टाइल रखें

फ़ोन और वेबसाइट को अलग करने के लिए पाइप, बुलेट या लाइन ब्रेक में से एक चुनें। तीनों को एक ही ब्लॉक में न मिलाएं। आइटम के बीच एक पाइप लाइन को छोटा रखता है: (555) 123-4567 | yourbrand.com.

2. लाइन की लंबाई सीमित रखें

हर लाइन को लगभग 72 अक्षरों के अंदर रखें, ताकि छोटी स्क्रीन पर वह बेढंगे ढंग से न टूटे। लंबे पद या विभाग के नाम सब कुछ ठूंसने के बजाय अपनी अलग लाइन में लिखें।

3. लोगो का साइज़ ईमेल के हिसाब से रखें

ज़्यादातर इनबॉक्स में 100 से 150 पिक्सल चौड़ा लोगो ठीक रहता है। लोगो को टेक्स्ट के ऊपर या बगल में रखें, डिस्क्लेमर की लंबी कतार के नीचे नहीं। भारी इमेज देर से लोड होती हैं और स्पैम फ़िल्टर को भी जगा सकती हैं। इसका संबंध कस्टम डोमेन ईमेल के DNS रिकॉर्ड और सेंडर रेप्युटेशन से है।

सादा टेक्स्ट बनाम फ़ॉर्मैट किए गए सिग्नेचर ब्लॉक

सादे टेक्स्ट ब्लॉक में लाइन ब्रेक और आसान अक्षर होते हैं। वे हर क्लाइंट में एक जैसे दिखते हैं। फ़ॉर्मैट किए गए ब्लॉक में रंग, लिंक और इमेज जुड़ जाते हैं, पर अलग-अलग डिवाइस पर वे अलग दिख सकते हैं।

कई ब्रांड बाहर भेजे जाने वाले मेल के लिए फ़ॉर्मैट किया हुआ ब्लॉक और तुरंत जवाब के लिए छोटा सादा टेक्स्ट वर्शन रखते हैं। अगर आप दोनों इस्तेमाल करते हैं, तो अपने ईमेल सिग्नेचर टेम्पलेट में दोनों दर्ज करें। HTML सिग्नेचर वाला चैप्टर फ़ॉर्मैट किए गए विकल्पों को और गहराई से समझाता है।

अपने ब्लॉक को जांचने के लिए खुद को एक मैसेज भेजें और उसे फ़ोन और डेस्कटॉप दोनों पर खोलें। लाइन ब्रेक तब तक ठीक करें जब तक पूरा ब्लॉक एक मोबाइल स्क्रीन में आ जाए और आपके असली जवाब के आगे स्क्रॉल न करना पड़े।

अक्सर पूछे जाने वाले सवाल