बिज़नेस ईमेल कैसे खत्म करें?

इतने सारे बिज़नेस ईमेल आखिरी तीन पंक्तियों में क्यों बिखर जाते हैं? बॉडी बिल्कुल ठीक थी। ग्रीटिंग भी ठीक थी। फिर मैसेज "Let me know" पर लटक जाता है और साइन-ऑफ़ बिल्कुल नहीं होता। पढ़ने वाला अंदाज़ा लगाता रह जाता है कि आपको असल में क्या चाहिए और कब चाहिए।

बिज़नेस ईमेल खत्म करने का मतलब है बॉडी को साफ़ कॉल टू एक्शन पर बंद करना, सही साइन-ऑफ़ चुनना और अपना सिग्नेचर जोड़ना। अंत पढ़ने वाले को जवाब की तरफ़ ले जाने का आपका आखिरी मौका है। मज़बूत अंत का मतलब आज जवाब मिलना या हफ़्ते भर की चुप्पी हो सकता है। बिज़नेस ईमेल सही तरीके से कैसे खत्म करें, यह देखिए।

बिज़नेस ईमेल के अंत में क्या होना चाहिए?

बिज़नेस ईमेल के अंत में तीन हिस्से होते हैं। क्लोज़िंग लाइन बताती है कि आपको क्या चाहिए या आगे क्या होगा। साइन-ऑफ़ आपके नाम से पहले एक छोटा शब्द या वाक्यांश है। सिग्नेचर में आपका नाम, भूमिका और संपर्क विवरण होते हैं। हर हिस्से का मकसद है, और किसी को भी छोड़ने से मैसेज कमज़ोर होता है।

क्लोज़िंग लाइन को पढ़ने वाले के लिए निर्देश-पुस्तिका समझें। "Please confirm your availability by Thursday" पर काम किया जा सकता है। "Let me know your thoughts" अस्पष्ट है। खास अंत पर जवाब जल्दी मिलते हैं।

असरदार क्लोज़िंग लाइन कैसे लिखें

आपकी क्लोज़िंग लाइन ईमेल के मकसद से मेल खानी चाहिए। अगर बॉडी में आपने सवाल पूछा था, तो उसे दोहराएं या डेडलाइन जोड़ें। अगर आपने जानकारी दी थी, तो बताएं कि पुष्टि चाहिए या कोई कार्रवाई ज़रूरी नहीं।

1. जवाब मांगना

सीधे बताएं कि आपको क्या चाहिए और कब। "Could you send the revised contract by end of day Friday?" पढ़ने वाले को साफ़ काम और समय देता है। जब आपके पास तय डेडलाइन हो, तब खुले-खुले अंत से बचें।

2. सिर्फ़ जानकारी देना

जब जवाब की ज़रूरत न हो, तो यह कह दें। "No action is required on your end. I wanted to keep you in the loop." इससे पढ़ने वाला इस सोच से बच जाता है कि जवाब देना चाहिए या नहीं।

3. मीटिंग तय करना या फ़ॉलो-अप

कोई ठोस अगला कदम सुझाएं। "I am available Tuesday or Wednesday afternoon for a call. Which works better for you?" का जवाब देना "We should talk soon." से आसान है। पूरे मैसेज के प्रवाह के लिए इसे प्रोफ़ेशनल ईमेल कैसे लिखें की सलाह के साथ जोड़ें।

सही साइन-ऑफ़ चुनना

क्लोज़िंग लाइन के बाद अलग लाइन पर साइन-ऑफ़ जोड़ें, फिर अपना नाम। आम विकल्प हैं Best regards, Kind regards, Thanks और Sincerely। साइन-ऑफ़ को मैसेज के टोन से मिलाएं। फ़ॉर्मल प्रपोज़ल Sincerely या Best regards से खत्म होता है। छोटा अंदरूनी अपडेट Thanks से खत्म हो सकता है।

साइन-ऑफ़ के बाद अपना सिग्नेचर ब्लॉक रखें। उसमें पूरा नाम, जॉब टाइटल, कंपनी का नाम, फ़ोन नंबर और वेबसाइट शामिल करें। कस्टम डोमेन पर ईमेल कैसे पाएं से बना आपके डोमेन का ब्रांडेड एड्रेस भी उसी ब्लॉक में रहता है।

साइन-ऑफ़ के विकल्पों को और गहराई से देखने के लिए हर स्थिति के लिए ईमेल साइन-ऑफ़ और ईमेल को प्रोफ़ेशनल तरीके से कैसे खत्म करें पर जाएं।

अक्सर पूछे जाने वाले सवाल