अस्पष्ट सब्जेक्ट लाइन समस्या क्यों है?

सैंतालीस अनपढ़े मैसेज। तीन पर लिखा है “एक छोटा सवाल।” दो पर “फ़ॉलो-अप।” एक पर लिखा है “इनवॉइस 9184, भुगतान की तारीख 12 मार्च।” आप पहले इनवॉइस खोलते हैं, क्योंकि आपको पहले से पता है कि उसमें क्या चाहिए। अस्पष्ट सब्जेक्ट वाले बाद के लिए रह जाते हैं, या हमेशा के लिए।

अस्पष्ट सब्जेक्ट लाइन ऐसा लेबल है जो मैसेज के अंदर का विषय, कार्रवाई या डेडलाइन नहीं बताता। “हाय,” “अपडेट” या “बस संपर्क में रहने के लिए” जैसे शब्द लगभग किसी भी थ्रेड पर फ़िट हो सकते हैं। यह अस्पष्टता पढ़ने वाले के लिए भी समस्या है और आपके ब्रांड के लिए भी। वजह आगे है।

अस्पष्ट सब्जेक्ट लाइन समस्या क्यों है?

सब्जेक्ट लाइन छंटाई का औज़ार है। व्यस्त लोग इन्हें कुछ सेकंड में देखकर तय करते हैं कि अभी क्या खोलना है, क्या बाद के लिए छोड़ना है और क्या डिलीट करना है। अस्पष्ट सब्जेक्ट उन्हें यह फ़ैसला लेने का कोई आधार नहीं देता, इसलिए आपका मैसेज ढेर के सबसे नीचे चला जाता है।

अस्पष्ट सब्जेक्ट सर्च भी तोड़ देते हैं। जब कोई तीन हफ़्ते बाद “कॉन्ट्रैक्ट रिवीज़न अप्रैल” ढूंढता है, तो “Re: Re: सवाल” वाला सब्जेक्ट लगभग दिखता ही नहीं। खराब लेबल समय के साथ आपका अपना आर्काइव बेकार कर देते हैं।

अस्पष्ट सब्जेक्ट से आपके ब्रांड को क्या नुकसान होता है

1. समय-संवेदनशील विषयों पर धीमे जवाब

बॉडी में छिपी डेडलाइन तब तक छिपी रहती है जब तक कोई मैसेज न खोले। जब समय मायने रखता है, तो तारीख या कार्रवाई सब्जेक्ट में आगे ही रखिए। अच्छे पैटर्न प्रोफ़ेशनल ईमेल सब्जेक्ट लाइन में हैं।

2. कंपनी के अंदर मेल का गलत जगह पहुंचना

शेयर्ड इनबॉक्स और असिस्टेंट सब्जेक्ट के संकेतों से मेल फ़ॉरवर्ड करते हैं। “सवाल” उन्हें नहीं बताता कि बिलिंग जवाब दे या सपोर्ट। जब सब्जेक्ट में कतार का नाम हो, तो बिज़नेस के लिए शेयर्ड इनबॉक्स की रोल-आधारित रूटिंग बेहतर काम करती है।

3. पहले संपर्क पर कम भरोसा

“मौका” या “नमस्ते” जैसे सब्जेक्ट वाला कोल्ड आउटरीच पढ़ने वाले के आपका नाम देखने से पहले ही स्पैम जैसा लगता है। खास सब्जेक्ट साबित करते हैं कि आप जानते हैं कि वे कौन हैं और आपने क्यों लिखा। साख का संबंध भरोसा घटाने वाली ईमेल गलतियां से है।

अस्पष्ट सब्जेक्ट की आदत कैसे ठीक करें

सब्जेक्ट बॉडी से पहले लिखिए। अगर आप मैसेज को छह से दस शब्दों में समेट नहीं पाते, तो हो सकता है मैसेज को ही फ़ोकस चाहिए। जगह हो तो प्रोजेक्ट, ऑर्डर या व्यक्ति का नाम बताने वाला कोई संज्ञा शब्द जोड़िए।

थ्रेड का विषय बदले तो सब्जेक्ट भी बदलिए। “Re: Re: परिचय” नाम की लंबी चेन महीनों बाद सबको उलझाती है। नए विषय पर नई सब्जेक्ट लाइन प्रोफ़ेशनल है, रूखी नहीं।

महीने में एक बार अपना सेंट फ़ोल्डर जांचिए। गिनिए कि कितने सब्जेक्ट किसी अजनबी के लिए बेमतलब होंगे। कोटेशन, सपोर्ट और फ़ॉलो-अप के टेम्पलेट दोबारा लिखिए, ताकि अगला मेल साफ़ शुरू हो। जब सब्जेक्ट सर्च हो सकें, तो बिज़नेस ईमेल इनबॉक्स को व्यवस्थित करें का इनबॉक्स संगठन आसान हो जाता है।

इस मॉड्यूल में अगली गलती Reply All की है। गलत लोग कॉपी में हों तो एकदम सही सब्जेक्ट लाइन भी थ्रेड को नहीं बचा सकती।

अक्सर पूछे जाने वाले सवाल