ब्रांड ईमेल पर फ़ॉलो-अप क्यों नहीं कर पाते?

आपने सोमवार को प्रपोज़ल भेजा। आपने खुद से कहा कि जवाब न आया तो गुरुवार को याद दिलाएँगे। गुरुवार मीटिंग में निकल गया। अब अगले हफ़्ते का मंगलवार है, और प्रॉस्पेक्ट उस व्यक्ति के साथ चला गया जिसने बुधवार को जवाब दे दिया था।

ईमेल पर फ़ॉलो-अप न करने का मतलब है कि थ्रेड बिना उस नतीजे के रुक गया जो आपको चाहिए था, जबकि किसी ने साफ़ "ना" नहीं कहा। चुप्पी ऐसे पढ़ी जाती है जैसे दिलचस्पी नहीं है, तैयारी नहीं है, या मना कर दिया गया है। ब्रांड ऐसा क्यों होने देते हैं और क्या बदलें, यह नीचे है।

ब्रांड ईमेल पर फ़ॉलो-अप क्यों नहीं कर पाते?

फ़ॉलो-अप सिर्फ़ भूलने से नहीं, काम के तरीके की वजह से भी चूकता है। इनबॉक्स भर जाते हैं। शेयर्ड पतों पर ज़िम्मेदारी धुँधली रहती है। संस्थापक ज़ोर डालने जैसा लगने के डर से फ़ॉलो-अप टालते हैं। हर वजह का इलाज अलग है।

काम का बोझ रिमाइंडर को दबा देता है। ज़िम्मेदारी साफ़ न हो तो दो लोग सोचते हैं कि दूसरे ने जवाब दे दिया। परेशान करने का डर विनम्र याद दिलाने को तब तक टालता है जब तक डील ठंडी न पड़ जाए। सिस्टम न हो तो वादे के साथ कोई तारीख़ जुड़ी ही नहीं होती।

फ़ॉलो-अप की गलतियाँ जिनसे कमाई और भरोसा जाता है

1. भेजते समय फ़ॉलो-अप की पक्की तारीख़ न रखना

कैलेंडर एंट्री के बिना "मैं जल्दी वापस आता हूँ" कहना दबाव में नहीं टिकता। पहला मैसेज भेजते समय ही फ़ॉलो-अप का टास्क लिख लें। ईमेल जवाब के समय की अपेक्षाएँ से आप सही समय-सीमा तय कर सकते हैं।

2. जवाब न आने को अंतिम जवाब मान लेना

व्यस्त क्लाइंट मेल छोड़ देते हैं। पिछला सब्जेक्ट बताते हुए एक शांत फ़ॉलो-अप अक्सर थ्रेड फिर शुरू कर देता है। ऐसे नज के ढाँचे और दोहराए जा सकने वाले सीक्वेंस फ़ॉलो-अप ईमेल ऑटोमेट करें में हैं।

3. बिना नई बात के फ़ॉलो-अप करना

"बस पूछ रहा था" से कुछ हासिल नहीं होता। जो फ़ॉलो-अप अपनी माँग दोहराता है, छोटा विकल्प देता है, या संभावित आपत्ति का जवाब देता है, वह थ्रेड को आगे बढ़ाता है। साफ़ और छोटा ईमेल कैसे लिखें की सीख से नज छोटे रहते हैं।

4. अंदरूनी हैंडऑफ़ में थ्रेड छूट जाना

सेल्स ने ऐसी जानकारी का वादा कर दिया जो सपोर्ट कभी नहीं भेजता। ग्राहक चुपचाप इंतज़ार करता रहता है। शेयर्ड कतारों में साफ़ दिखने वाली ज़िम्मेदारी चाहिए, जो बिज़नेस के लिए शेयर्ड इनबॉक्स के वर्कफ़्लो से आती है।

ऐसे सिस्टम जो फ़ॉलो-अप को भरोसेमंद बनाते हैं

जिन थ्रेड पर एक्शन चाहिए, उन्हें अपने टास्क टूल में या बिज़नेस ईमेल के फ़ोल्डर और लेबल के इनबॉक्स लेबल से तारीख़ के साथ टैग करें। नया मेल देखने से पहले हर सुबह वह लिस्ट देखें।

तय करें कि आप कितने फ़ॉलो-अप भेजेंगे और कब रुकेंगे। दो विनम्र नज और एक बात खत्म करने वाला मैसेज, अंतहीन पिंग या पूरी चुप्पी से बेहतर है।

हर महीने ईमेल रिस्पॉन्स टाइम मापें की गाइड से रिस्पॉन्स टाइम नापें। आँकड़े बताते हैं कि फ़ॉलो-अप की चूक किसी की निजी आदत है या पूरी टीम की रुकावट।

इस मॉड्यूल का आख़िरी चैप्टर बताता है कि गलती हो चुकी हो तो उसे कैसे संभालें। अच्छा फ़ॉलो-अप कई गलतियों को स्थायी बनने से रोक देता है।

अक्सर पूछे जाने वाले सवाल